Enterprise Content Management – wir leben EASY

 

Grafik - Roter Hintergrund mit Netzstruktur | © HENRICHSEN4easy GmbH

Geschäftsprozesse per Enterprise Content Management System digitalisieren und optimieren - MIT HENRICHSEN4EASY

Im Vordergrund steht die Optimierung aller dokumentenbasierten Prozesse. Das etablierte Produktportfolio der EASY Software AG bietet hierfür ideale Lösungen für den gehobenen Mittelstand. Der Fokus liegt auf Standard-Lösungen zur elektronischen Archivierung von Belegen und Daten in elektronischen Akten sowie dem Management von Dokumenten und Inhalten.

Zudem umfasst das EASY-Produktportfolio die nahtlos integrierten Archivierungslösungen im Umfeld ausgewählter Standardsoftware, wie Microsoft Dynamics AX/NAV, SAP oder Microsoft Office.

Was wir von HENRICHSEN4easy tun

Nur mit einer leistungsfähigen IT im Rücken schaffen es Unternehmen, sich auf Basis ihrer digitalen und optimierten Geschäftsprozesse Wettbewerbsvorteile zu erarbeiten. Und genau daran arbeiten wir – gemeinsam mit unseren Kunden.

Was wir tun

Enterprise Content- und Dokumentenmanagement sind unsere Kernkompetenz – seit über 30 Jahren. Auf Basis der Lösungspalette der EASY Software AG in Verbindung mit unserer Beratungskompetenz helfen wir unseren Kunden, die richtigen, zukunftsorientierten IT-Entscheidungen zu treffen. Im Mittelpunkt steht die Optimierung dokumentenzentrierter Prozesse durch Digitalisierung und das Für und Wider zwischen On-Premises-, Cloud- oder Hybridbetrieb richtig abzuwägen.

Was kann eine Enterprise Content Management Software?

Eine ECM-Software ist eine ganzheitliche Lösung, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Daten und Dokumente in einem zentralen System zu verwalten. Mit einer ECM-Lösung können Unternehmen alle Arten von Inhalten, einschließlich Dokumente, E-Mails, Bilder und Videos, auf einer zentralen Plattform speichern und verwalten. ECM-Systeme ermöglichen es Unternehmen auch, ihre Inhalte schnell zu finden, zu teilen und zu bearbeiten, was die Zusammenarbeit und Effizienz in einer Organisation verbessert.

Und was sind die wichtigsten Vorteile einer ECM-Lösung?

Es gibt viele Vorteile, die eine ECM-Lösung für ein Unternehmen bieten kann. Hier sind einige der wichtigsten:

Effizienz

ECM-Lösungen können die Effizienz in einem Unternehmen erheblich verbessern, indem sie die Prozesse für die Verwaltung von Inhalten und Dokumenten automatisiert. Mit einer ECM-Lösung können Mitarbeiter schnell und einfach auf Informationen zugreifen und diese bearbeiten, was zu einer schnelleren Entscheidungsfindung und einem effektiveren Arbeitsablauf führt.

Sicherheit

Eine ECM-Lösung bietet ein hohes Maß an Sicherheit für Unternehmensdaten und Dokumente. Durch die Verwendung von Verschlüsselung und Zugriffskontrollen können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Daten geschützt sind und nur von autorisierten Benutzern abgerufen werden können.

Compliance

Unternehmen müssen sich an eine Vielzahl von Vorschriften und Bestimmungen halten, insbesondere wenn es um die Verwaltung von Daten geht. Eine ECM-Lösung kann helfen, die Einhaltung dieser Vorschriften sicherzustellen, indem sie automatisch Aufzeichnungen führt und Revisionen von Dokumenten erstellt.

Kosteneinsparungen durch Automatisierung:

Eine ECM-Lösung kann dazu beitragen, die Kosten im Unternehmen zu senken, indem sie die manuelle Verwaltung von Dokumenten und Inhalten reduziert. Durch die Automatisierung von Prozessen können Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen und gleichzeitig die Genauigkeit und Effizienz verbessern.

Warum ist Unternehmensinhaltemanagement wichtig für ein Unternehmen?

Unternehmensinhaltemanagement ist ein wichtiger Aspekt für jedes Unternehmen. Ohne ein effektives ECM-System kann es schwierig sein, Dokumente und Daten sicher und effektiv zu verwalten. Dies kann zu Problemen wie Verzögerungen, Fehler und Compliance-Problemen führen.

Eine effektive ECM-Lösung ermöglicht es Unternehmen, ihre Daten und Dokumente effektiv zu verwalten und auf sie zuzugreifen. Dies verbessert die Effizienz und Produktivität im Unternehmen und reduziert das Risiko von Compliance-Problemen und Datenschutzverletzungen.

 

Wie ist ein ECM-System aufgebaut? Was sind die Komponenten eines ECM-Systems?

Ein ECM-System besteht aus verschiedenen Komponenten, die zusammenarbeiten, um eine effektive Dokumentenverwaltung zu gewährleisten. Zu den Hauptkomponenten eines ECM-Systems gehören die folgenden:

  • Dokumentenmanagement (DMS):
    Das DMS dient zur Erfassung, Verwaltung und Speicherung von Dokumenten. Es ermöglicht den Benutzern, Dokumente einfach zu finden, zu bearbeiten und zu teilen. Es ist auch in der Lage, Dokumente basierend auf ihren Inhalten zu klassifizieren und zu organisieren.
  • Digitale Signaturen:
    Durch die digitale Signatur können Dokumente elektronisch unterzeichnet und damit rechtlich bindend gemacht werden. Die digitale Signatur trägt somit auch zur Verbesserung der Compliance bei und erhöht die Sicherheit von Dokumenten. Darüber hinaus kann die digitale Signatur dazu beitragen, den Prozess der Unterzeichnung von Dokumenten zu beschleunigen und zu vereinfachen, was wiederum die Effizienz von Geschäftsprozessen verbessert.
  • Records Management:
    Records Management ist dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass Unternehmensaufzeichnungen ordnungsgemäß verwaltet werden, um die Einhaltung von Compliance-Richtlinien zu gewährleisten. Es ermöglicht auch die Archivierung und Aufbewahrung von Aufzeichnungen, um die Compliance zu gewährleisten.
  • Workflow-Automatisierung:
    Diese Komponente ist dafür verantwortlich, Geschäftsprozesse zu automatisieren, um die Effizienz im Unternehmen zu verbessern. Es kann Workflow-Regeln erstellen und Aufgaben automatisch an die entsprechenden Benutzer weiterleiten.
  • Collaboration-Tools:
    Diese Tools sind nötig, um die Zusammenarbeit zwischen den Benutzern zu verbessern. Hierbei sind Tools zur Echtzeitkommunikation, gemeinsame Nutzung von Dokumenten und andere Zusammenarbeitstools gemeint.
  • Suche und Analyse:
    Diese Komponente sorgt dafür, die Suche nach bestimmten Inhalten innerhalb des ECM-Systems zu ermöglichen. Es kann auch Analysen und Berichte über die Nutzung des ECM-Systems erstellen.

Insgesamt ist ein ECM-System eine ganzheitliche Lösung, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Dokumente und Daten effektiv zu verwalten, Compliance-Richtlinien einzuhalten und Geschäftsprozesse zu automatisieren.

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Unser HENRICHSEN4easy Team wird sich so schnell wie möglich bei Ihnen melden!

Für folgende Geschäftsprozesse bieten wir Ihnen digitale Lösungen an

Wir von HENRICHSEN4easy bieten Ihnen die passende Lösung und integrieren diese in Ihre bestehenden Prozesse. So schaffen wir Transparenz, sorgen für Kosteneinsparungen und Zukunftssicherheit.

Die HENRICHSEN4easy - den Kunden im Fokus

Einstellung

Leidenschaft, Verantwortung und Exzellenz prägen unsere Arbeitsweise.

Ergebnisorientierung

Wir liefern Ergebnisse: Geschäftsprozesse gezielt mit intelligenten Digitalisierungs-modulen optimieren.

Knowhow

Branchen-Knowhow gekoppelt mit tiefem Prozess-Knowhow ist die Basis für erfolgreiche Digitalisierungs-Projekte.

Beratung

Vor der Umsetzung setzen wir immer die ausführliche Analyse und Beratung mit Blick auf das zu erreichende Ergebnis.

Rechtskonform

Unsere Lösungen berücksichtigen immer die Anforderungen aus den relevanten betriebswirtschaftlichen und rechtlichen Bereichen.

Der Faktor Mensch

In Projekten entsteht der Erfolg durch die synergetische Kooperation unserer Mitarbeiter mit denen unserer Kunden.

News, Webinare und Events der HENRICHSEN4easy

Um dem Wachstum und den ständig neuen Herausforderungen im Markt gerecht zu werden, müssen auch Strukturen angepasst werden. Dafür haben wir unsere Führungsmannschaft erweitert und sind stolz, zwei langjährige Mitarbeitende als neue Führungskräfte bei der HENRICHSEN4easy GmbH in Ihren neuen Rollen beglückwünschen zu dürfen!

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In der Homebase Straubing wurden Projekte Revue passiert und Weichen für das neue Jahr gestellt. Ein Jahresauftakt mit vielen Emotionen!

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Die Melzer Tiefkühlkost GmbH ist ein inhabergeführtes, mittelständisches Unternehmen und seit 1985 im oberfränkischen Hof an der Saale ansässig. Mit der Beauftragung der digitalen Aktenlösungen in verschiedenen Abteilungen im Unternehmen werden die Digitale Personalakte, Digitale Verkaufsakte, Digitale Lieferantenakte, Digitale Maschinenakte eingeführt.

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Die HENRICHSEN Gruppe zählt erstmals zu den 100 „Deutschlands Beste Arbeitgeber 2022“

Hier haben wir Platz 11 in der Kategorie „101-500 Mitarbeiter“ belegt!

In diesem Jahr wurden wir zudem erneut in den Kategorien ausgezeichnet!

  • Bayerns Beste Arbeitgeber 2022
  • Beste Arbeitgeber in der ITK 2022

 

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