Der digitale Posteingang
Nutzen Sie DEXPRO Mailroom für Ihren digitalen Posteingang
DEXPRO Mailroom übernimmt die Klassifizierung und Verteilung Ihres digitalen Posteingangs
Lernen Sie eine innovative Lösung kennen, die Ihren gesamten Posteingang digital verwaltet. Lassen Sie alle Arten von Belegen automatisch klassifizieren und über integrierte Workflows und einfach einstellbare Regeln an die nachgelagerten Prozesse verteilen.
Die Vorteile des digitalen Posteingangs im Überblick
- Schnellere Bearbeitung: Elektronische Verteilung der täglichen Post ist effizienter als eine herkömmliche in Papierform.
- Automatisierte Klassifizierung & Zustellung: Dokumente werden automatisch klassifiziert und in den entsprechenden Workflow geschoben für die weitere Verarbeitung durch den Mitarbeiter
- Vertreterregelungen: Die Vertreterregelung sichern die fristgerechte/zeitnahe Bearbeitung von Aufgaben trotz Urlaub oder Krankheit
- Medienbruchfreie Ablage: Post wird direkt in einer elektronischen Mappe abgelegt, was den Zugriff vereinfacht.
- Zugänglichkeit: Berechtigte Mitarbeiter haben direkten und ortsunabhängigen Zugriff auf die eingegangenen Schriftstücke.
- Dokumentation: Sämtliche Prozessschritte werden vom System dokumentiert und protokolliert
- Niedrige technische Anforderungen: Geringe Ansprüche an Hard- und Software zur Implementierung. Eventuell etwas „positiver“ formulieren – gängige Systemvoraussetzungen: es bedarf keiner komplexen Ansprüche an Hard- und Software…
- Kosteneffizienz: Reduziert den Aufwand und die Kosten für die Verarbeitung der Eingangspost.
- Dokumentenmanagement: Stetige Nachvollziehbarkeit und Vollständigkeit der eingehenden Dokumente.
- Einheitliche Verarbeitung: Post, Dokumente und E-Mails werden einheitlich verarbeitet und in Workflows integriert.
- Umweltschutz: Beitrag zum nachhaltigen Schutz der Umwelt durch Verringerung des Papierverbrauchs.
Ihr Ansprechpartner
Melvin NeuberSales und Partner Manager
HENRICHSEN4easy Kontaktformular
Digitale Postfächer mit DEXPRO Mailroom
Die Posteingangslösung DEXPRO Mailroom ist als eigenständige Lösung oder als Erweiterung zu einer bestehenden EASY SOFTWARE Infrastruktur verfügbar.
DEXPRO Mailroom bietet eine konfigurationsfähige Posteingangs- und Case-Management-Lösung, welche vollständig in ein EASY DMS und EASY Archiv integriert ist.
Die Dokumenten-Analyse-Software ist Server- und Clientseitig integriert, sodass alle Funktionen über den EASY DMS Client administriert und verwendet werden können, inklusive dem intelligenten Dokumenten-Viewer.
Mittels der webbasierten Administration können Dokumentenklassen angelegt, trainiert und die jeweiligen Prozessketten angelegt werden.
Ihr Nutzen mit DEXPRO Mailroom – der Software für digitale Postfächer
Auskunftsfähigkeit über verschiedenste Prozesse
Geschwindigkeit der Informationsgewinnung
Verfügbarkeit auf mobilen Endgeräten oder integrierten Systemen
Auswertbarkeit unter Beachtung des Datenschutzes
Einfachheit der Anwendung für Benutzer und Administratoren
Dokumenten-Sicherheit und Einhaltung von Unternehmensrichtlinien
DEXPRO Mailroom: Die Funktionen des digitalen Postfachs im Überblick
Prozessadministration
- Vollständig in EASY DMS integrierte Prozessadministration
- Verwaltung Dokumentenklassen der eingehenden Dokumente
- Verwaltung Workflow-Prozesse
- Verwaltung Stammdaten
- Verwaltung E-Mail-Connector
- Verwaltung E-Mail-Vorlagen
Squeeze Dokumenten-Viewer
- Darstellung im Mappentyp ohne Einschränkungen
- HTML5 Dokumentenviewer mit Fundstellenanzeige und Textübernahme (Lasso OCR)
- Trainingsfunktion inkl. Instant Re-Analyze
- Re-Klassifizierung inkl. Trainingsoptimierung
- Schnelle Ladezeit
- Regel-Check (z.B. §14 UstG bei Rechnungen)
Reporting-Funktionen
- Mengen je Dokumentenklasse in verschiedenen Zeiträumen
- Durchschnittliche Durchlaufzeiten je Dokumentenklasse
- Verteilung der Dokumentenklassen
- Unbeantwortete Vorgänge B2C
- Anzahl Workflows je Dokumentenklasse
- Meine Vorgänge (Filtersicht auf spezifische Klassen)
- Fristenübersicht für zuständige Mitarbeiter und Kalender
Workflow-Funktionen
- Weiterleiten mit Aufgabe und Gruppen / Person-Selektion
- Rückfrage mit Frage und Datum oder alternativ Rückfrage per E-Mail
- Aussteuern und archivieren
- Antwort-E-Mail-Funktion mit HTML Mail-Vorlage
- Fristen-Erzeugung und Kalender
- Protokollierung der wesentlichen Schritte
- Case-Erzeugung aus Einzelprozess – virtuelle Vorgangsakte
Whitepaper Dokumentenmanagement
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