eAkte - Die Zukunft der digitalen Aktenverwaltung

 

Schluss mit dem Ablagechaos: alles an einem Ort mit der digitalen Akte

Bilden Sie sich Ihre Akten – passend für Ihr Unternehmen!

DMS- und ECM-Systeme sind perfekt geeignet für das Verwalten von Dokumenten und für die revisionssichere Speicherung. Die Suche nach einzelnen Dokumenten zu einem Vorgang kann allerdings schwierig werden, weil man an mehreren Stellen suchen muss und sich nicht sicher sein kann, dass man alles gefunden hat.

Die Lösung: eine digitale Akte!
Eine digitale Akte zeigt Fall-bezogen vollständige Teilmengen aus allen gespeicherten Objekten an, die zu einem Vorgang gehören.

Die Herausforderung: Ein intelligentes Metadatenmodell für die organisierte Zuordnung relevanter Dokumente zu einer erzeugten digitalen Akte.

Ihr Ansprechpartner

Christopher Gaus
Head of Presales and Portfolio
So entstehen aus traditionellen Papierakten digitale Akten

Das kann unsere digitale Aktenlösung:

Dokumentenorganisation über mehrstufigen Aktenbaum

Drag & Drop Ablage und Zuordnung von Dokumenten

Aufgabenerstellung und -verteilung mit Kalenderfunktion

Benachrichtigungssystem

Vorlagenbasierter E-Mail-Versand

Änderungshistorie und Statusverwaltung

Benutzerspezifische Anzeigeeinstellungen

Einfache Suche, Erweiterte Suche und Volltextsuche

Wiedervorlage- und Favoriten-Funktion

PDF-Druck und CSV-Export

Revisionssichere Dokumentenspeicherung

Hinterlegung von Aufbewahrungs- und Archivierungsfristen.

Verknüpfung verschiedener Akten untereinander

Dokumenten-Versionierung

Kommentar-Funktion mit Benutzer- und Zeitstempel.

Webbasierte Akten- und Vorlagen-Administration

Pflichtdokumente: Prüfung mit Ampelanzeige

Ihr Nutzen von digitalen Akten im Überblick

Digitale Akten sind elektronische Aktenlösungen, die flexibel in verschiedenen Geschäfts- und Verwaltungsbereichen eingesetzt werden können, Sie bieten eine grundlegende Struktur zur Speicherung, Verwaltung und zum Zugriff auf elektronische Dokumente und Informationen, die für unterschiedlichste Anwendungen angepasst werden können.

Diese Art von digitalen Akten sind besonders nützlich für Organisationen, die eine einheitliche Lösung für diverse Dokumentenarten benötigen, da sie sich für eine Vielzahl von Dokumententypen und Verwaltungsaufgaben eignen.

Die Vorteile im Überblick:

  • Effizienzsteigerung​: Schnelle Recherche​, Beschleunigte Arbeitsabläufe​, Schnelle Reaktionsfähigkeit​
  • Kostenreduktion​: Geringerer Platzbedarf​, Wegfall von Papier- und Druckkosten​, Minimierung des Risikos eines Datenverlustes​
  • Nachhaltigkeit: Weniger Papierverbrauch​, Minimierung von Transportwegen​, Reduktion des Energieverbrauchs​
  • Compliance: Präzise Zugriffskontrolle, Verschlüsselung möglich, Versionskontrolle, revisionssichere Archivierung
  • Verbesserte Zusammenarbeit: Gleichzeitiger Zugriff möglich​, Standortunabhängig, Zusammenarbeit in Echtzeit​
  • Nachverfolgbarkeit: Nachverfolgung von Änderungen​, Verbesserte Auditierbarkeit​, Umfassende Protokollierung
  • Automatisierung (Workflows)​: Schnellere Genehmigungsprozesse​, Festlegung von Abläufen und Zuständigkeiten​, schnellere Verteilung​
  • Such-/Filtermöglichkeit: Erweiterte Such- und Filterfunktionen, Volltextsuche
  • Mobilität: Zugriff auf Akten von verschiedenen Geräten und Standorten​, Förderung von Mobilem Arbeiten​
  • Integrationsmöglichkeit: Integration in bestehende Unternehmenssysteme, Gewährleistung eines reibungslosen Informationsflusses
  • Benutzerfreundlichkeit: Personalisierte Benutzeroberfläche, Intuitive, einfache Anwendung
  • Skalierbarkeit: Problemlose Anpassung an wachsende Anforderungen im Unternehmen, Benachrichtigungen, automatische Erinnerung an Aufgaben, Fristen und Termine
  • Verbesserte Datenhaltung: Zugängliche Informationen über Jahre hinweg, Minimierung eines Datenverlusts durch Back-Ups und redundante Speichersysteme
  • Analyse und Berichterstattung: Schnellere Aussagefähigkeit​, Grundlage für fundierte Entscheidungen​
  • Einfache Dokumentenerstellung (Dokumentengenerator)​: 

    Zentrale Dokumentenvorlagen, Verwendung aller Informationen aus einer Akte​

Beispiele für eAkten:

Die digitale Einkaufsakte

Mit einer digitalen Einkaufsakte können Sie Ihren gesamten Beschaffungsprozess effizienter und transparenter gestalten. Sie profitieren von folgenden Vorteilen:

  • Sie haben jederzeit Zugriff auf alle Dokumente und Informationen, die zu einem Einkaufsvorgang gehören, wie z. B. Bedarfsmeldungen, Angebotsanfragen, Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen etc.
  • Sie können den Status Ihrer Einkaufsvorgänge verfolgen und bei Bedarf eingreifen, um z. B. Liefertermine zu überwachen, Reklamationen zu bearbeiten oder Zahlungsfristen einzuhalten.
  • Sie reduzieren Ihren Papierverbrauch und sparen Kosten für Druck, Archivierung und Versand von Dokumenten.
  • Sie erhöhen die Sicherheit und Qualität Ihrer Daten, indem Sie Duplikate, Fehler und Verluste vermeiden.
  • Sie verbessern die Zusammenarbeit mit Ihren internen und externen Partnern, indem Sie alle Beteiligten über einen zentralen Zugriffspunkt miteinander vernetzen.

Die digitale Einkaufsakte ist also ein wichtiger Baustein für eine moderne und nachhaltige Beschaffung.

Mit unseren weiteren Lösungen wie elektronische Bedarfsmeldung (eBanf) oder elektronische Verarbeitung von Rechnungseingängen (Invoice) können Sie ihre digitale Einkaufsakte zudem um digitale Prozesslösungen ergänzen und weitere Vorteile nutzen.

Die digitale Verkaufsakte

In der digitalen Verkaufsakte, welche sich aus den Bereichen Kunden, Interessenten und Aufträgen zusammensetzt, können alle Dokumente und Informationen zu einem Verkaufsvorgang schnell und unkompliziert erfasst werden. Zum Beispiel können Sie eine Verkaufsakte für eine Maschine erstellen, die Sie an einen Kunden verkaufen möchten. Eine Verkaufsakte ermöglicht Ihnen, den Verkaufsprozess effizient und fehlerfrei zu gestalten, da Sie jederzeit Zugriff auf alle benötigten Dokumente haben und den Status des Verkaufs überwachen können.

Die drei entscheidenden Vorteile einer digitalen Verkaufsakte sind:

  • Sie sparen Zeit und Papier, da Sie keine physischen Ordner mehr anlegen und verwalten müssen.
  • Sie reduzieren das Risiko von Fehlern und Verlusten, da Sie alle Dokumente digital sichern und aktualisieren können.
  • Sie erhöhen die Kundenzufriedenheit, da Sie schneller und transparenter auf Kundenanfragen reagieren können.

Die digitale Maschinenakte (Anlagenakte)

Die digitale Maschinenakte ermöglicht eine einfache, übersichtliche und lückenlose Dokumentation aller Informationen zu einer Maschine oder Anlage. Sie profitieren von folgenden Vorteilen:

  • Sie erhalten einen schnellen Zugriff auf alle relevanten Daten wie Wartungspläne, Ersatzteillisten oder Zertifikate.
  • Sie verbessern die Qualität und Sicherheit Ihrer Maschinen, da Sie jederzeit Dokumentationen hinsichtlich Zustands und die Historie überprüfen können.
  • Sie optimieren Ihre Prozesse und reduzieren Ihre Kosten, da Sie weniger Papierkram und manuelle Arbeit haben.

Die digitale Schadensakte

Diese Lösung bietet eine strukturierte und nach Möglichkeit automatisierte Erfassung sowie die zügige Bearbeitung aller Schadensdaten.

  • Sie können jederzeit auf alle relevanten Daten wie Schadensmeldungen, Gutachten oder Rechnungen zugreifen.
  • Sie verbessern die Qualität und Transparenz Ihrer Schadensfälle, da Sie den aktuellen Status und die Historie nachverfolgen können.
  • Sie optimieren Ihre Prozesse und senken Ihre Kosten, da Sie den Papier- und Arbeitsaufwand reduzieren.

Digitale Immobilienakte

Immobiliendaten mit der digitalen Immobilienakte übersichtlich verwalten

Bei der digitalen Immobilienakte handelt es sich eine elektronische Sammlung aller relevanten Dokumente und Informationen zu einer Immobilie und der damit verbundenen Vorgänge. Sie beinhaltet digitale Versionen von Unterlagen wie Grundbuchauszüge, Kaufverträge, Baupläne, Mietverträge und Wartungsprotokolle.

Diese Vorteile bringt die digitale Immobilienakte mit sich:

  • Verbesserte Kommunikation: Vereinfachter Austausch von Informationen zwischen Eigentümern, Maklern, Mietern und Dienstleistern.
  • Schneller Zugriff: Unmittelbarer und einfacher Zugang zu allen Immobiliendokumenten.
  • Effizienzsteigerung: Rationalisierung von Verwaltungsprozessen und Reduzierung manueller Arbeit.
  • Zentrale Datenhaltung: Alle relevanten Informationen an einem sicheren, digitalen Ort.

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  • wie digitale Akten in Ihrem Unternehmen eingesetzt werden können.
  • welche Vorteile der Einsatz digitaler Akten bietet.
  • über welche Funktionen die Software verfügt.
  • mit welchen Lösungen Sie die digitale Akte kombinieren können.

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Die Melzer Tiefkühlkost GmbH ist ein inhabergeführtes, mittelständisches Unternehmen und seit 1985 im oberfränkischen Hof an der Saale ansässig. Mit der Beauftragung der digitalen Aktenlösungen in verschiedenen Abteilungen im Unternehmen werden die Digitale Personalakte, Digitale Verkaufsakte, Digitale Lieferantenakte, Digitale Maschinenakte eingeführt.

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