HENRICHSEN4easy: „Wir führen EASY Contract ein!“

Kennen Sie das? Sie arbeiten mit vielen Verträgen, die sich auf Ihrem Schreibtisch stapeln und Ihnen das Gefühl geben, in Arbeit zu ersticken?

Wir kennen das! Daher hat sich unsere Geschäftsführung dazu entschlossen, neben unserer firmenweiten Digitalisierungs-Strategie EASY Contract als zusätzliche Lösung einzuführen. Und das natürlich als Managed Service.

Wir haben Martin Gubo, unseren Geschäftsführer, gefragt, warum er sich für die Einführung der Lösung entschieden hat

"Wir sind als Tocherfirma in der HENRICHSEN-Gruppe in der glücklichen Lage, zentrale Dienste aus der AG nutzen zu können (HR, Verwaltung, IT,….). Trotzdem werden aber Einzelthemen in den Töchtern entschieden, verwaltet, controlled, etc. Dazu braucht man in der Regel Verträge, die in der genannten Konstellation mal da und mal da abgelegt bzw. verwaltet werden. Es dauert halt lange und ist zum Teil abhängig von der Verfügbarkeit der Personen, bis man einen Vertrag zur Einsicht vorliegen hat und wenn er schon irgendwo digital vorgehalten wird (Filesystem, Onedrive, etc.) können einem die Rechte für den Zugriff den letzten Nerv rauben. Das war der erste Grund.

 Der zweite Grund sind tatsächlich die Fristen. Ich erwarte mir ein echtes Einsparungspotenzial, wenn man frühzeitig auf den Kündigungszeitpunkt bei Verträgen hingewiesen wird. Zugegeben bräuchte man dazu nicht extra ein Vertragsmanagement, aber wenn dann alles an einem zentralen Ort verwaltet wird, macht das schon Sinn UND so ein System hat die Businesslogik gespeichert, so dass unabhängig von Personen die Fristenmeldung funktioniert. (am Beispiel Excel müsste man bei Fluktuation oder Krankheit als Vertreter erst mal wissen, wo die XLS in der aktuellen Version liegt und vor allem, wie die Logik des Erstellers funktioniert mit Formeln, Verweisen, verlinkten Tabellen  usw. usw.)

 Der Dritte Grund: Ich habe viele Dokumente mit „Ablaufcharacter“ gefunden, die über so ein System sehr elegant mit den richtigen Berechtigungen vorgehalten werden können. Bonitäts-Bescheinigungen für Vertriebsprozesse, Bescheide für Versicherungen und Zertifikate für Ausschreibungen, Vertraulichkeitsvereinbarungen, usw.“ 

Der erste Schritt war ein Anforderungs-Workshop mit einem Consultant und unserer Geschäftsführung, um die Anforderungen an die Lösung zu definieren. Hierbei wurde auch über die Firmenstruktur in der HENRICHSEN-Gruppe, die notwendigen Rollen und Berechtigungen, sowie die Dokumententypen und Vertragsarten gesprochen.

Mithilfe der zusammengetragenen Informationen wurde vereinbart, das System nach unserem Standard-Vorgehen mit möglichst wenig Individualisierung zu realisieren

• Installation der Softwarekomponente und Aufbau der Applikation 
• Praxisworkshop und Ersteinweisung am System 
• Definition der Organisation 
• Konzeption der Vertragsarten 
• Abstimmung Benutzer-, Gruppen- und Berechtigungskonzept 
• Umsetzung der im Workshop definierten Anforderungen 
• Erfassung von Grunddaten und erste Verträge 
• Exemplarische Einrichtung der im Workshop besprochene Anforderungen, Benutzer und Rechte 
• Begleitung bei der Produktivsetzung 

Das Hosting der Applikation erfolgt in unserem eigenen Rechenzentrum (hier wird die Hardware, das Betriebssystem und die Datenbank als Service bereitgestellt). Der Managed Service und der Betrieb werden von unserem ServiceDesk erbracht, da das System als produktives System eingestuft wird und die entsprechende Verfügbarkeit sichergestellt werden muss.

Aktuell ist das System im Aufbau und wird Schritt für Schritt für die notwendigen Personen ausgerollt.

Wir beginnen zunächst mit der Ablage der folgenden Vertragsarten

• Kunden- und Partnerverträge
• Lieferantenverträge
• Auftragsverarbeitungsverträge
• Arbeitsverträge
• etc.

Die Ideen gehen uns bei unserer eigenen Vertragsverwaltung nicht aus! Als Erweiterung planen wir die Implementierung der digitalen Signatur mit unserer Lösung TrackLean. Verträge gleich im Programm rechtswirksam unterschreiben und verschicken. Wir sagen: eine tolle Lösung!