Beschaffungsprozesse

So digitalisieren Sie mit HENRICHSEN4easy die Beschaffung und Beschaffungsprozesse

 

Roter Banner mit Icon für den Geschäftsbereich Beschaffungsprozesse | © HENRICHSEN4easy GmbH

Im Bereich der Beschaffung gibt es eine Reihe von einzelnen Prozessen. In vielen Unternehmen kommen hier uneinheitliche Workflows sowie analoge Lösungen zum Einsatz und Informationen bewegen sich simultan auf unterschiedlichen Kanälen. Das führt zu fragmentierten Prozessen, die Ihre Mitarbeitenden umständlich zusammenhalten müssen

Positive Aspekte der Digitalisierung im Einkauf

  • vereinfachte und beschleunigte Bearbeitung
  • gesteigerte Transparenz
  • Integration in ERP-Systeme und die Finanzbuchhaltung

Sinnvoll ist es, mit einer gezielten Digitalisierung den Ablauf im Beschaffungsprozess zu vereinheitlichen. Wir von HENRICHSEN4easy haben uns auf Softwarelösungen in diesem Bereich spezialisiert. So bieten wir Ihnen die passenden Lösungen, mit denen eine erfolgreiche Digitalisierung im Einkauf gelingt.

Digitale Procurement-to-Pay-Prozesse

Von der Bedarfsmeldung (eBanf) über Bestellung bis zur Lieferung und Bezahlung: durchgängige Prozesse sind die Basis für Digitalisierung in Finance und EInkauf.

Durch einen digitalen Beschaffungsprozess steigern Sie die Transparenz und Effizienz im Unternehmen. Sagen Sie STOP zum Dokumentendschungel und sparen Sie dadurch wichtige Ressourcen.

Ihr Ansprechpartner

Philip Heinecke
Vertriebsleiter

Beschaffungsprozesse digitalisieren – und dabei von den Vorteilen des digitalen Procurements profitieren

Medienbrüche, die langwierige Suche nach Dokumenten und das Nichteinhalten von Fristen gehören nun der Vergangenheit an. Steigern Sie die Transparenz in Ihren Prozessen, erleichtern Sie die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und haben Sie immer alles im Blick – und das zeit- und ortsunabhängig.

Doch was heißt ein „digitaler Beschaffungsprozess“ genau?

Bestellt wird das, was bestellt werden darf! Lieferpapiere werden digitalisiert und im Prozess für Planungssicherheit in der Fertigung genutzt. Rechnungen werden ausgelesen, geprüft und bei Übereinstimmung zur Bestellung bzw. Lieferung teil- oder vollautomatisch gebucht und bezahlt. Das ganze im Rahmen eines Rechtekonzepts und durchgängig dokumentiert.

Überzeugen Sie sich selbst, wie Sie durch unsere Lösungen Vorteile in Ihrem Beschaffungsmanagement erzielen.

Der Bestellprozess in einer digitalisierten Umgebung

 

Die Aufgabe der Einkaufsabteilung ist es, die Anforderungen des Unternehmens in Bezug auf Waren oder Dienstleistungen, die benötigt werden, bestmöglich zu erfüllen. Es sind vor allem drei ausschlaggebende Kriterien, die den Auswahlprozess bestimmen:

  • Qualität
  • Kosten
  • Leistungsspektrum des Lieferanten

B2B-Beziehungen sind geprägt von langfristigen Partnerschaften und wiederkehrenden Bestellungen. Digitale Lösungen unterstützen solche dauerhaften Geschäftsbeziehungen, da Sie Bestellungen unkomplizierter platzieren können. So ist das E-Procurement in der Lage, den Bestellprozess bei den Lieferanten zu verändern. Beispielsweise durch eine direkte Verbindung zu den Lieferanten und deren Shopsystem. Über eine Schnittstelle gelingt es, Bestellungen direkter und schneller zu platzieren. Grundsätzlich ist das E-Procurement immer eine schnellere Option, da alle Prozesse digital und über das Internet ablaufen, sofern der Lieferant das unterstützt. Das gibt Ihnen auch ein breiteres Spektrum an Optionen, was sich meist positiv auf die Kosten auswirkt.

So gelingt Digitalisierung im Einkauf

Mit der gezielten Digitalisierung im Einkauf sparen Sie Zeit und senken Kosten. So installieren Sie über digitale Lösungen effektivere Einkaufsprozesse. Gleichzeitig etablieren Sie mit digitalen Lösungen unternehmensweite Standards, was ein wichtiger Teil von Compliance-Regeln ist.

Es gibt unter anderem die Option, den Ablauf im Beschaffungsprozess so zu konfigurieren, dass ab einem bestimmten Anschaffungswert ein Vier-Augen-Prinzip gilt. Über die automatische Vorlage bei den verantwortlichen Personen und mit digitalen Signaturen ist ein solcher Prozess in der Praxis weiterhin schlank. Alle diese Punkte können Sie mit den Lösungen von HENRICHSEN4easy nach Ihren Vorstellungen konfigurieren.

Weiterhin können Sie in der Software Daten von Lieferanten und häufig bestellten Waren oder Dienstleistungen hinterlegen. Auf diese Weise laufen Bestellungen einerseits deutlich schneller ab, denn die Einkaufsabteilung kann direkt auf vorhandene Strukturen zurückgreifen. Andererseits schaffen Sie so feste Strukturen für Beschaffungsprozesse. Das trägt zur Qualitätssicherung bei und hilft bei der Kostenkontrolle.

Markus Grubwinkler Head of IT - Haas Group

Wir arbeiten mit HENRICHSEN4easy schon viele Jahre zusammen. Unsere Ideen, die in unserer Digitalisierungs-Journey entstehen, konnten und können wir mit HENRICHSEN4easy erfolgreich verwirklichen.

LOB Teaser - Beschaffungsprozess

Starten Sie Ihren digitalen Beschaffungsprozess. Hier geht es um die Bestellanforderung inkl. Budgetüberwachung, das automatisierte Vergleichen von Lieferanten und Einholen von Angeboten und die entsprechende Bestellung mit Auftragsbestätigung.

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LOB Teaser - Beschaffungsprozess

Vom Lieferschein bis zur Eingangsrechnung – auch genannt: Wareneingangsprozess. Dieser Prozessschritt umfasst das Prüfen, den Abgleich der Rechnung mit der Bestellung oder dem Wareneingang und endet mit der Zahlungsfreigabe bzw. mit der Bezahlung.

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LOB Teaser - Beschaffungsprozess

Ergänzen Sie Ihre digitalen Prozesse durch das elektronische Vertragsmanagement. Nutzen Sie den einfachen, ortsunabhängigen Zugriff und die wertvolle Fristenkontrolle. Seien Sie überall auskunftsbereit und steuern Sie Vertragsinformationen dem Rechnungsprüfungsprozess bei.

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Vorteile des digitalen Beschaffungsprozesses

Einsparen von Prozesskosten

Konzentrieren Sie sich auf Kernkompetenzen und sinnvolle Aufgaben – durch das Wegfallen von langwierigen Suchen nach Dokumenten und lange Kommunikationswege intern sowie extern – kein Problem mehr.

Managen des Ausgabeverhalten

Profitieren Sie von Kosteneinsparungen und der Gewinnung von Effizienz und sparen Sie Ressourcen. Genießen Sie den Überblick über alle laufenden und geplanten Vorgänge.

Ein starkes Plus an Transparenz

Alle Informationen und Daten, die in den verschiedenen Prozessschritten anfallen, werden digital gespeichert und dokumentiert. Es entsteht eine abteilungs- und standortübergreifende Transparenz.

Integration von ERP-/Fibu-Systemen

Eine nahtlose Integration in Microsoft Dynamics NAV und andere ERP-Systeme stellt kein Problem für die Lösung zum digitalen Beschaffungsprozess dar. Für SAP Nutzer gibt es perfekt abgestimmte Lösungen und Schnittstellen.

Digitaler Rechnungseingang

Durch die hohe Erkennungsqualität unserer Lösung ist es unerheblich, ob Rechnungen auf Papier, als PDF, per E-Mail oder in standardisierter Form (ZUGFeRD oder XRechnung) ankommen.

Effizientere Zusammenarbeit

Alle Mitarbeiter sind digital verbunden und lange Kommunikationswege entfallen. Zudem ist abteilungsübergreifender Informationsaustausch kein Problem mehr. Jeder autorisierte Mitarbeiter sieht alle für ihn relevanten Informationen und Daten.

Der weitere Ablauf im Beschaffungsprozess mit digitalen Lösungen

Rechnungen sind ein zentraler Teil in jedem Bestellprozess. Als Käufer können Sie sich nicht immer aussuchen, in welcher Form der Lieferant Ihnen die Rechnung ausstellt. Inzwischen nutzen viele Unternehmen E-Rechnungen, doch auch diese kommen in unterschiedlichen Formaten, beispielsweise als PDF oder XRechnung. Darüber hinaus gibt es nach wie vor Rechnungen in Papierform.

Hierfür gibt es SQUEEZE als Software für die Erkennung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Dieses System liest Daten aus allen Quellen aus und überführt diese in ein einheitliches Format. Das gilt auch für Rechnungen in Papierform, die Sie mit einem Scanner digitalisieren. Die Rechnungen sind dann für die Weiterverarbeitung in Ihren Systemen vorbereitet. Das spart viel Zeit, denn über Schnittstellen gelangen die Rechnungsdaten auch in Ihre Finanzbuchhaltung.

Sind Sie an der Digitalisierung von Beschaffungsprozessen interessiert oder haben Sie noch Fragen zum Thema? Schreiben Sie uns doch eine Nachricht oder nehmen Sie auf anderem Weg mit uns Kontakt auf. Wir informieren Sie gerne fachkundig und unverbindlich zu dem Thema.

Beschaffung und Beschaffungsprozesse digitalisieren – das Leistungsspektrum von HENRICHSEN4easy

  • Lösungen für Beschaffungsprozesse auf Basis von EASY Software
  • Rechnungsverarbeitung mit SQUEEZE
  • Unterstützung bei der Integration in ERP-Systeme und die Finanzbuchhaltung

Digitalisieren Sie Ihre Beschaffungsprozesse!

Wollen Sie mehr zum Thema Beschaffungsprozesse erfahren?
Unser HENRICHSEN4easy Team wird sich so schnell wie möglich bei Ihnen melden!

Whitepaper im Bereich Beschaffungsprozesse

Die elektronische Bedarfsanforderung
Die digitale Vertragsakte mit EASY Contract
Bild -  Icon Whitepaper digitales Vertragsmanagement | © HENRICHSEN4easy GmbH
Eingangsrechnungs-Management Squeeze your Documents
Bild -  Icon Whitepaper Eingangsrechnungsmanagement mit SQUEEZE | © HENRICHSEN4easy GmbH

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Das Lieferkettengesetz soll der Verbesserung der internationalen Menschenrechtslage dienen, indem es Anforderungen an ein verantwortliches Management von Lieferketten für Unternehmen festlegt.

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