So digitalisieren Sie mit HENRICHSEN4easy die Beschaffung und Beschaffungsprozesse

Beschaffungsprozesse digitalisieren – und dabei von den Vorteilen des digitalen Procurements profitieren

Medienbrüche, die langwierige Suche nach Dokumenten und das Nichteinhalten von Fristen gehören nun der Vergangenheit an. Steigern Sie die Transparenz in Ihren Prozessen, erleichtern Sie die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und haben Sie immer alles im Blick – und das zeit- und ortsunabhängig.

Doch was heißt ein „digitaler Beschaffungsprozess“ genau?

Bestellt wird das, was bestellt werden darf! Lieferpapiere werden digitalisiert und im Prozess für Planungssicherheit in der Fertigung genutzt. Rechnungen werden ausgelesen, geprüft und bei Übereinstimmung zur Bestellung bzw. Lieferung teil- oder vollautomatisch gebucht und bezahlt. Das ganze im Rahmen eines Rechtekonzepts und durchgängig dokumentiert.

Überzeugen Sie sich selbst, wie Sie durch unsere Lösungen Vorteile in Ihrem Beschaffungsmanagement erzielen.

Der Bestellprozess in einer digitalisierten Umgebung

Die Aufgabe der Einkaufsabteilung ist es, die Anforderungen des Unternehmens in Bezug auf Waren oder Dienstleistungen, die benötigt werden, bestmöglich zu erfüllen. Es sind vor allem drei ausschlaggebende Kriterien, die den Auswahlprozess bestimmen:

• Qualität
• Kosten
• Leistungsspektrum des Lieferanten

B2B-Beziehungen sind geprägt von langfristigen Partnerschaften und wiederkehrenden Bestellungen. Digitale Lösungen unterstützen solche dauerhaften Geschäftsbeziehungen, da Sie Bestellungen unkomplizierter platzieren können. So ist das E-Procurement in der Lage, den Bestellprozess bei den Lieferanten zu verändern. Beispielsweise durch eine direkte Verbindung zu den Lieferanten und deren Shopsystem. Über eine Schnittstelle gelingt es, Bestellungen direkter und schneller zu platzieren. Grundsätzlich ist das E-Procurement immer eine schnellere Option, da alle Prozesse digital und über das Internet ablaufen, sofern der Lieferant das unterstützt. Das gibt Ihnen auch ein breiteres Spektrum an Optionen, was sich meist positiv auf die Kosten auswirkt.

So gelingt Digitalisierung im Einkauf

Mit der gezielten Digitalisierung im Einkauf sparen Sie Zeit und senken Kosten. So installieren Sie über digitale Lösungen effektivere Einkaufsprozesse. Gleichzeitig etablieren Sie mit digitalen Lösungen unternehmensweite Standards, was ein wichtiger Teil von Compliance-Regeln ist.

Es gibt unter anderem die Option, den Ablauf im Beschaffungsprozess so zu konfigurieren, dass ab einem bestimmten Anschaffungswert ein Vier-Augen-Prinzip gilt. Über die automatische Vorlage bei den verantwortlichen Personen und mit digitalen Signaturen ist ein solcher Prozess in der Praxis weiterhin schlank. Alle diese Punkte können Sie mit den Lösungen von HENRICHSEN4easy nach Ihren Vorstellungen konfigurieren.

Weiterhin können Sie in der Software Daten von Lieferanten und häufig bestellten Waren oder Dienstleistungen hinterlegen. Auf diese Weise laufen Bestellungen einerseits deutlich schneller ab, denn die Einkaufsabteilung kann direkt auf vorhandene Strukturen zurückgreifen. Andererseits schaffen Sie so feste Strukturen für Beschaffungsprozesse. Das trägt zur Qualitätssicherung bei und hilft bei der Kostenkontrolle.

Der weitere Ablauf im Beschaffungsprozess mit digitalen Lösungen

Rechnungen sind ein zentraler Teil in jedem Bestellprozess. Als Käufer können Sie sich nicht immer aussuchen, in welcher Form der Lieferant Ihnen die Rechnung ausstellt. Inzwischen nutzen viele Unternehmen E-Rechnungen, doch auch diese kommen in unterschiedlichen Formaten, beispielsweise als PDF oder XRechnung. Darüber hinaus gibt es nach wie vor Rechnungen in Papierform.

Hierfür gibt es SQUEEZE als Software für die Erkennung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Dieses System liest Daten aus allen Quellen aus und überführt diese in ein einheitliches Format. Das gilt auch für Rechnungen in Papierform, die Sie mit einem Scanner digitalisieren. Die Rechnungen sind dann für die Weiterverarbeitung in Ihren Systemen vorbereitet. Das spart viel Zeit, denn über Schnittstellen gelangen die Rechnungsdaten auch in Ihre Finanzbuchhaltung.

Sind Sie an der Digitalisierung von Beschaffungsprozessen interessiert oder haben Sie noch Fragen zum Thema? Schreiben Sie uns doch eine Nachricht oder nehmen Sie auf anderem Weg mit uns Kontakt auf. Wir informieren Sie gerne fachkundig und unverbindlich zu dem Thema.

Beschaffung und Beschaffungsprozesse digitalisieren – das Leistungsspektrum von HENRICHSEN4easy

• Lösungen für Beschaffungsprozesse auf Basis von EASY Software
• Rechnungsverarbeitung mit SQUEEZE
• Unterstützung bei der Integration in ERP-Systeme und die Finanzbuchhaltung

Digitalisieren Sie Ihre Beschaffungsprozesse!