Belege digitalisieren, auslesen lassen und Rechnungseingang automatisieren!

 

Lassen Sie die Belege Ihres Rechnungseingangs digital erkennen, auslesen und verarbeiten

Rechnungseingang digitalisieren – das sollten Sie wissen

Machen Sie Schluss mit papierbasierten Arbeitsschritten in Ihrem Rechnungseingangsprozess: Manuell Erfassen, Abtippen, Kopieren und Ablegen von Rechnungen und Belegen fressen Zeit, Geld und Ressourcen in Ihrem Unternehmen. Entlasten Sie Ihre Mitarbeitenden von Papierstapeln, die sortiert und händisch verteilt werden müssen. Mit einem digitalen Rechnungseingang reduzieren Sie lange Liegezeiten von Rechnungen drastisch, können Skonti nutzen und reduzieren zudem die Fehlerquote beim Einspeisen von Informationen in Ihr Finanzbuchhaltungs-System und optimieren so die Prozesse im Rechnungswesen.

Mit einem digitalen Rechnungseingang sparen Sie Papier-, Zeit- und Ressourcen und ermöglichen ein schnelleres, effizienteres und moderneres Arbeiten in Ihrem Unternehmen. Egal ob mittelständisches Unternehmen oder Konzern, egal welches ERP oder Finanzbuchhaltungssystem.

Ihr Ansprechpartner

Philip Heinecke
Vertriebsleiter

Der digitale Rechnungseingang – die Basis für die Digitalisierung Ihrer Finanzbuchhaltung

Die digitale Belegerfassung und Beleglesung bilden die Grundlage für alle nachgelagerten Prozesse in Ihrer Buchhaltung:

Zunächst können aus Dokumenten alle relevanten Daten ausgelesen und extrahiert werden. Mithilfe unserer Software für den digitalen Rechnungseingang werden Belege digital erfasst und mit Hilfe einer enorm leistungsstarken und skalierbaren Dokumentenerkennungslösung zuverlässig ausgelesen. So werden alle relevanten Informationen automatisiert in Ihre Buchhaltungsprozesse überführt und sind immer auf dem aktuellen Stand.

Außerdem können neben Rechnungen auch jede weitere Art von Dokument (Fax, E-Mail, Brief) interpretiert, klassifiziert und inhaltlich extrahiert werden. Unsere Softwarelösung profitiert von einem schlanken und vor allem schnellen Webclient sowie modernsten Schnittstellen, welche eine hohe Benutzerakzeptanz und perfekte Integrationen - zum Beispiel in SAP ERP, Microsoft Dynamics 365 Business Central oder Microsoft Dynamics NAV - bieten. So ist es uns möglich, unsere Software für den digitalen Rechnungseingang auf Ihre Wünsche und Anforderungen individuell anzupassen.

Darüber hinaus werden Beleg-Informationen automatisiert mit den Stamm- und Bewegungsdaten Ihrer ERP, CRM und weiterer Datenquellen vergleichen, um somit die maximale Qualität Ihrer Daten zu gewährleisten.

Selbstverständlich werden die Dokumente und Daten, die mit der automatischen Texterkennung ausgelesen wurden, zuverlässig an Ihr Dokumenten-Archiv oder nachgelagerte Workflows übergeben.

Franz Weiß Geschäftsführer - BTK Befrachtungs- und Transportkontor GmbH

Unsere Mitarbeiter können nach beliebigen Schlüsselbegriffen wie Kundenname, Datum oder Adresse suchen und erhalten in Sekundenschnelle immer den kompletten Vorgang und damit auch den Auftragsstatus. Das erhöht nicht nur die Kundenzufriedenheit, sondern auch die Mitarbeitermotivation, weil die Arbeit zielsicher von der Hand geht.

Der Workflow der Eingangsrechnungsverarbeitung

Die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung beginnt mit der Beleglesung. Hier werden - nach von Ihnen vorab definieren Vorgaben festgelegt - Belege und Daten in Ihren Rechnungs-Freigabe-Workflow weitergeleitet.

Stoppen Sie den analogen Dokumentendschungel und erleben Sie Ihren Eingangsrechnungsprozess digital. Setzen Sie auf die richtige Lösung zur richtigen Zeit. Profitieren Sie von Effizienz- und Transparenzsteigerungen und gleichzeitigen Kosten- und Ressourceneinsparungen.

Starten Sie jetzt.

Die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung ist eine einfach bedienbare, sichere und elegante Lösung zur Erfassung, Prüfung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen – transparent und rechtskonform.

Der Einsatz ermöglicht es Ihnen

  • Durchlaufprozesse zu verkürzen
  • Ihr Controlling zu verbessern
  • Durch schnellere und reibungslose Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen, Aufwände zu reduzieren
  • Direkte Einsparungen durch das effektive Ziehen von Skonto zu nutzen

 

Die Vorteile der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitungs-Software im Überblick

Transparenz

Alle Prozessbeteiligten haben die Möglichkeit, jederzeit den Status der Eingangsrechnungen einzusehen.

Rechtskonform

Gesetzliche Anforderungen der GoBD werden dank vollständiger Prozesshistorieverwaltung und revisionssicherer Archivierung abgebildet und eingehalten.

Sicherheit

Vollmachts- und Vertretungsregeln können bei Urlaubs- oder Krankheitsfällen hinterlegt werden.

Standortunabhängig

Genießen Sie maximale Flexibilität durch die mobile Rechnungsfreigabe via Smartphone oder Tablet.

Planungssicherheit

Dank transparentem Überblick effektive Planung des Cash-Flows möglich – zu jeder Zeit.

Umweltfreundlich

Reduzieren Sie Ihren Papierverbrauch und die Anzahl Ihrer Aktenordner.

Kostenersparnis

Haben Sie jederzeit Skonto- und Mahnfristen im Visier. Sparen Sie Platz und Rechercheaufwand.

In 5 Schritten zum optimierten Rechnungsbearbeitungs-Prozess:

1. Eingehende Rechnungen erfassen:

Unabhängig davon, wie die Rechnung in Ihrem Unternehmen eintrifft – papierbasiert oder als PDF per E-Mail (elektronische Rechnung) – unsere Softwarelösung prüft die Konformität der Rechnung zur GoBD und ermittelt automatisch alle benötigten Rechnungsinhalte:

  • Rechnungskopf mit Kreditor
  • Gesamtbetrag
  • Rechnungsdatum
  • Alle einzelnen Rechnungspositionen

 

2. Zur Prüfung und Freigabe per Rechnungseingangs-Workflow:

Der Prüfungs- und Freigabeprozess der digitalen Rechnungsverarbeitung kann standardisiert und trotzdem sehr flexibel an die Anforderungen Ihres Unternehmens und des eingesetzte ERP-/FiBu-System angepasst werden.

Eine automatisierte Zuordnung, effiziente Prüfung und schnelle Freigabe werden dabei unterstützt. Es besteht die Möglichkeit:

  • Funktionsrollen in Fachabteilungen mit entsprechenden Berechtigungen zu definieren
  • Vertreterrollen bei Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter zu bestimmen

3. Buchung und Ablage der Rechnungen:

Sobald die Rechnungsprüfung und Freigabe erfolgreich abgeschlossen wurden, erfolgt die Buchung der Eingangsrechnung.

Unsere Lösung übermittelt hierzu voll automatisiert alle notwendigen Daten der digitalen Rechnung an das von Ihnen eingesetzte ERP-System. Der definierte Prüfungsprozess wurde zu diesem Zeitpunkt bereits erfolgreich abgeschlossen, daher kann die Buchung und Zahlung der freigegebenen Rechnung im ERP-/FiBu-System ohne weitere Benutzeraktion stattfinden.

4. Prozessmonitoring:

Schaffen Sie Transparenz über Ihre laufenden Vorgänge im elektronischen Eingangsrechnungsprozess. Das abteilungsübergreifende Prozessmonitoring unterstützt dabei:

  • Potenzielle Störungen oder Verzögerungen frühzeitig zu erkennen
  • Das integrierte Eskalationsmanagement in Ihrem Unternehmen
  • Auswertungen in Bezug auf Kreditoren und Aufwände

Sie haben ebenso die Möglichkeit, rückwirkend Informationen zur Prozesshistorie abgeschlossener Vorgänge abzurufen und auszuwerten.

5. Perfekter Überblick: Das Dashboard

Gleich auf der Startseite unserer Softwarelösung sieht der Anwender sein persönliches, von der Rolle abhängiges Dashboard, welches einen schnellen Überblick über alle relevanten Inhalte garantiert. Der Nutzer kann das Dashboard mithilfe einer Vielzahl von vordefinierten Gadgets frei konfigurieren, wodurch er genau die Informationen sieht, die er für die tägliche Arbeit benötigt. Bei den Informationen kann es sich dabei unter anderem um:

  • Aufgaben
  • Termine
  • Neue oder zuletzt genutzte Objekte
  • Favoriten
  • Unternehmenskennzahlen

All diese Kennzahlen lassen sich für Sie in grafischen Auswertungen darstellen.

ROI: Amortisation einer digitalen Rechnungseingangslösung in unter 2 Jahren

Finanzielle Vorteile warte - überprüfen Sie es selbst

Nutzen Sie unseren ROI-Rechner für eine erste, schnelle Abschätzung welche finanziellen Vorteile aus unserer Eingangsrechnungslösung hervorgeht. Es lohnt sich!

Jetzt sprechen unsere Kunden über den Einsatz unserer digitalen Rechnungseingangslösung:

Digitaler Rechnungseingang bei Haas Fertigbau GmbH

Speaker: Markus Grubwinkler, Head of IT, Haas Group

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