Referenz Betonwerke Meier

Migration von EASY Enterprise.i auf EASY Archive

Während die Qualität in der Produktion der Betonwerke sprichwörtlich in Stein gehauen wird, ist in Management, Verkauf und Verwaltung die moderne Informationstechnik der Motor für erfolgreiches wirtschaftliches Handeln. Dazu gehört auch die bereits 15 Jahre zurückliegende Entscheidung, weg vom Papier und hin zum elektronischen Dokumentenmanagement für Eingangs- und Ausgangsrechnungen mit den anhängigen Papieren wie Angebote, Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine:

„Bei jährlich allein 120.000 Ausgangsrechnungen und 45.000 Eingangsrechnungen sowie an die 200.000 Lieferscheinen lagen die strategischen Gründe für die Einführung auf der Hand: Die Reduzierung von Papier sowie die Vereinfachung und Beschleunigung von Recherchen aufgrund von Kunden- oder Lieferantenanfragen“, erläutert Berthold Weiß, der bei den MEIER Betonwerken die IT- Abteilung leitet.

Die stetig wachsenden Datenvolumina, steigende Anforderungen an die Performance des Archiv-Systems und der Wunsch nach noch mehr Anwendungsmöglichkeiten erforderten nach 14 Jahren erfolgreicher Nutzung die Migration von dem mittlerweile in die Jahre gekommen EASY Enterprise.i auf die neue leistungsstärkere Version EASY Archive in Verbindung mit dem Recherche-Client EASY Documents und der Scan-Software Capture Plus. Die neue Lösung sollte zugleich auch zahlreiche Vereinfachungen und mehr Komfort für Administration sowie Anwender mit sich bringen und außerdem zukünftige Anwendungen wie zum Beispiel die E-Mail- Archivierung ermöglichen.

Ein weiteres Teilprojekt der Migration war die vereinfachte Archivanbindung der drei beteiligten Unternehmen:

• MEIER Betonwerke GmbH
• MEIER Baustoffe GmbH
• Striegl Baufachzentrum GmbH

„Mit EASY Archive und der neuen Scan- Software Capture Plus ist es nun möglich, ein Archiv für alle drei Firmen zu nutzen, weil das System aufgrund der eingelesenen Daten das Dokument automatisch abspeichert und auch bei der Recherche direkt aus dem ERP heraus wieder findet. Das ist nicht nur für die Anwender sehr komfortabel. Auch wenn wir seitens der IT-Abteilung an der Schnittstellenkonfiguration etwas ändern müssen, muss dies heute nur noch einmal für alle geschehen“, erklärt Weiß.

Mit dem neuen EASY Archive kann noch mehr wertvolle Arbeitszeit für sinnvollere Aufgaben eingesetzt werden, weil sowohl das Scannen als auch die Recherche noch schneller ablaufen. Zudem wirkt sich die erhöhte Servicequalität spürbar auf die Kundenzufriedenheit aus. Schließlich machen sich auch die Papier- und Platzersparungen bemerkbar, da keine neuen Belege mehr gedruckt und die alten Aktenschränke mit der Zeit abgebaut werden können.