Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung & Belegextraktion

 

Lassen Sie Ihre Belege digital erkennen, auslesen und verarbeiten

Digitale Beleglesung

Machen Sie Schluss mit papierbasierten Arbeitsschritten: Erfassen, Abtippen, Kopieren, Ablegen, etc.. Entlasten Sie Ihre Mitarbeiter von Papierstapeln, die zerpflückt und verteilt werden müssen. Sparen Sie lange Liegezeiten und reduzieren Sie die Fehlerquote beim Einspeisen von Informationen in Ihr System. Vom eingesparten Papier-, Zeit- und Geldverbrauch bis hin zum schnelleren, effizienteren und modernen Arbeiten: lernen Sie die digitale Beleglesung kennen.

Die digitale Belegerfassung und Beleglesung bildet die Grundlage für alle nachgelagerten Prozesse: Belege müssen zuerst ausgelesen und extrahiert werden. Mithilfe unserer Software werden Belege digital erfasst und mit Hilfe einer enorm leistungsstarken und skalierbaren Dokumentenerkennungslösung zuverlässig ausgelesen.
Neben Rechnungen kann jede Art von Dokument interpretiert, klassifiziert und inhaltlich extrahiert werden. Die Lösung profitiert von einem schlanken und vor allem schnellen Webclient sowie modernsten Schnittstellen, welche eine hohe Benutzerakzeptanz und perfekte Integrationen bieten.

Informationen werden automatisiert mit den Stamm- und Bewegungsdaten inner- und außerhalb von ERP, CRM und weiterer Datenquellen verglichen.

Nachdem Dokumente mit der automatischen Texterkennung ausgelesen wurden, werden sie zuverlässig an Ihr Archiv oder nachgelagerte Workflows übergeben.

Ihr Ansprechpartner

Philip Heinecke
Vertriebsleiter
Franz Weiß Geschäftsführer - BTK Befrachtungs- und Transportkontor GmbH

Unsere Mitarbeiter können nach beliebigen Schlüsselbegriffen wie Kundenname, Datum oder Adresse suchen und erhalten in Sekundenschnelle immer den kompletten Vorgang und damit auch den Auftragsstatus. Das erhöht nicht nur die Kundenzufriedenheit, sondern auch die Mitarbeitermotivation, weil die Arbeit zielsicher von der Hand geht.

Eingangsrechnungsverarbeitung / Workflow

Die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung beginnt da, wo die Beleglesung entscheidet, einen Beleg in den Workflow weiterzuleiten.

Stoppen Sie den Dokumentendschungel und erleben Sie Ihren Eingangsrechnungsprozess digital. Setzen Sie auf die richtige Lösung zur richtigen Zeit. Profitieren Sie von Effizienz- und Transparenzsteigerungen und gleichzeitigen Kosten- und Ressourceneinsparungen.

Starten Sie jetzt.

Die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung ist eine einfach bedienbare, sichere und elegante Lösung zur Erfassung, Prüfung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen, transparent und rechtskonform.

Der Einsatz ermöglicht es Ihnen

  • Durchlaufprozesse zu verkürzen,
  • Ihr Controlling zu verbessern,
  • durch schnellere und reibungslose Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen Aufwände zu reduzieren und
  • direkte Einsparungen durch das effektive Ziehen von Skonto zu nutzen.

Die Vorteile der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitungs-Software im Überblick

Transparenz

Alle Prozessbeteiligten haben die Möglichkeit, jederzeit den Status der Eingangsrechnungen einzusehen.

Rechtskonform

Gesetzliche Anforderungen der GoBD werden dank vollständiger Prozesshistorieverwaltung abgebildet und eingehalten.

Sicherheit

Vollmachts- und Vertretungsregeln können bei Urlaubs- oder Krankheitsfällen hinterlegt werden.

Standortunabhängig

Genießen Sie maximale Flexibilität durch die mobile Rechnungsfreigabe via Smartphone oder Tablet.

Planungssicherheit

Dank transparentem Überblick effektive Planung des Cash-Flows möglich – zu jeder Zeit.

Umweltfreundlich

Reduzieren Sie Ihren Papierverbraucht und die Anzahl Ihrer Aktenordner.

Kostenersparnis

Haben Sie jederzeit Skonto- und Mahnfristen im Visier.

In 5 Schritten zum optimierten Rechnungsbearbeitungs-Prozess:

1. Eingehende Rechnungen erfassen:

Unabhängig davon, wie die Rechnung im Unternehmen eintrifft – papierbasiert oder als PDF per E-Mail – die Lösung prüft die Konformität der Rechnung zur GoBD und ermittelt automatisch alle benötigten Rechnungsinhalte:

  • Rechnungskopf mit Kreditor,
  • Gesamtbetrag,
  • Rechnungsdatum sowie
  • alle einzelnen Rechnungspositionen.

2. Zur Prüfung und Freigabe per Workflow:

Der Prüfungs- und Freigabeprozess von Eingangsrechnungen kann standardisiert und trotzdem sehr flexibel an die Anforderungen eines Unternehmens und das eingesetzte ERP-/FiBu-System angepasst werden.

Eine automatisierte Zuordnung, effiziente Prüfung und schnelle Freigabe werden dabei unterstützt. Es besteht die Möglichkeit: 

  • Funktionsrollen in Fachabteilungen mit entsprechenden Berechtigungen zu definieren,
  • ebenso wie Vertreterrollen bei Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter.

3. Buchung und Ablage der Rechnungen:

Sobald die Rechnungsprüfung und Freigabe erfolgreich abgeschlossen wurden, erfolgt die Buchung der Eingangsrechnung.

Die Lösung übermittelt hierzu voll automatisiert alle notwendigen Daten an das eingesetzte ERP-System. Der definierte Prüfungsprozess wurde zu diesem Zeitpunkt bereits erfolgreich abgeschlossen, daher kann die Buchung und Zahlung der freigegebenen Rechnung im ERP-/FiBu-System ohne weitere Benutzeraktion stattfinden.

4. Prozessmonitoring:

Schaffen Sie Transparenz über die laufenden Vorgänge im elektronischen Eingangsrechnungsprozess. Das abteilungsübergreifende Prozessmonitoring unterstützt dabei,

  • potenzielle Störungen oder Verzögerungen frühzeitig zu erkennen,
  • ebenso wie das integrierte Eskalationsmanagement.

Sie haben ebenso die Möglichkeit, rückwirkend Informationen zur Prozesshistorie abgeschlossener Vorgänge abzurufen und auszuwerten.

5. Perfekter Überblick: Das Dashboard

Gleich auf der Startseite sieht der Anwender sein persönliches, von der Rolle abhängiges Dashboard, welches einen schnellen Überblick über alle relevanten Inhalte garantiert. Der Nutzer kann das Dashboard mithilfe einer Vielzahl von vordefinierten Gadgets frei konfigurieren, wodurch er genau die Informationen sieht, die er für die tägliche Arbeit benötigt.
Bei den Informationen kann es sich dabei unter anderem um

  • Aufgaben,
  • Termine,
  • neue oder zuletzt genutzte Objekte,
  • Favoriten oder
  • Unternehmenskennzahlen handeln.

All diese Kennzahlen lassen sich in grafischen Auswertungen darstellen.

Potenziale im Eingangsrechnungsprozess

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