Referenz Haas Group

Zentraler Blick aufs Ganze – auf Knopfdruck

Innovation und Weitblick: Mit dieser Strategie gelang es Xaver Haas, seine kleine Zimmerei zur Haas Group auszubauen, einem führenden Anbieter von Qualitätsprodukten rund ums Bauen. Seine Philosophie: Überregional präsent und zugleich vor Ort am Kunden. Um effizient zu wirtschaften und schnellen Kundendienst zu ermöglichen, führte die Haas Group ein zentrales Shared Service Center mit elektronischem Dokumentenmanagement ein. Für die digitale Archivierung der Eingangsrechnungen und die Vertragsverwaltung nutzt Haas ein EASY Archiv und EASY Contract, die von dem Straubinger ECM-Spezialisten HENRICHSEN4easy GmbH geplant, aufgebaut und in Betrieb genommen wurden

„In Europa zuhause - näher am Markt“ birgt nicht nur große Chancen, sondern bringt auch alle organisatorischen Herausforderungen verteilter Standorte mit sich. Das gilt vor allem für ein Unternehmen der Baubranche, das von der Holzleiste, die über den Groß- und Einzelhandel im B2B-Geschäft vertrieben wird, über Fertighäuser bis hin zur freigespannten Brettschichtholzkonstruktionen für eine Arena alle Kundenwünsche von Bauherren erfüllt.

All diese Herausforderungen erfolgreich zu meistern, ist für die Haas Group schon seit 2010 tägliche Routine. Denn im zentralen elektronischen Archiv findet jeder berechtigte Mitarbeiter von seinem Arbeitsplatz aus genau die Information, die er gerade braucht. „Neben den gerade genannten Vorteilen gab es noch einen weiteren Grund für den Aufbau des elektronischen Dokumentenmanagements, nämlich die Papierflut. Pro Monat erreichen uns 30.000 bis 40.000 Lieferantenrechnungen in 15 Produktions- und Vertriebsstandorten in sechs Ländern, dazu kommen im Durchschnitt rund 100 Vertragsdokumente zu den unterschiedlichsten Dienstleistungen. Da jede Rechnung zehn Jahre aufzubewahren ist, drohten die Archive zu platzen“, berichtet Tino Marißen, verantwortlicher Leiter Projektconsulting bei der Haas Group.

„Als im Jahr 2010 ein neuer Leiter Finance und Controlling ins Haus kam, bestand er gewissermaßen darauf, sowohl das Vertragsmanagement als auch die Eingangsrechnungsverwaltung zu digitalisieren. Aufgrund seiner eigenen guten Erfahrungen empfahl er die Dokumentenmanagement-Produkte aus dem Hause EASY und als Implementierungspartner den ECM-Spezialisten HENRICHSEN. Ziel war es, ein Shared Service Center mit zentralem Archiv einzurichten, das alle Dokumente langfristig revisionssicher speichert und von jedem Standort aus den webbasierten Zugriff auf Knopfdruck ermöglicht“, erinnert sich Marißen.

Weitere entscheidende Aspekte der marktführenden EASY-Lösung waren die Integrationsmöglichkeiten in alle erdenklichen ERP-Systeme und damit ein hohes Maß an die Zukunftsfähigkeit. Für HENRICHSEN sprachen vor allem die langjährig nachgewiesene Kompetenz für das elektronische Dokumentenmanagement und die regionale Nähe. „Zwar können Sie heute per Telefon und Fernwartung viele Aufgaben erledigen, aber in vielen Fällen, gerade am Anfang der Implementierungs- phase oder wenn kniffligere technische Fragen auftauchen, ist es doch am besten, wenn der Ansprechpartner schnell persönlich vor Ort ist“, betont Marißen.

Dezentral erfasst, zentral archiviert

Heute arbeiten rund 650 Mitarbeiter an den 15 Standorten mit dem System. Dazu gehören die Mitarbeiter, die sich um die Verträge kümmern, alle am Einkauf Beteiligten und die Kreditorenbuchhaltung, zur Ergebniskontrolle und Bildung von Rückstellungen auch das Controlling.

Planung: EASY Invoice und elektronische Bauakte

Stillstand ist Rückschritt, vor allem in den zunehmend automatisierten Geschäftsprozessen. Daher möchte Marißen für die Haas Group in naher Zukunft noch einige weitere Innovationen einführen: So soll die manuelle Eingabe der Rechnungsdaten auf automatische OCR- Erkennung umgestellt und mit EASY Invoice auch der gesamte Rechnungsdurchlauf automatisiert werden. Auch die elektronische Bauakte ist ein Projekt, das bereits auf der Agenda steht.