Dokumente digitalisieren, auslesen lassen und den Rechnungseingang automatisieren!

 

Lassen Sie die Dokumente Ihres Rechnungseingangs digital erkennen, auslesen und verarbeiten

Rechnungseingang digitalisieren – das sollten Sie wissen

Machen Sie Schluss mit papierbasierten Arbeitsschritten in Ihrem Rechnungseingangsprozess: Manuell Erfassen, Abtippen, Kopieren und Ablegen von Rechnungen und Belegen fressen Zeit, Geld und Ressourcen in Ihrem Unternehmen. Entlasten Sie Ihre Mitarbeitenden von Papierstapeln, die sortiert und händisch verteilt werden müssen. Mit einem digitalen Rechnungseingang reduzieren Sie lange Liegezeiten von Rechnungen drastisch, können Skonti nutzen und reduzieren zudem die Fehlerquote beim Einspeisen von Informationen in Ihr Finanzbuchhaltungs-System und optimieren so die Prozesse im Rechnungswesen.

Mit einem digitalen Rechnungseingang sparen Sie Papier-, Zeit- und Ressourcen und ermöglichen ein schnelleres, effizienteres und moderneres Arbeiten in Ihrem Unternehmen. Egal ob mittelständisches Unternehmen oder Konzern, egal welches ERP oder Finanzbuchhaltungssystem.

Ihr Ansprechpartner

Christopher Gaus
Head of Presales and Portfolio

Der digitale Rechnungseingang – die Basis für die Digitalisierung Ihrer Finanzbuchhaltung

Die digitale Dokumente bilden die Grundlage für alle nachgelagerten Prozesse in Ihrer Buchhaltung:

Zunächst können aus Dokumenten alle relevanten Daten ausgelesen und extrahiert werden. Mithilfe unserer Software für den digitalen Rechnungseingang werden Dokumente digital erfasst und mit Hilfe einer enorm leistungsstarken und skalierbaren Dokumentenerkennungslösung zuverlässig ausgelesen. So werden alle relevanten Informationen automatisiert in Ihre Buchhaltungsprozesse überführt und sind immer auf dem aktuellen Stand.

Außerdem können neben Rechnungen auch jede weitere Art von Dokumenten (Fax, E-Mail, Brief) interpretiert, klassifiziert und inhaltlich extrahiert werden. Unsere Softwarelösung profitiert von einem schlanken und vor allem schnellen Webclient sowie modernsten Schnittstellen, welche eine hohe Benutzerakzeptanz und perfekte Integrationen - zum Beispiel in SAP ERP, Microsoft Dynamics 365 Business Central oder Microsoft Dynamics NAV - bieten. So ist es uns möglich, unsere Software für den digitalen Rechnungseingang auf Ihre Wünsche und Anforderungen individuell anzupassen.

Darüber hinaus werden Dokument-Informationen automatisiert mit den Stamm- und Bewegungsdaten Ihrer primären Systeme (ERP, CRM) ergänzt und weiterer Datenquellen verglichen, um somit die maximale Qualität Ihrer Daten zu gewährleisten.

Selbstverständlich werden die Dokumente und Daten, die mit der automatischen Texterkennung ausgelesen wurden, zuverlässig an Ihr Dokumenten-Archiv oder nachgelagerte Workflows übergeben.

Franz Weiß Geschäftsführer - BTK Befrachtungs- und Transportkontor GmbH

Unsere Mitarbeiter können nach beliebigen Schlüsselbegriffen wie Kundenname, Datum oder Adresse suchen und erhalten in Sekundenschnelle immer den kompletten Vorgang und damit auch den Auftragsstatus. Das erhöht nicht nur die Kundenzufriedenheit, sondern auch die Mitarbeitermotivation, weil die Arbeit zielsicher von der Hand geht.

Der Workflow der Eingangsrechnungsverarbeitung

Die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung beginnt mit der Dokumentenerkennung und Extraktion. Hier werden - nach von Ihnen vorab definieren Vorgaben festgelegt - Dokumente und Daten in Ihren Rechnungs-Freigabe-Workflow weitergeleitet.

Stoppen Sie den analogen Dokumentendschungel und erleben Sie Ihren Eingangsrechnungsprozess digital. Setzen Sie auf die richtige Lösung zur richtigen Zeit. Profitieren Sie von Effizienz- und Transparenzsteigerungen und gleichzeitigen Kosten- und Ressourceneinsparungen.

Starten Sie jetzt damit den Rechnungseingang zu automatisieren

Die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung ist eine einfach bedienbare, sichere und elegante Lösung zur Erfassung, Prüfung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen – transparent und rechtskonform.

Der Einsatz einer Software zur Eingangsrechnungsverarbeitung ermöglicht es Ihnen

  • Durchlaufprozesse zu verkürzen
  • Ihr Controlling zu verbessern
  • Durch schnellere und reibungslose Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen, Aufwände zu reduzieren
  • Direkte Einsparungen durch das effektive Ziehen von Skonto zu nutzen

 

Die Vorteile der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitungs-Software im Überblick

Transparenz

Alle Prozessbeteiligten haben die Möglichkeit, jederzeit den Status der Eingangsrechnungen einzusehen.

Rechtskonform

Gesetzliche Anforderungen der GoBD werden dank vollständiger Prozesshistorienverwaltung und revisionssicherer Archivierung abgebildet und eingehalten.

Sicherheit

Vollmachts- und Vertretungsregeln können bei Urlaubs- oder Krankheitsfällen hinterlegt werden.

Standortunabhängig

Genießen Sie maximale Flexibilität durch die mobile Rechnungsfreigabe via Smartphone oder Tablet.

Planungssicherheit

Dank transparentem Überblick effektive Planung des Cash-Flows möglich – zu jeder Zeit.

Umweltfreundlich

Reduzieren Sie Ihren Papierverbrauch und die Anzahl Ihrer Aktenordner.

Kostenersparnis

Haben Sie jederzeit Skonto- und Mahnfristen im Visier. Sparen Sie Platz und Rechercheaufwand.

In 5 Schritten zum optimierten und digitalen Rechnungsbearbeitungs-Prozess:

1. Eingehende Rechnungen erfassen:

Unabhängig davon, wie die Rechnung in Ihrem Unternehmen eintrifft – papierbasiert oder als PDF per E-Mail (elektronische Rechnung) – unsere Softwarelösung zur Eingangsrechnungsverarbeitung prüft die Konformität der Rechnung zur GoBD und ermittelt automatisch alle benötigten Rechnungsinhalte:

  • Rechnungskopf mit Kreditor
  • Gesamtbetrag
  • Rechnungsdatum
  • Alle einzelnen Rechnungspositionen

 

2. Zur Prüfung und Freigabe per Rechnungseingangs-Workflow:

Der Prüfungs- und Freigabeprozess der digitalen Rechnungsverarbeitung kann standardisiert und trotzdem sehr flexibel an die Anforderungen Ihres Unternehmens und des eingesetzte ERP-/FiBu-System angepasst werden.

Eine automatisierte Zuordnung, effiziente Prüfung und schnelle Freigabe werden dabei unterstützt. Es besteht die Möglichkeit:

  • Funktionsrollen in Fachabteilungen mit entsprechenden Berechtigungen zu definieren
  • Vertreterrollen bei Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter zu bestimmen

3. Buchung und Ablage der digitalen Rechnungen:

Sobald die Rechnungsprüfung und Freigabe erfolgreich abgeschlossen wurden, erfolgt die Buchung der Eingangsrechnung.

Unsere Lösung übermittelt hierzu voll automatisiert alle notwendigen Daten der digitalen Rechnung an das von Ihnen eingesetzte ERP-System. Der definierte Prüfungsprozess wurde zu diesem Zeitpunkt bereits erfolgreich abgeschlossen, daher kann die Buchung und Zahlung der freigegebenen Rechnung im ERP-/FiBu-System wahlweise ohne weitere Benutzeraktion stattfinden.

4. Monitoring des gesamten elektronischen Eingangsrechnungsprozess:

Schaffen Sie Transparenz über Ihre laufenden Vorgänge im elektronischen Eingangsrechnungsprozess. Das abteilungsübergreifende Prozessmonitoring unterstützt dabei:

  • Potenzielle Störungen oder Verzögerungen frühzeitig zu erkennen
  • Das integrierte Eskalationsmanagement in Ihrem Unternehmen
  • Auswertungen in Bezug auf Kreditoren und Aufwände

Sie haben ebenso die Möglichkeit, rückwirkend Informationen zur Prozesshistorie abgeschlossener Vorgänge abzurufen und auszuwerten.

5. Perfekter Überblick: Das Dashboard

Gleich auf der Startseite unserer Softwarelösung sieht der Anwender sein persönliches, von der Rolle abhängiges Dashboard, welches einen schnellen Überblick über alle relevanten Inhalte garantiert. Der Nutzer kann das Dashboard mithilfe einer Vielzahl von vordefinierten Gadgets frei konfigurieren, wodurch er genau die Informationen sieht, die er für die tägliche Arbeit benötigt. Bei den Informationen kann es sich dabei unter anderem um:

  • Aufgaben
  • Termine
  • Neue oder zuletzt genutzte Objekte
  • Favoriten
  • Unternehmenskennzahlen

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Lesen Sie jetzt im kostenlosen Whitepaper,

  • welche Vorteile die Einführung der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung bietet.
  • über welche Funktionen die Software verfügt.
  • mit welchen Lösungen Sie die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung kombinieren können.

Nochmal kurz und knapp: FAQ – digitale Eingangsrechnungsverarbeitung

Eine Eingangsrechnung ist ein Dokument, das ein Unternehmen oder eine Person erhält, wenn sie Waren oder Dienstleistungen von einem Lieferanten oder Dienstleister gekauft hat. Diese Rechnung wird vom Verkäufer oder Dienstleister ausgestellt und enthält wichtige Informationen wie die Art und Menge der gelieferten Waren oder Dienstleistungen, den Preis, das Datum der Lieferung oder Leistung, Steuerinformationen und Zahlungsbedingungen.

Eingangsrechnungen spielen eine wesentliche Rolle in der Buchhaltung und im Finanzmanagement eines Unternehmens. Sie dienen als Nachweis für den Kauf und sind grundlegend für die Verbuchung von Ausgaben sowie die Vorsteuerabzugsberechtigung. Sie ermöglichen es Unternehmen, ihre Ausgaben zu verfolgen, ihre Finanzen zu verwalten und ihre Steuererklärungen korrekt vorzubereiten. Eingangsrechnungen müssen sorgfältig aufbewahrt werden, da sie für Buchprüfungen, Steuerprüfungen und zur Überprüfung der Geschäftstätigkeit wichtig sind.

Die Digitalisierung von Eingangsrechnungen steigert die Effizienz, indem sie den Zeitaufwand für manuelle Dateneingaben reduziert und es den Mitarbeitern ermöglicht, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren. Sie trägt auch zu Kosteneinsparungen bei, indem sie Papier-, Druck- und Lagerkosten senkt und Fehler vermeidet, die bei manueller Verarbeitung auftreten können.

Die Digitalisierung der Eingangsrechnung bietet zahlreiche Vorteile, darunter eine schnellere Verarbeitung und Vermeidung von Mahnungen, verbesserte Zugänglichkeit und Nachverfolgbarkeit der Dokumente, erhöhte Sicherheit und Compliance, Umweltfreundlichkeit durch reduzierten Papierverbrauch sowie bessere Datenanalysemöglichkeiten für Ausgabenmuster.

Eine Automatisierung oder Optimierung bestehender Prozesse kann im Zuge einer elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung an unterschiedlichen Stellen erfolgen. Im Bereich des Rechnungseinganges kann eine zentrale Verarbeitung von elektronischen Rechnungseingängen angestrebt und dadurch eine automatische Abholung, Erkennung und Erfassung mit Hilfe einer Dokumentenextraktion realisiert werden. Personenbezogener Rechnungseingang und die damit verbundene Bearbeitung und Verteilung können dadurch vermieden werden. Auch im Bereich der Rechnungsprüfung (Workflow) können viele Prozessschritte automatisiert oder verbessert werden. Hierzu zählen u.a. der Verteilungsprozess der Rechnungen an die dafür zuständigen Stellen im Unternehmen, Plausibiliätsprüfungen gegen vorhandene Stammdaten-Informationen wie bspw. Bestellungen, oder die Übergabe buchungsrelevanter Rechnungsinformationen an nachgelagerte Systeme.

Da es sich hier um eine DMS basierte Lösung handelt, können bestehende Systeme und Prozesse flexibel angebunden werden. Das DMS platziert sich im Allgemeinen als ergänzende, nicht als ersetzende Software, unterstützt und verbindet bereits bestehende Software-Applikationen sinnvoll und ermöglicht einen 360° Blick zu Vorgängen. Bei einer elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung erfolgt stets eine Interaktion mit den Stammdaten der führenden Systeme.

Mit der DMS basierten Rechnungseingangslösung wird eine Festlegung von Zugriffsrechten auf unterschiedlicher Ebene ermöglicht. Nur autorisierte Benutzer haben Zugriff auf die Daten und ihre Rechte können entsprechend ihren Rollen und Verantwortlichkeiten definiert werden. Alle Änderungen und Bearbeitungsschritte (Workflow-Schritte) werden in einem Statusprotokoll an der Rechnungsmappe verwaltet und mit dieser revisionssicher im Archiv gespeichert.

Ja, sämtliche Schritte sind nachverfolgbar. Kommentare und Änderungen werden protokolliert und in einem gesonderten Register an der Rechnungsmappe verwaltet. Berechtigten Personen ist es jederzeit möglich Status und Historie eines Rechnungsvorganges einzusehen. Das Protokoll selbst wird mit der Rechnung abschließend revisionssicher im Archiv gespeichert.

Unsere Kunden bestätigen uns eine übersichtliche Oberfläche und die schnelle Akzeptanz der webbasierten Lösung in ihren Organisationen.

Die Verarbeitung von per E-Mail eingehenden Rechnungsdokumenten ist bereits in der Basis vorgesehen. Auch eine Verarbeitung von elektronischen Rechnungsformaten wie bspw. xRechnungen sind optional möglich.

Ja, über die webbasierte Oberfläche können in einem gesonderten Administrationsbereich berechtigte Personen Änderungen am Workflow vornehmen. Hierzu zählen insbesondere die Ablaufreihenfolge (Workflow-Schritte), als auch die Regeln zur Verteilung von Rechnungen innerhalb eines Schrittes. Als Grundlage für Regeln können dabei alle dafür vorgesehenen Informationen der Rechnungsmappe herangezogen werden (Kopfdaten und Positionsdaten). So ist bspw. die Konfiguration oder auch nachträgliche Anpassung einer Kostenstellen bezogenen Verteilung von Rechnungen an den jeweiligen Kostenstellenverantwortlichen möglich.

Ja, eine Prüfung von Rechnungen gegen die zugehörigen Bestellungen, und sofern vorhanden Wareneingänge, ist grundsätzlich möglich und systemseitig vorbereitet. In Abhängigkeit der vorliegenden Voraussetzungen (bspw. Stammdatenqualität, Rechnungsqualität, branchenspezifische Anforderungen) können im Projekt zusätzliche Anpassungen erforderlich sein.

Ja, Überwachung und Anzeige in Form einer Ampeldarstellung sind möglich.

Sämtliche Informationen einer Rechnungsmappe können für Drittsysteme in benötigter Form zur Verfügung gestellt werden. Zudem kann im Workflow festgelegt werden, wann oder unter welchen Voraussetzungen eine Datenübergabe erfolgen soll. In der Basis werden sämtliche Rechnungsinformationen in einer Transferdatenbank zur Verfügung gestellt und können von Folgesystemen entgegengenommen werden (optional mit Rückmeldung). Alternative Bereitstellungsformen (Web-Service, Datenbank, CSV-Datei etc.) sind ebenfalls möglich.

Ja, eine Stellvertreterregelung ist enthalten. Die Nutzung von sogenannten Eskalationsregeln ist ebenfalls möglich.

Ja, über die webbasierte Administration ist eine Konfiguration von gesonderten Workflows in Abhängigkeit des Rechnungstyps möglich (bspw. Workflow-Unterscheidung nach Rechnungen mit und ohne Bestellbezug). Je Workflow können unterschiedliche Schritte und Regeln definiert werden.

Jetzt sprechen unsere Kunden über den Einsatz unserer digitalen Rechnungseingangslösung:

Digitaler Rechnungseingang bei Haas Fertigbau GmbH

Speaker: Markus Grubwinkler, Head of IT, Haas Group

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