Revisionssichere Archivierung mit der Software EASY Archive umsetzen

Der Gesetzgeber setzt strenge Vorschriften, was die revisionssichere Archivierung von Informationen betrifft. Als Unternehmen stehen hier die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) oder die Europäische Datenschutz Grundverordnung (DSGVO) im Fokus. Aus diesem Grund gilt es, bei der Wahl einer Lösung für die revisionssichere Archivierung auch die technische Seite zu berücksichtigen. EASY Archive erfüllt alle geltenden Standards und ist mit seinen Eigenschaften eine sehr praktische sowie flexible Lösung für Ihr Unternehmen.

Diese Vorteile und Eigenschaften bietet Ihnen EASY Archive

• webbasierter Zugriff mit Berechtigungssystem
• Integration in vorhandene IT-Landschaft über Standardschnittstellen
• zertifiziert mit GoBD Testat IDW PS 880

Ein System für die revisionssichere Archivierung muss bestimmte Eigenschaften erfüllen. So müssen die Informationen vollständig, richtig und nachvollziehbar gespeichert sein. Ebenfalls muss das System einen Schutz vor nachträglichen Veränderungen bieten und die Daten vor unbefugten Zugriffen schützen. HENRICHSEN4easy aus Straubing setzt deshalb auf EASY Archive, da es alle diese Vorgaben erfüllt.

EASY Archive – die flexible Lösung für die digitale Archivierung

EASY Archive zeigt seine Vorteile vor allem in der alltäglichen Nutzung. Das System ist webbasiert, sodass der Zugriff mit dem EASY Client über das Internet mit einer Vielzahl von Endgeräten möglich ist. Dazu zählen auch ein Tablet oder ein Smartphone, solange ein aktueller Browser vorhanden ist. Über die Konfiguration erstellen Sie individuelle Zugangsberechtigungen. Das erhöht die Flexibilität und gibt Ihnen eine Lösung, mit der alle Ihre Mitarbeitenden das digitale Archiv nutzen können. Das gelingt ebenfalls von unterwegs oder aus dem Homeoffice.

Im EASY Client ist eine Funktion für die Suche integriert. Hier haben Sie die Möglichkeit, per Volltext oder erweitert mit Optionen für die Eingrenzung über eine Reihe von Auswahlkriterien zu suchen. So ist die Suche im Archiv nach Art des Dokuments, Datum, Bearbeiter sowie vielen anderen Kriterien oder auch nach einer Kombination aus diesen Faktoren möglich. Auf diese Weise finden Sie innerhalb von Sekunden gezielt die Informationen, die Sie benötigen. Vorteilhaft hierbei ist die einfache und intuitive Bedienung mit der grafischen Benutzeroberfläche.

Der EASY Client

Durch die webbasierte Standardoberfläche ist ein einfacher Zugriff auf die benötigten Informationen, Dokumente und Daten möglich. Außerdem können Sie Aufgaben in laufenden Geschäftsprozessen sofort bearbeiten.

Der Client kann auf allen mobilen, webfähigen Endgeräten genutzt werden. Hierfür sorgt das responsive Design des EASY Client. Das Layout passt sich dem Bildschirm an und stellt die optimale Bedienung sicher.

Um Inhalte zu finden nutzen Sie entweder die volltextbasierte Schnellsuche oder die erweiterte Suche mit zusätzlichen Suchparametern. Gefundene Informationen werden in der Übersicht angezeigt und können von hieraus unmittelbarer bearbeitet werden.

Das Look&Feel der Benutzeroberfläche sowie deren Struktur kann nach den Wünschen des Kunden individuell angepasst werden.

Eine einfache Integration in die Systemlandschaft wird durch Standardschnittstellen und offene Systemarchitektur sichergestellt.

Ihr Nutzen

• Compliance Anforderungen werden berücksichtigt und somit ist eine ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung sichergestellt
• Übersichtliche Ablage aller relevanten Informationen unter Berücksichtigung der deutschen und internationalen gesetzlichen Anforderungen nach § 257 HGB
• Die Archivierungssoftware ist zertifiziert nach IDW PS-880
• Unterstützung bei fristgerechter Vernichtung von Mandaten- oder Kundenakten

Die revisionssichere Archivierung nach dem Gesetz

Besonders wichtig bei der Archivierung von digitalen Informationen ist die Einhaltung geltender Gesetze und Vorschriften. Die revisionssichere Archivierung ist im Gesetz verankert. EASY Archive erfüllt alle aktuellen gesetzlichen Vorgaben wie die des § 257 HGB und ist zertifiziert nach IDW PS-880. Damit sind Sie auf der sicheren Seite, wenn Sie auf dieses System für die Archivierung setzen. Alle Aktivitäten im Archiv sind protokolliert und somit transparent und nachvollziehbar.

EASY Archive unterstützt unter anderem auch die fristgerechte Vernichtung von Mandaten- und Kundenakten. Hier gelten verschiedene gesetzliche Aufbewahrungsfristen, nach deren Ablauf Informationen vernichtet werden müssen. EASY Archive überwacht diese Fristen individuell für jedes Dokument. Das sorgt dafür, dass Sie zu jedem Zeitpunkt alle Compliance-Anforderungen einhalten und gleichzeitig den gesamten Prozess automatisieren.

Eine revisionssichere Ablage mit EASY Archive

Eine revisionssichere Speicherung von Daten ist in vielen Situationen erforderlich. Das betrifft nicht nur Informationen, die in das permanente Archiv gelangen. Eine revisionssichere Ablage ist auch für laufende Prozesse von Bedeutung. Dazu zählen unter anderem Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Verträge sowie Abläufe im Bereich Human Resources.

Suchen Sie nach einer flexiblen und digitalen Lösung für die Archivierung? Nehmen Sie jetzt Kontakt zu HENRICHSEN4easy auf – wir erstellen ein individuelles Konzept auf Basis von EASY Archive für Sie und integrieren das System in Ihre IT.

Revisionssichere Archivierung von HENRICHSEN4easy – diese Leistungen bieten wir:

• EASY Archive als zentrales Archivierungssystem
• Integration in Ihre Systemlandschaft
• Konfiguration des Systems entsprechend Ihren Wünschen