Referenz R-KOM

Nähe verbindet: Optimaler Kundenservice dank EASY Archive

Regensburger Telekommunikationsanbieter R-KOM migriert auf EASY Archive Der Regensburger Telekommunikationsanbieter R-KOM nutzt seit 2005 für die Speicherung aller Geschäftsdokumente die marktführende Archivierungslösung EASY. Im Dezember 2015 wurde die tronische Archivierung durch das aktuelle und deutlich leistungsstärkere EASY Archive abgelöst. Die Planung und Umsetzung bis zum Going Live führte die seit vielen Jahren im Dokumentenmanagement erfahrenen Spezialisten der Straubinger HENRICHSEN4easy GmbH durch.

Bereits im Jahr 2005 hatte sich die R-KOM dafür entschieden, ein digitales Archivsystem zu planen und einzuführen. Im Fokus standen vor allem die bis zu 18.000 Ausgangsrechnungen pro Monat. „Bei etwa 20.000 Dokumenten, die teilweise bis zu mehrere hundert Seiten umfassen können, gab es schon vor gut zehn Jahren den Bedarf der elektronischen Archivierung, weil eine Papierablage schlicht nicht handhabbar gewesen wäre“, berichtet Albert Fröhlich, Systemadministrator bei der R-KOM GmbH & Co. KG.

Easy macht das Rennen

Die passende Lösung war schnell gefunden: Im Rahmen einer Ausschreibung gewann das auf Informationsmanagement und digitale Transformation von Geschäftsprozessen spezialisierte Systemhaus HENRICHSEN AG mit seiner Präsentation des Dokumentenmanagementsystems EASY Enterprise.i das Rennen gegen eine Docuware- Lösung. Besonders wichtig war die Integrationsfähigkeit in das vorhandene, von R-KOM selbst entwickelte, ERP-System ZFA und das einfache Customizing an die Dokumentenstrukturen. Weiter von Bedeutung waren die revisionssichere Langzeitarchivierung, die Hochverfügbarkeit ohne Ausfallzeiten und die Zukunftssicherheit des marktführenden Anbieters EASY.

20.000 Dokumente pro Monat - unsere Lösung: Archivierungslösung EASY Archive

Seit dem Going Live Anfang 2006 und produktbezogenen Schulungen profitierten rund 35 Mitarbeiter aus dem Front- und Backoffice, der Rechnungsstelle und einige Techniker von der einfachen Archivierung und Recherche sämtlicher Belege, die einem Geschäftsvorgang zuzuordnen sind: Kundenangebote, Verträge und Bestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen mit Verbindungsübersichten und Mahnungen.

Im Dezember 2015 erfolgte die Umstellung der Archiv-Lösung auf das leistungsstärkere EASY Archive, in IT-Kreisen bislang auch als Enterprise.x bekannt. „Der Support für die .i-Version lief seitens EASY aus und so nahmen wir dies zum Anlass für eine umfassende Modernisierung, die auch vom Handling viele Vorteile bringen sollte“, so Albert Fröhlich. Schnellerer Durchblick auf Knopfdruck Seit das leistungsstarke EASY Archive und das damit verbundene neue Capture Plus installiert ist, wurde nicht nur die Archivierung aus jeder Anwendung heraus vereinfacht, auch die Recherche ist komfortabler geworden.

Die Durchsuchbarkeit der Dokumente hat sich deutlich verbessert, weil diese jetzt in allen erdenklichen Dokumententypen sehr schnell funktioniert, auch wenn ein Vertrag bis zu 300 Seiten hat. „Derzeit arbeiten wir mit dem Archivrecherche-Tool EASY Documents 4, geplant ist aber bereits das Update auf die Version 5, die in Verbindung mit der neuen Technik HTML 5 auch eine noch bedienungs- freundlichere Oberfläche mit sich bringt. Auch bei den künftigen EASY Projekten werden wir weiter mit HENRICHEN4easy zusammenarbeiten, weil der Support einfach toll ist und die regionale Nähe auch spontan erforderliche Arbeiten vereinfacht“, meint Albert Fröhlich in die Zukunft blickend.

„Auch bei den künftigen EASY Projekten werden wir weiter mit HENRICHEN4easy zusammenarbeiten, weil der Support einfach toll ist und die regionale Nähe auch spontan erforderliche Arbeiten vereinfacht“ so Albert Fröhlich.