Enterprise Content Management – wir leben EASY

Geschäftsprozesse per Enterprise Content Management System digitalisieren und optimieren - MIT HENRICHSEN4EASY

Im Vordergrund steht die Optimierung aller dokumentenbasierten Prozesse. Das etablierte Produktportfolio der EASY Software AG bietet hierfür ideale Lösungen für den gehobenen Mittelstand. Der Fokus liegt auf Standard-Lösungen zur elektronischen Archivierung von Belegen und Daten in elektronischen Akten sowie dem Management von Dokumenten und Inhalten.

Zudem umfasst das EASY-Produktportfolio die nahtlos integrierten Archivierungslösungen im Umfeld ausgewählter Standardsoftware, wie Microsoft Dynamics AX/NAV, SAP oder Microsoft Office.

Was wir tun

Enterprise Content- und Dokumentenmanagement sind unsere Kernkompetenz – seit über 30 Jahren. Auf Basis der Lösungspalette der EASY Software AG in Verbindung mit unserer Beratungskompetenz helfen wir unseren Kunden, die richtigen, zukunftsorientierten IT-Entscheidungen zu treffen. Im Mittelpunkt steht die Optimierung dokumentenzentrierter Prozesse durch Digitalisierung und das Für und Wider zwischen On-Premises-, Cloud- oder Hybridbetrieb richtig abzuwägen.

Was kann eine Enterprise Content Management Software?

Eine ECM-Software ist eine ganzheitliche Lösung, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Daten und Dokumente in einem zentralen System zu verwalten. Mit einer ECM-Lösung können Unternehmen alle Arten von Inhalten, einschließlich Dokumente, E-Mails, Bilder und Videos, auf einer zentralen Plattform speichern und verwalten. ECM-Systeme ermöglichen es Unternehmen auch, ihre Inhalte schnell zu finden, zu teilen und zu bearbeiten, was die Zusammenarbeit und Effizienz in einer Organisation verbessert.

Warum ist Unternehmensinhaltemanagement wichtig für ein Unternehmen?

Unternehmensinhaltemanagement ist ein wichtiger Aspekt für jedes Unternehmen. Ohne ein effektives ECM-System kann es schwierig sein, Dokumente und Daten sicher und effektiv zu verwalten. Dies kann zu Problemen wie Verzögerungen, Fehler und Compliance-Problemen führen.

Eine effektive ECM-Lösung ermöglicht es Unternehmen, ihre Daten und Dokumente effektiv zu verwalten und auf sie zuzugreifen. Dies verbessert die Effizienz und Produktivität im Unternehmen und reduziert das Risiko von Compliance-Problemen und Datenschutzverletzungen.

Wie ist ein ECM-System aufgebaut? Was sind die Komponenten eines ECM-Systems?

Ein ECM-System besteht aus verschiedenen Komponenten, die zusammenarbeiten, um eine effektive Dokumentenverwaltung zu gewährleisten. Zu den Hauptkomponenten eines ECM-Systems gehören die folgenden:

• Dokumentenmanagement (DMS):
  Das DMS dient zur Erfassung, Verwaltung und Speicherung von Dokumenten. Es ermöglicht den Benutzern, Dokumente einfach zu finden, zu bearbeiten und zu teilen. Es ist auch in der Lage, Dokumente basierend auf ihren Inhalten zu klassifizieren und zu organisieren.
• Digitale Signaturen:
  Durch die digitale Signatur können Dokumente elektronisch unterzeichnet und damit rechtlich bindend gemacht werden. Die digitale Signatur trägt somit auch zur Verbesserung der Compliance bei und erhöht die Sicherheit von Dokumenten. Darüber hinaus kann die digitale Signatur dazu beitragen, den Prozess der Unterzeichnung von Dokumenten zu beschleunigen und zu vereinfachen, was wiederum die Effizienz von Geschäftsprozessen verbessert.
• Records Management:
  Records Management ist dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass Unternehmensaufzeichnungen ordnungsgemäß verwaltet werden, um die Einhaltung von Compliance-Richtlinien zu gewährleisten. Es ermöglicht auch die Archivierung und Aufbewahrung von Aufzeichnungen, um die Compliance zu gewährleisten.
• Workflow-Automatisierung:
  Diese Komponente ist dafür verantwortlich, Geschäftsprozesse zu automatisieren, um die Effizienz im Unternehmen zu verbessern. Es kann Workflow-Regeln erstellen und Aufgaben automatisch an die entsprechenden Benutzer weiterleiten.
• Collaboration-Tools:
  Diese Tools sind nötig, um die Zusammenarbeit zwischen den Benutzern zu verbessern. Hierbei sind Tools zur Echtzeitkommunikation, gemeinsame Nutzung von Dokumenten und andere Zusammenarbeitstools gemeint.
• Suche und Analyse:
  Diese Komponente sorgt dafür, die Suche nach bestimmten Inhalten innerhalb des ECM-Systems zu ermöglichen. Es kann auch Analysen und Berichte über die Nutzung des ECM-Systems erstellen.

Insgesamt ist ein ECM-System eine ganzheitliche Lösung, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Dokumente und Daten effektiv zu verwalten, Compliance-Richtlinien einzuhalten und Geschäftsprozesse zu automatisieren.