Digitales Dokumentenmanagement

Moderne Lösungen für das digitale Dokumentenmanagement erleichtern den Informationsfluss

 

Roter Banner mit Icon für den Geschäftsbereich Dokumentenmanagement | © HENRICHSEN4easy GmbH

Briefe, Rechnungen, Verträge und andere Unterlagen erzeugen einen enormen Aufwand in der Administration. Eine effiziente Verwaltung der Dokumente sorgt dafür, dass Sie den manuellen Arbeitsaufwand deutlich reduzieren und gleichzeitig den Überblick über alle Informationen im Unternehmen behalten. Inzwischen gibt es digitale und smarte Lösungen für das Dokumentenmanagement wie EASY DMS von HENRICHSEN4easy. Diese Software übernimmt die komplette Verwaltung aller Dokumente in Ihrem Unternehmen.

Die Vorteile eines DMS wie EASY DMS

  •  zentraler Posteingang für alle Kommunikationskanäle
  •  ortsunabhängiger Zugriff auf alle Dokumente
  • revisionssichere Archivierung

Elektronisches Dokumentenmanagement – Struktur und Prozesssicherheit für Ihre Daten und Dokumente

Nehmen Sie das Steuer in die Hand. Treiben Sie die digitale Transformation in Ihrem Unternehmen voran. Machen Sie den ersten Schritt und digitalisieren Sie Ihr Dokumentenmanagement: Egal ob digitaler Posteingang, digitale Aktenführung, digitales Qualitätsmanagement, digitales Dokumentenmanagement oder digitale Archivierung.

Jedes Unternehmen arbeitet mit analogen und digitalen Dokumenten – sie werden erfasst, bearbeitet, abgelegt, an Mitarbeiter verteilt und schlussendlich archiviert. Um die Tagesaufgaben bewältigen zu können gehört dies natürlich zu Ihrem Alltag.

Aber wie wäre es, wenn dies von nun an nicht mehr papierbasiert geschieht? Sich die abzulegenden Akten nicht mehr in Papierablagen am Schreibtisch türmen? Sich niemand mehr auf die langwierige Suche nach Dokumenten aller Art machen muss, weil transparent auf einen Blick der Aufenthaltsort bestimmt werden kann? Und im gleichen Atemzug entfallen wenig motivierende Tätigkeiten für Ihre Mitarbeiter, die heute genervt von Medienbrüchen auf moderne, digitale Lösungen hoffen!

Sparen Sie Zeit, erhöhen Sie die Transparenz und verschaffen Sie sich einen Überblick, mit klaren, digitalen Prozesslösungen.

Ein digitales Dokumentenmanagementsystem schafft Abhilfe für die Probleme mit papierbasierten Prozessen und trägt einen gewaltigen Schritt dazu bei, auch in Ihrem Unternehmen die digitale Transformation Einzug halten zu lassen.

Ihr Ansprechpartner

Reinhard Eidelsburger
Teamleiter Projekte

Das Dokumentenmanagement mit EASY DMS

 

Das elektronische Dokumentenmanagement gelingt mithilfe von speziell für diesen Zweck konzipierter Software. HENRICHSEN4easy mit Sitz in Straubing bietet Ihnen EASY DMS als zentrale und vollständige Lösung für die digitale Verwaltung von Dokumenten an. Dieses DMS bietet Ihnen vom digitalen Posteingang über die Möglichkeit zur Digitalisierung von Unterlagen bis hin zur gesetzeskonformen Archivierung alle Funktionen, die Sie als Unternehmen bei einem solchen System benötigen.

Alle Informationen in Ihrem Unternehmen laufen dann über dieses DMS. Jeder Mitarbeitende hat einen eigenen digitalen Posteingang. Alle Vorgänge sind digital archiviert und über virtuelle Akten gebündelt. Die zentrale Suchfunktion stellt sicher, dass Sie alle Informationen jederzeit abrufen können. Dabei ist der Zugriff über das Internet von jedem Ort möglich. Damit ist ein DMS die ideale Ergänzung zu einer modernen Arbeitsumgebung mit Homeoffice und Mobile Work.

Die All in one Lösung – Management aller Dokumente, Akten, Workflows inklusive revisionssicherer Archivierung

Verwalten Sie alles was gerade so anfällt: Digitalisierte Papierdokumente, elektronische Dokumente ebenso wie alle Daten, die intern im Unternehmen entstehen – mit EASY DMS – unserem Dokumentenmanagement System mit System.

Nutzen Sie die Software-Lösung für Ihr DMS als neue Ablage:

Geschäftsvorgänge werden all in one mit den entsprechenden Dokumenten und Daten verbunden. Sie haben damit eine zentrale Basis geschaffen, aus der jeder Mitarbeiter die für ihn relevanten Informationen abgreifen kann.

Legen Sie alles in EASY DMS ab:

  • Kunden- und Lieferantenakten
  • Schadensvorgänge
  • Projektakten
  • Einkaufsakten

Das papierlose Büro mit einem DMS realisieren

Ein vollständig papierloses Büro ist der nächste Schritt der Digitalisierung. Für das Konzept des papierlosen Büros ist das DMS der entscheidende Faktor. Diese Software ermöglicht es, in allen Bereichen auf Papier zu verzichten. Sie haben keinerlei Papierdokumente und Akten mehr im Unternehmen. Auch das Archiv ist komplett digitalisiert und im DMS gespeichert. Gehen noch Unterlagen in Papierform ein, erfolgt direkt eine Digitalisierung mit anschließender Integration ins DMS.

In der Praxis zeigen sich die Vorteile eines papierlosen Büros. Prozesse laufen schneller, Vorgänge finden Sie innerhalb von Sekunden und die Kosten in der Verwaltung sinken. Außerdem lässt sich dann an der Prozessautomatisierung arbeiten. Auch hierfür bringt EASY DMS bereits die passenden Funktionen mit. Sie können Schritt für Schritt das Konzept ausbauen, zum Beispiel mit einer digitalen und automatischen Eingangsrechnungsverarbeitung oder automatisierten P2P-Prozessen.

Software Vertragsmanagement als Teil des Dokumentenmanagements

Das DMS und daran angeschlossene Erweiterungen sind für viele Teilbereiche der Verwaltung ausgelegt. Einer dieser speziellen Lösungen ist EASY Contract für das Vertragsmanagement. Diese Software für das Vertragsmanagement übernimmt alle Aufgaben, die im Zusammenhang mit Kontrakten in Ihrem Unternehmen stehen.

Die Software für das Vertragsmanagement ist ebenfalls in Ihre IT-Landschaft integriert. Das erlaubt einen Datentransfer und Abgleich mit anderen Quellen. Weiterhin erstellen Sie mit der Software Vorlagen für Verträge mit Ihren Kunden. So beschleunigen Sie den Abschluss von neuen Verträgen und haben immer eine rechtssichere Formatvorlage parat.

Das Vertragsmanagement übersichtlich und transparent gestalten

 

Mit einer digitalen Lösung für das Vertragsmanagement automatisieren Sie viele Abläufe in diesem Bereich. Dazu gehört zum Beispiel die automatische Kontrolle von Fristen. Die Software erkennt diese automatisch und erinnert Sie rechtzeitig vor Ablauf der Vertragsfrist, dass eine Aktion notwendig ist.

Außerdem bringt die Software Struktur in Ihre Verträge. Das zentrale Dashboard gibt jederzeit einen übersichtlichen Einblick in die Vertragssituationen. Sie können hier Informationen suchen und sortieren. Auf dem Weg finden Sie Verträge mit bestimmten Partnern oder zu spezifischen Leistungen sowie die Konditionen.

Leistungen von HENRICHSEN4easy im Bereich des Dokumentenmanagements

  • Dokumentenmanagementsystem auf Basis von EASY DMS

  • Lösungen für die Integration in SAP

  • individuelle Erweiterung durch Module wie EASY Invoice

Kundenstimmen der Vitafy GmbH

Automatisierung & Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung

  • Schnelles und komplexes Wachstum
  • Implementierung von EASY Invoice
  • Starkes Wachstum und höhere Anforderungen an Datenaufbereitung
  • Controlling zu jeder Zeit in real-time
Grafik - Laptop Frame

Lösungen für das Dokumentenmanagement - DMS

LOB Teaser - Dokumentenmanagement

Finden Sie alle Unternehmensdaten auf Anhieb: orts- und zeitunabhängig rechtskonform archivieren.

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Klassifizieren Sie maschinell Ihren Posteingang – Papier und E-Mail – und lassen Sie ein System die Vorgänge in die Fachabteilungen routen.

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Bilden Sie Strukturen in Echtzeit, um fallbezogen per Mausklick auf eine Auswahl von Dokumenten und Daten zuzugreifen.

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Ihr Nutzen durch ein digitales Dokumentenmanagement-System

Orts- und Zeitunabhängig

Informationen stehen überall zur Verfügung.

Innerbetriebliche Zusammenarbeit erhöhen

Gemeinsame Nutzung durch zentrale Ablage.

Prozessoptimierung

Einfaches Finden und Weiterverarbeitungen von Dokumenten aller Art.

Erhöhung der Transparenz

Jeder findet die für ihn relevanten Informationen schnell & einfach.

Protokollierung

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, alle Tätigkeiten nachzuvollziehen.

Zentrale Administration

Es besteht kaum Pflegeaufwand für Ihr Dokumentenmanagement-System (DMS).

Rechtekonzept

Ihre abgelegten Dokumente befinden sich dank revisionssicherer Archivierung in Sicherheit.

Wollen Sie mehr zum Thema Dokumentenmanagement erfahren?
Unser HENRICHSEN4easy Team wird sich so schnell wie möglich bei Ihnen melden!

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News, Webinare und Events im Bereich Dokumentenmanagement

Die Melzer Tiefkühlkost GmbH ist ein inhabergeführtes, mittelständisches Unternehmen und seit 1985 im oberfränkischen Hof an der Saale ansässig. Mit der Beauftragung der digitalen Aktenlösungen in verschiedenen Abteilungen im Unternehmen werden die Digitale Personalakte, Digitale Verkaufsakte, Digitale Lieferantenakte, Digitale Maschinenakte eingeführt.

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Digitalisierung ist kein Trend, sondern eine Aufgabe. Die Frage, welche Innovationen und Zukunftstechnologien 2022 im Dokumentenmanagement und ECM den Ton angeben, ist nicht mit einem Satz zu beantworten. Sicher aber ist: Informationstechnologien und Dokumentenmanagementlösungen beschleunigen auch im neuen Jahr Geschäftsprozesse und führen zu Kostenreduktion und mehr Transparenz in Unternehmen.

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Kennen Sie das? Sie arbeiten mit vielen Verträgen, die sich auf Ihrem Schreibtisch stapeln und Ihnen das Gefühl geben, in Arbeit zu ersticken?
Wir kennen das! Daher hat sich unsere Geschäftsführung dazu entschlossen, neben unserer firmenweiten Digitalisierungs-Strategie EASY Contract als zusätzliche Lösung einzuführen.

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