Revisionssichere Archivierung mit der Software EASY Archive umsetzen

 

Das passende Archivierungssystem für Ihr Unternehmen

Der Gesetzgeber setzt strenge Vorschriften, was die revisionssichere Archivierung von Informationen betrifft. Als Unternehmen stehen hier die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) oder die Europäische Datenschutz Grundverordnung (DSGVO) im Fokus. Aus diesem Grund gilt es, bei der Wahl einer Lösung für die revisionssichere Archivierung auch die technische Seite zu berücksichtigen. easy archive erfüllt alle geltenden Standards und ist mit seinen Eigenschaften eine sehr praktische sowie flexible Lösung für Ihr Unternehmen.

Diese Vorteile und Eigenschaften bietet Ihnen easy archive

  • webbasierter Zugriff mit Berechtigungssystem
  • Integration in vorhandene IT-Landschaft über Standardschnittstellen
  • zertifiziert mit GoBD Testat IDW PS 880

Ein System für die revisionssichere Archivierung muss bestimmte Eigenschaften erfüllen. So müssen die Informationen vollständig, richtig und nachvollziehbar gespeichert sein. Ebenfalls muss das System einen Schutz vor nachträglichen Veränderungen bieten und die Daten vor unbefugten Zugriffen schützen. HENRICHSEN4easy aus Straubing setzt deshalb auf easy archive, da es alle diese Vorgaben erfüllt.

Ihr Ansprechpartner

Alexander Maier
Senior Solution Architect

easy archive – die flexible Lösung für die digitale Archivierung

easy archive zeigt seine Vorteile vor allem in der alltäglichen Nutzung. Das System ist webbasiert, sodass der Zugriff mit dem easy Client über das Internet mit einer Vielzahl von Endgeräten möglich ist. Dazu zählen auch ein Tablet oder ein Smartphone, solange ein aktueller Browser vorhanden ist. Über die Konfiguration erstellen Sie individuelle Zugangsberechtigungen. Das erhöht die Flexibilität und gibt Ihnen eine Lösung, mit der alle Ihre Mitarbeitenden das digitale Archiv nutzen können. Das gelingt ebenfalls von unterwegs oder aus dem Homeoffice.

Im easy Client ist eine Funktion für die Suche integriert. Hier haben Sie die Möglichkeit, per Volltext oder erweitert mit Optionen für die Eingrenzung über eine Reihe von Auswahlkriterien zu suchen. So ist die Suche im Archiv nach Art des Dokuments, Datum, Bearbeiter sowie vielen anderen Kriterien oder auch nach einer Kombination aus diesen Faktoren möglich. Auf diese Weise finden Sie innerhalb von Sekunden gezielt die Informationen, die Sie benötigen. Vorteilhaft hierbei ist die einfache und intuitive Bedienung mit der grafischen Benutzeroberfläche.

Die Vorteile von easy archive im Überblick

Hohe Performance, Zuverlässigkeit und Flexibilität

Verschiedene Funktionen und Schnittstellen als Plugin

Einfache Verteilung von Dokumenten

Schnelles und einfaches Finden von Informationen

Unkomplizierte Installation und Einrichtung

GoBD Testat IDW PS 880

Ihr Nutzen

  • Compliance Anforderungen werden berücksichtigt und somit ist eine ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung sichergestellt
  • Übersichtliche Ablage aller relevanten Informationen unter Berücksichtigung der deutschen und internationalen gesetzlichen Anforderungen nach § 257 HGB
  • Die Archivierungssoftware ist zertifiziert nach IDW PS-880
  • Unterstützung bei fristgerechter Vernichtung von Mandaten- oder Kundenakten

Die revisionssichere Archivierung nach dem Gesetz

Besonders wichtig bei der Archivierung von digitalen Informationen ist die Einhaltung geltender Gesetze und Vorschriften. Die revisionssichere Archivierung ist im Gesetz verankert. easy archive erfüllt alle aktuellen gesetzlichen Vorgaben wie die des § 257 HGB und ist zertifiziert nach IDW PS-880. Damit sind Sie auf der sicheren Seite, wenn Sie auf dieses System für die Archivierung setzen. Alle Aktivitäten im Archiv sind protokolliert und somit transparent und nachvollziehbar.

easy archive unterstützt unter anderem auch die fristgerechte Vernichtung von Mandaten- und Kundenakten. Hier gelten verschiedene gesetzliche Aufbewahrungsfristen, nach deren Ablauf Informationen vernichtet werden müssen. easy archive überwacht diese Fristen individuell für jedes Dokument. Das sorgt dafür, dass Sie zu jedem Zeitpunkt alle Compliance-Anforderungen einhalten und gleichzeitig den gesamten Prozess automatisieren.

Webinar-On-Demand:
Revisionssichere Archivierung, gesetzliche Aufbewahrungspflicht und Löschfristen -

Themen, denen jedes Unternehmen nachkommen muss. Sabine Sobola ist Rechtsanwältin und berät seit über 20 Jahren Unternehmen im IT- und Datenschutzrecht. Sie hat für Sie die wichtigsten Informationen und Grundsätze in wenigen Minuten zusammengefasst. 

Lassen Sie sich mit einem Klick kostenlos beraten!

Eine revisionssichere Ablage mit easy archive

Eine revisionssichere Speicherung von Daten ist in vielen Situationen erforderlich. Das betrifft nicht nur Informationen, die in das permanente Archiv gelangen. Eine revisionssichere Ablage ist auch für laufende Prozesse von Bedeutung. Dazu zählen unter anderem Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Verträge sowie Abläufe im Bereich Human Resources.

Suchen Sie nach einer flexiblen und digitalen Lösung für die Archivierung? Nehmen Sie jetzt Kontakt zu HENRICHSEN4easy auf – wir erstellen ein individuelles Konzept auf Basis von easy archive für Sie und integrieren das System in Ihre IT.

Revisionssichere Archivierung von HENRICHSEN4easy – diese Leistungen bieten wir:

  • easy archive als zentrales Archivierungssystem
  • Integration in Ihre Systemlandschaft
  • Konfiguration des Systems entsprechend Ihren Wünschen
EASY Archive: Das effiziente Tool für digitale Archivierung und Dokumentenmanagement

easy DMS und der digitale Posteingang

easy DMS bietet eine effiziente Lösung für den digitalen Posteingang, indem es den Workflow optimiert, voll automatisiert weiterleitet, sortiert und nahtlos die Ablage von Dokumenten ermöglicht.

Revisionssichere Archivierung mit easy archive

Mit easy archive können Sie Dokumente einfach, schnell und gesetzeskonform ablegen – direkt in Ihrem SAP- oder MS-BC365-System. Darüber hinaus bietet easy archive eine DSGVO-konforme Archivierung mit SAP-ILM und sichert Ihre E-Mails regelmäßig und automatisiert mit dem Exchange Online-Archive.

easy archive: die effiziente Lösung für die digitale Archivierung und das Dokumentenmanagement

Durch seine einfache Handhabung, hohe Sicherheit und Skalierbarkeit sowie den reibungslosen digitalen Posteingang unterstützt es Unternehmen dabei, ihre Arbeitsprozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten. Zudem bietet easy archive den Vorteil, dass es auch für wachsende Unternehmen geeignet ist und sich problemlos in neue Systeme integrieren lässt. Probieren Sie es aus und erleben Sie, wie easy archive Ihr Unternehmen dabei unterstützt, die digitale Archivierung und das Dokumenten­management zu optimieren.

Kompatibilität und Anpassungsfähigkeit

easy archive ist nicht nur aufgrund seiner Fähigkeiten zur sicheren und rechtskonformen Dokumentenablage einzigartig, sondern auch aufgrund seiner Anpassungsfähigkeit. Das System lässt sich mit einer Vielzahl anderer Plattformen verbinden und wächst mit den Anforderungen Ihres Unternehmens. Unabhängig davon, ob Sie SAP oder Exchange Online nutzen, easy archive kann direkt in Ihre bestehenden Systeme integriert werden und ermöglicht eine nahtlose, revisionssichere Archivierung.

Datenschutz und -sicherheit mit easy archive

"Privacy by Design" ist ein zentraler Bestandteil der Philosophie von easy Software. Datenschutz und Datensicherheit sind bereits bei der technischen Entwicklung der Software mitgedacht. easy archive bietet Tools für das Archivieren nach DSGVO und speichert Ihre Daten revisionssicher und GoBD-konform. Auf einzelne Datenversionen können Sie per Klick zugreifen, was eine vollständige Transparenz gewährleistet.

Die digitale Archivierung und das Dokumentenmanagement können eine Herausforderung sein. Mit easy archive haben Unternehmen ein Werkzeug an der Hand, das diese Prozesse vereinfacht und sicherer macht. Von der Einhaltung der Rechtsvorschriften über den Datenschutz bis hin zur Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit - easy archive ist eine umfassende Lösung, die alle Aspekte der digitalen Archivierung abdeckt.

Der digitale Wandel ist eine Realität und ein wesentlicher Treiber für Wachstum und Effizienz. Es ist an der Zeit, die Vorteile einer modernen und effizienten digitalen Archivierungslösung wie easy archive zu nutzen. Lassen Sie uns gemeinsam den Weg in die Zukunft der digitalen Archivierung beschreiten.

Kommen Sie zu den Tausenden zufriedenen easy-Kunden

Wir bei HENRICHSEN4easy sind stolz darauf, Teil der easy-Community zu sein und unseren Kunden diese erstklassige Archivierungs- und Dokumentenmanagementlösung anzubieten. Schließen Sie sich den Tausenden zufriedenen Kunden an, die bereits die Vorteile von easy archive nutzen. Kontaktieren Sie uns noch heute und lassen Sie uns gemeinsam den Weg in eine effizientere und sicherere digitale Zukunft beschreiten.

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Unser HENRICHSEN4easy Team wird sich so schnell wie möglich bei Ihnen melden!

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