Elektronische Bestellanforderung -
Mit eBANF Anforderungs­prozesse digitalisieren und automatisieren

 

Die sichere Möglichkeit, Einsparpotenzial im Einkauf zu nutzen

Die Bedarfsanforderung und daran angeschlossene Prozesse finden sich in den meisten Unternehmen. Mitunter sind diese Abläufe noch nicht digitalisiert, was auch daran liegt, dass diese sehr individuell sind und außerhalb der üblichen Plattformen wie dem ERP-System beginnen.

Mit EASY eBanf steht Ihnen eine kompakte und flexible Lösung zur Verfügung, die genau für diese Prozesse konzipiert wurde. Elektronische Bedarfsanforderungen digitalisieren den gesamten Beschaffungsprozess ab dem ersten Schritt. Dies ist die Ermittlung eines konkreten Bedarfs an einem beliebigen Punkt im Unternehmen.

Mit EASY eBanf von diesen Punkten profitieren

  •  automatisierte Workflows
  •  zu jedem Zeitpunkt volle Transparenz für alle Beteiligten
  •  webbasierter Zugriff von jedem Ort aus

Wir bei HENRICHSEN4easy greifen auf EASY zurück, um bei Kunden die Digitalisierung der Bedarfsanforderung zu realisieren. Die Stärke dieser Lösung liegt in der Flexibilität. So ermöglicht das System die Erstellung von individuellen Workflows und somit einen hohen Grad an Automatisierung.

Mit EASY eBanf mehr Effizienz in der Beschaffung 

In Zeiten globalisierter Märkte kommt dem Beschaffungsmanagement in Unternehmen eine wichtige Rolle zu. Mit der EASY eBANF Lösung gehen Sie in Ihrer Einkaufsabteilung den ersten wichtigen Schritt in Richtung der Digitalisierung des Beschaffungsprozesses.

Und zwar dort, wo es am wichtigsten ist:

  • ganz am Anfang der Prozesskette,
  • bei der Bestellanforderung.

Denn wer hier die Anforderungen in die richtigen Bahnen leitet, hat in den Folgeprozessen weniger Aufwand und mehr Effizienz.

Oftmals setzt man bei der Bestellanforderung noch auf papierbasierte Prozesse und nimmt dabei alle Nachteile, die damit einhergehen in Kauf. Diese reichen von unabgestimmten Prozessen über lange Bearbeitungszeiten bis hin zur fehlenden Kostentransparenz.

Die eBANF umschifft diese Hindernisse und gibt Ihnen die Möglichkeit, mit einer einzigen Lösung den Prozess von der Bedarfsanforderung über die Angebotseinholung bis hin zur Bestellung digital abzubilden.

Ihr Ansprechpartner

Christopher Gaus
Head of Presales and Portfolio

Die Prozessschritte der eBANF

1. Bestellanforderung

Über ein Webformular kann unkompliziert eine Bedarfsanforderung erzeugt werden. Diese wird durch einen Genehmigungsworkflow an die zuständigen Stellen weitergeleitet. Die Prozessinformationen werden zentral in einer elektronischen Vorgangsakte abgelegt.

Und das Beste: der Benutzer hat zu jeder Zeit Zugriff auf den Status seiner Bedarfsanforderung und mehr Transparenz im Bestellprozess.

2. Angebot

Nach Genehmigung der Bedarfsanforderung kann der Einkauf bei verschiedenen potenziellen Lieferanten Angebote anfordern. Diese Anfragen können automatisiert aus dem Bedarfsvorgang mit entsprechenden Vorlagen und Textbausteinen erzeugt werden. Die Anfragen sowie die eingehenden Angebote können am Bedarfsvorgang angebunden werden.

Somit sind jederzeit alle Informationen an einem Ort gespeichert, was die Entscheidungsfindung enorm erleichtert.

3. Bestellung

Bestellungen auf Grundlage einer Bedarfsmeldung werden im Regelfall über ein ERP- bzw. Warenwirtschaftssystem ausgelöst. Die Bestellung kann automatisch bzw. mit einem Mausklick aus der Bestellanforderung heraus erfolgen. Synchron hierzu wandelt sich die bisherige Bedarfsakte zu einer Bestellakte.

Nun stehen die gesamte Dokumentensammlung und alle Prozessinformationen im weiteren Prozessverlauf z.B. für die Rechnungsprüfung oder Rückfragen/Reklamationen zentral zur Verfügung.

Ihre Vorteile mit einer elektronischen Bestellanforderung

Die elektronische Bedarfsanforderung ist schnell zu implementieren und vereint die Bedarfsmeldung mit der Angebotseinholung und den Bestellungen.

Steigerung der Transparenz

Alle Prozessbeteiligten haben die Möglichkeit, jederzeit den Status der Bedarfsanforderung einzusehen.

Verkürzung der Bearbeitungszeiten

Papierbasierte Bedarfsmeldungen wurden von der eBANF abgelöst und damit auch die langwierige Suche nach Dokumenten oder das Ablegen nach Abschluss eines Vorgangs.

EASY eBANF als Webclient

Damit auch mobil vom Smartphone oder Tablet aus Bedarfsmeldungen bearbeitet werden können, gibt es eBANF als Webclient. Das garantiert auch ein standortunabhängiges Arbeiten.

Sicherstellung der Compliance

Dank automatischer Einhaltung von internen Richtlinien und rechtlichen Vorgaben kein Problem.

Intelligente Workflows

Im gesamten Bestellprozesse gibt es viele Funktionen, die durch das integrierte Workflow-Management genutzt werden können.

Vertreterfunktion

Definierte Workflows ermöglichen eine automatisierte Übergabe an vorab festgelegte Vertreter.

Schnelle Implementierung

EASY eBANF gibt es als Komplettpaket & Bausteinsystem und stellt damit keine Schwierigkeiten bei der Implementierung dar.

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Unser HENRICHSEN4easy Team wird sich so schnell wie möglich bei Ihnen melden!

Die Bedarfsanforderung – ein zentraler Prozess der Unternehmensstruktur

Beschaffungsprozesse finden sich in unterschiedlichsten Formen in Ihrem Unternehmen. Dies beginnt bei kleinen Beschaffungen wie neuen USB-Speichern für die Mitarbeitenden und reicht bis zu Investitionen in neue Maschinen oder sogar zu noch größeren Projekten. Wenn Sie es schaffen, ein System zu finden, mit dem Sie alle diese Abläufe einheitlich auf einer Plattform unterbringen, vereinfachen Sie diese Abläufe deutlich. An diesem Punkt kommt die Bedarfsanforderung ins Spiel.

EASY ist genau auf diesen Aufgabenbereich ausgelegt. Es erlaubt die Digitalisierung der Bedarfsanforderung. Damit legen Sie die Basis, um Prozesse in diesem Bereich einheitlich zu gestalten und geben Ihren Mitarbeitenden ein System, mit dem sie diese Anforderungen einfach stellen.

Mit EASY Banf eine Anforderung erstellen

Im praktischen Einsatz zeigt die Lösung die Stärken. Das beginnt beim einfachen Zugriff auf die Plattform. Dieser ist selbst mit einem Smartphone möglich, da EASY webbasiert ist und im Browser läuft. Somit ist auch keine Installation auf den Systemen in Ihrem Betrieb erforderlich.

Wenn Ihre Mitarbeitenden eine Banf erstellen und abschicken, wird diese direkt an die zuständige Person weitergeleitet. Hier können Sie konfigurieren, welche Personen oder Abteilungen für die Bearbeitung der Banf zuständig sind. Das geht so weit, dass es die Option gibt, anhand des Inhalts der Banf diese an unterschiedliche oder auch mehrere Personen weiterzuleiten. Somit verkürzt sich die Bearbeitungszeit, da die Anforderung sofort bei dem korrekten Mitarbeitenden ist.

Zudem bleibt die Anforderung im System aktiv und begleitet digital den Fortschritt. So informiert das System alle Beteiligten über den aktuellen Status. Der Mitarbeitende, der die Anforderung eingereicht hat, kann so jederzeit selbst den Zustand prüfen. So ist sofort sichtbar, ob die Anforderung geprüft und bewilligt wurde, die Bestellung getätigt oder sogar schon eingetroffen ist. Das sorgt für Transparenz und macht Nachfragen in der Einkaufsabteilung überflüssig.

Die Bedarfsanforderung im Formular – unkompliziert und schnell

Eine zentrale Funktion von EASY ist die Möglichkeit, Formulare für die Bedarfsanforderung zu erstellen. Hier haben Sie die individuelle Freiheit, die Inhalte an Ihre Bedürfnisse anzupassen. So gibt es die Option, in dem Formular der Bedarfsanforderung bestimmte Punkte für die Auswahl zu konfigurieren.

Hinterlegt werden vor allem Waren und Leistungen, die in dieser Form immer wieder benötigt werden, sodass wenn einer Ihrer Mitarbeitenden eine Banf erstellen will, direkt eine Auswahl an Optionen erhält.

Wollen auch Sie in Zukunft die Prozesse im Bereich der Beschaffung digitalisieren und von den Vorteilen der elektronischen Banf profitieren? Sprechen Sie uns bei HENRICHSEN4easy an – wir individualisieren eine Lösung auf Basis von EASY eBanf für Sie.

Elektronische Banf von HENRICHSEN4easy – diese Leistungen bieten wir Ihnen

  • individuelle Lösung auf Basis von EASY eBanf
  • Unterstützung bei der Erstellung eigener Workflows
  • Integration in Ihr ERP- oder Warenwirtschaftssystem

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Die elektronische Bedarfsanforderung

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