Was ist Purchase to Pay?
14.01.2022
Wie kann es Ihnen und Ihrem Unternehmen helfen Prozesse zu optimieren und Kosten zu senken?
Wissen Sie, was ein Puchchase-to-Pay oder auch Procuce-to-Pay-Prozess ist? Kurz auch P2P genannt. Ist Ihnen dieser Begriff bereits begegnet und Sie wissen nicht so genau, was es damit auf sich hat? In diesem Artikel möchten wir Ihnen detailliert vorstellen, was ein Purchase-to-Pay Prozess ist und welche Vorteile es hat, diesen Prozess in Ihrem Unternehmen zu digitalisieren.
Was bedeutet Purchase-to-Pay-Prozess?
Der Purchase-to-Pay oder auch Procure-to-Pay-Prozess, der ins Deutsche übersetzt Einkauf-bis-zur-Bezahlung-Prozess heißt, ist ein Ablauf von Vorgängen, die im Unternehmen von der Bedarfsmeldung bis zum Bezahlen einer Rechnung abgewickelt werden. In vielen Unternehmen ist dieser Prozess gar nicht, oder nur in Ansätzen digitalisiert. Dabei steckt in der klaren Definition dieses Prozesses und einer durchgehenden Digitalisierung des P2P-Prozesses großes Potential für Zeit- und Kostenersparnisse.
Wie sieht ein Purchase-to-Pay-Prozess aus?
Ein Purchase-to-Pay-Prozess startet mit der Bedarfsmeldung und deren Prüfung und Freigabe, geht weiter über die Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferung und endet bei der Rechnungskontrolle und -bearbeitung. Somit ist ein P2P-Prozess ein abteilungsübergreifender Prozess, der in der Regel unterschiedliche Personen und Verantwortlichkeiten betrifft.
In diesem Prozess müssen Dokumente überprüft und freigegeben werden. Durch die Digitalisierung des Prozesses ist es möglich, das Ganze ohne Medienbruch zwischen Papier und Digital, also auch für alle Verantwortlichen transparent darzustellen.
Im Mittelpunkt eines Puchase-to-Pay-Prozesses steht die Transaktion der Daten zwischen Ihrem Unternehmen und Ihren Lieferanten sowie die Prüf- und Freigabeprozesse innerhalb des Unternehmens.
Die Vorteile eines digitalen Purchase-to-Pay-Prozesses
Mit der Größe des Unternehmens wächst die Komplexität von Prozessen. Denn je mehr Menschen und Abteilungen an einem Prozess beteiligt sind, desto länger die Wege eines Dokumentes und desto höher die Möglichkeit von Informationsverlust und dem Einschleichen von Fehlern. Nicht zu vergessen zudem der Faktor Zeit, der für diese administrativen Aufgaben anfällt, die in der Regel nicht zum Kerngeschäfts des Unternehmens gehören.
Bei einem nicht automatisierten und digitalisierten Purchase-to-Pay-Prozesse kann es zu vielen Stolperfallen kommen. Wie z.B.:
- Lange Durchlaufzeiten der Dokumente in den verschiedenen Abteilungen
- Medienbrüche zwischen Beschaffungsantrag, Bestellung und Rechnung durch On- und Offline-prozesse
- Fehlende, Abteilungsübergreifende Transparenz
- Mehrarbeit für Mitarbeitende – die nicht zur Kernarbeit des Unternehmens gehören
- Mangelnde Übersicht bei der Liquiditätsplanung
Wie kann ein Purchase to Pay-Prozess ganzheitzlich digitalisiert werden?
Um einen reibungs- und lückenlosen Purchase-to-Pay-Prozesse sicher zu stellen, empfiehlt sich im ersten Schritt die ganzheitliche Betrachtung dieses Prozesses.
Mit einem klaren Bild von Prozessschritten, Aufgaben und Timings lässt sich dieser Prozess so wohl „in einem Aufwasch“, als auch Schritt für Schritt digitalisieren und sogar (teil-) automatisieren.
Hierbei kommen z.B. Softwarelösung wie die EASY Posteingangslösung, der EASY Beschaffungsprozess, EASY Invoice und das EASY Vertragsmanagement zum Einsatz.
Auch die Betrachtung, Kompatibilitätsprüfung und Einbeziehung von bestehenden Lösungen, wie zum Beispiel der Einsatz von Microsoft Dynamics NAV ist in diesem Prozess wichtig.
Die folgenden Fragen sollten daher immer vor der Suche nach einer digitalen Purchase-to-Pay Lösung beantwortet werden:
- Sind Bestandteile des Prozesses in Unternehmen bereits digitalisiert? Und wenn ja, welche sind diese und welche Software-Lösungen sind dabei im Einsatz?
- Ist ein ERP-System im Einsatz? Wenn ja, welches und mit welchen Schnittstellen?
- Welche Eingangskanäle für Dokumente gibt es in Ihrem Unternehmen? (Papier, Mail-Anhänge, Portale, EDI, besondere e-Formate wie x-Rechnung usw)
- Welche Freigabe und Vergaberechte liegen für Abteilungen und Mitarbeitende vor
- Wie hoch ist der Umfang an Dokumenten und Verträgen die täglich im Unternehmen eingehen und für den P2P-Prozess relevant sind?
Wenn auch Sie Ihren Purchaes-to-Pay Prozess in Ihrem Unternehmen optimieren, digitalisieren und automatisieren wollen, dann lassen Sie uns sprechen.
Wir helfen Ihnen von Beginn an mit den richtigen Fragen, Prozessen und Lösungen und begleiten Sie auf diesem Weg mit smarten, ganzheitlichen Lösungen und jeder Menge Erfahrung und Wissen aus dem P2P-Bereich.