Digitales Hinweisgebersystem 

 

Einfach umsetzen, sicher betreiben und gesetzeskonform arbeiten

Was ist das Hinweisgeberschutzgesetz und wie betrifft es Ihr Unternehmen?

Das Hinweisgeberschutzgesetz 2023 ist eine legislative Antwort auf die Notwendigkeit, Whistleblower zu schützen. Es verpflichtet Unternehmen, sichere Meldewege zu schaffen, die die Anonymität der Hinweisgeber wahren. Dieses Gesetz gilt für Organisationen aller Größen und zielt darauf ab, eine Kultur der Offenheit und des Vertrauens zu fördern.

Erfüllen Sie jetzt unkompliziert das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz!

Die Lösung unseres Partners der otris AG zum Hinweisgeberschutz unterstützt Unternehmen und Organisationen bei einer unkomplizierten Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie bzw. des deutschen Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG). Die Softwarelösung generiert den geforderten Hinweisgeberschutz durch einen anonymen Meldekanal. Sicher und datenschutzkonform. Ganz easy. 

Die gesetzlichen Regelungen zum Hinweisgeberschutz betreffen einen bedeutenden Teil von Wirtschaft und Verwaltung: Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden sowie öffentliche Einrichtungen müssen Meldekanäle zur Verfügung stellen, die die Vertraulichkeit der Identität von Hinweisgebern sicherstellt. Ab dem 17.12.2023 fallen auch Organisationen unter die Vorschrift, die zwischen 50 und 250 Mitarbeitende beschäftigen.  

Ihr Ansprechpartner

Jakob Wüsten
Junior Account Manager Solution Sales

Hinweisgeberschutz und HinSchG-Anforderungen auf einen Blick

Was ist die EU-Whistleblowing-Richtline?

Hinweisgeber (auch Whistleblower genannt) sind für den Erhalt einer offenen und transparenten Gesellschaft essenziell, da sie den Mut aufbringen, Missstände zu melden und damit aufzudecken. Damit sie zukünftig bestmöglich vor negativen Konsequenzen und persönlichen Nachteilen geschützt sind, trat im Dezember 2019 die EU-Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebenden in Kraft.  

Im Rahmen dieser Richtline, sollen Menschen, die wichtige Informationen über Sicherheitsprobleme oder Verstöße in Unternehmen, bzw. Behörden weitergeben, künftig besser vor Nachteilen geschützt sein. Um das garantieren zu können, müssen Unternehmen Hinweisgeberschutzsysteme einrichten. 

Was ist ein Hinweisgeber und wer steht künftig unter dem besonderen Schutz?

Ein Whistleblower (im deutschen Sprachraum zunehmend auch Hinweisgeber, Enthüller oder Aufdecker) ist der Anglizismus für eine Person, die für die Öffentlichkeit wichtige Informationen aus einem geheimen oder geschützten Zusammenhang veröffentlicht. 

Unter besonderem Schutz stehen deshalb Arbeitnehmende, Teilzeitbeschäftigte, befristet Beschäftigte, Freiberufler, Zulieferer, Dienstleister, Geschäftspartner, Beschäftigte im öffentlichen Dienst, wenn sie Verstöße gegen Unionsrecht oder nationales Recht, wie z. B. Korruption oder Steuerhinterziehung, melden. Dies umfasst auch ehemalige und künftige Arbeitnehmer. 

Was ist ein Hinweisgeberschutzsystem und welche Organisationen sind in der Pflicht?

Ein Hinweisgeberschutzsystem sorgt in erster Linie dafür, dass Hinweisgeber Ihre Meldungen und Hinweise auf verschiedene Arten und Weisen bzw. über unterschiedliche Kanäle abgeben bzw. mitteilen können.  In der Regel handelt es sich dabei um unterschiedliche Meldekanäle und den Umgang mit den über diese Kanäle eingehenden Hinweise. 

Unternehmen und öffentliche Einrichtungen ab 50 Mitarbeitenden und Gemeinden ab 10.000 Einwohnern müssen künftig sichere interne Meldekanäle bereitstellen.  

Digitale Compliance leicht gemacht: Das otris Hinweisgebersystem

 

In einer Ära, in der Transparenz und Integrität für Unternehmen an vorderster Front stehen, stellt das digitale Hinweisgebersystem von otris eine unverzichtbare Lösung dar. HENRICHSEN4easy bietet eine maßgeschneiderte Implementierung dieses anonymen Postfachs, um den Anforderungen des aktualisierten Hinweisgeberschutzgesetzes 2023 gerecht zu werden.

Die Vorteile des otris Hinweisgebersystems

Das otris Hinweisgebersystem bietet eine Reihe von Vorteilen, die es von anderen Hinweisgeberschutz-Lösungen abheben:

  • Anonymität und Sicherheit: Durch die Einrichtung anonymer Meldekanäle wird der Schutz der Identität von Hinweisgebern sichergestellt.
  • Einfache Implementierung: Das System ist einfach konfigurierbar und bietet sofort einsatzbereite Vorlagen.
  • Anpassbarkeit: Die Software kann individuell auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten werden.
  • Rechtskonformität: Sie erfüllen alle Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes und schützen somit Whistleblower.

Wie funktioniert das otris Hinweisgebersystem?

Das System ermöglicht es Mitarbeitern und externen Partnern, über verschiedene Kanäle sicher und anonym Meldungen zu erstatten. Die Meldungen werden verschlüsselt und können nur von autorisierten Personen eingesehen werden. Dies schafft eine Umgebung, in der Missstände ohne Angst vor Repressalien gemeldet werden können. Das otris Hinweisgebersystem speichert keine personenbezogenen Daten der Hinweisgeber wie IP-Adressen, Standortdaten oder Informationen über Browser und Betriebssystem. Somit kann die Anonymität der Whistleblower zu 100 % gewährleistet werden.

Die Lösung!

Wir bieten Ihnen eine Lösung an, um die Einhaltung dieser Gesetze zu gewährleisten. Wichtig ist hierbei, dass Mitarbeitende, Kunden und Lieferanten in die Lage versetzt werden, anonym mit Ihrem Unternehmen zu kommunizieren, und selbstverständlich wollen Sie ebenfalls mit einem Wistleblower in Kontakt treten können.  

Folgende Sicherheits-Standards erfüllt das Hinweisgebersystem:  

  • Hybride Verschlüsselung aller hinweisbezogener Daten auf der Meldeplattform nach Vorgaben des BSI 

  • Ende-zu-Ende-Verschlüsselung

  • Signierung der Daten beim Versand durch den Hinweisgeber im Browser und beim Versand durch den Hinweisempfänger im Backend

  • BSI-konforme Transportverschlüsselung aller Nachrichten und Anhänge mit TLS1.3

  • Rechenzentren zertifiziert nach ISO 27001 und ISO 9001 

  • Sicherheitsaudits und regelmäßige System-Pentests nach OWASP Application Security Verfication Standard 

 

Wie aufwendig ist die Implementierung des Systems?  

Das otris Hinweisgebersystem steht nach einer Konfiguration innerhalb weniger Stunden zur Verfügung.  Datenschutzerklärung, Hinweisgeber-FAQ, Meldungskategorien und E-Mail-Texte sind als Vorlage umgehend einsatzbereit und können bei Bedarf durch den Anwender einfach angepasst werden.  Das System verfügt über einen Bearbeitungsprozess für Hinweise, der team- und rollenbasiert gestaltet werden kann. Somit ist das System sofort von der Hinweisabgabe bis zur Hinweisbearbeitung einsatzbereit. Anpassungen sind dank der  Systemarchitektur durch zusätzliche Implementierung unkompliziert umsetzbar.  

Merkmale, die das otris Hinweisgebersystem auszeichnet

Einführung des otris Hinweisgebersystems: Ein Schritt-für-Schritt-Prozess

  1. Analyse der Anforderungen: HENRICHSEN4easy analysiert Ihre spezifischen Bedürfnisse.
  2. Systemkonfiguration: Anpassung des Systems an Ihre Unternehmensstruktur.
  3. Mitarbeiterschulung: Umfassende Schulungen zur Sicherstellung der effektiven Nutzung des Systems.
  4. Support: Kontinuierliche Unterstützung und Updates, um die Rechtskonformität zu gewährleisten.

Digitales Hinweisgebersystem: Warum jetzt handeln?

Mit der bevorstehenden Aktualisierung des Hinweisgeberschutzgesetzes ist es auch für Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitenden entscheidend, proaktiv zu handeln. Die Einführung eines digitalen Hinweisgebersystems ist nicht nur eine rechtliche Notwendigkeit, sondern auch ein Zeichen für ethisches Handeln und Verantwortungsbewusstsein.

Das otris Hinweisgebersystem ist eine zukunftsweisende Lösung für Unternehmen, die im Einklang mit dem Hinweisgeberschutzgesetz stehen wollen und eine digitale Lösung bevorzugen. HENRICHSEN4easy bietet Ihnen die Expertise und Unterstützung, um diese Herausforderung mühelos zu meistern.

Handeln Sie jetzt und sichern Sie Ihr Unternehmen ab! Kontaktieren Sie HENRICHSEN4easy für eine individuelle Beratung und erfahren Sie mehr über die Integration des otris Hinweisgebersystems in Ihrem Unternehmen.

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Unser HENRICHSEN4easy Team wird sich so schnell wie möglich bei Ihnen melden!

Whitepaper zum Hinweisgebersystem

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Grafik Das Hinweisgebersystem - einfach und sicher umsetzen

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