Moderne Lösungen für das digitale Dokumentenmanagement erleichtern den Informationsfluss

Das Dokumentenmanagement mit EASY DMS

Das elektronische Dokumentenmanagement gelingt mithilfe von speziell für diesen Zweck konzipierter Software. HENRICHSEN4easy mit Sitz in Straubing bietet Ihnen EASY DMS als zentrale und vollständige Lösung für die digitale Verwaltung von Dokumenten an. Dieses DMS bietet Ihnen vom digitalen Posteingang über die Möglichkeit zur Digitalisierung von Unterlagen bis hin zur gesetzeskonformen Archivierung alle Funktionen, die Sie als Unternehmen bei einem solchen System benötigen.

Alle Informationen in Ihrem Unternehmen laufen dann über dieses DMS. Jeder Mitarbeitende hat einen eigenen digitalen Posteingang. Alle Vorgänge sind digital archiviert und über virtuelle Akten gebündelt. Die zentrale Suchfunktion stellt sicher, dass Sie alle Informationen jederzeit abrufen können. Dabei ist der Zugriff über das Internet von jedem Ort möglich. Damit ist ein DMS die ideale Ergänzung zu einer modernen Arbeitsumgebung mit Homeoffice und Mobile Work.

Die All in one Lösung – Management aller Dokumente, Akten, Workflows inklusive revisionssicherer Archivierung

Verwalten Sie alles was gerade so anfällt: Digitalisierte Papierdokumente, elektronische Dokumente ebenso wie alle Daten, die intern im Unternehmen entstehen – mit EASY DMS – unserem Dokumentenmanagement System mit System.

Nutzen Sie die Software-Lösung für Ihr DMS als neue Ablage:

Geschäftsvorgänge werden all in one mit den entsprechenden Dokumenten und Daten verbunden. Sie haben damit eine zentrale Basis geschaffen, aus der jeder Mitarbeiter die für ihn relevanten Informationen abgreifen kann.

Legen Sie alles in EASY DMS ab:

• Kunden- und Lieferantenakten
• Schadensvorgänge
• Projektakten
• Einkaufsakten

Das papierlose Büro mit einem DMS realisieren

Ein vollständig papierloses Büro ist der nächste Schritt der Digitalisierung. Für das Konzept des papierlosen Büros ist das DMS der entscheidende Faktor. Diese Software ermöglicht es, in allen Bereichen auf Papier zu verzichten. Sie haben keinerlei Papierdokumente und Akten mehr im Unternehmen. Auch das Archiv ist komplett digitalisiert und im DMS gespeichert. Gehen noch Unterlagen in Papierform ein, erfolgt direkt eine Digitalisierung mit anschließender Integration ins DMS.

In der Praxis zeigen sich die Vorteile eines papierlosen Büros. Prozesse laufen schneller, Vorgänge finden Sie innerhalb von Sekunden und die Kosten in der Verwaltung sinken. Außerdem lässt sich dann an der Prozessautomatisierung arbeiten. Auch hierfür bringt EASY DMS bereits die passenden Funktionen mit. Sie können Schritt für Schritt das Konzept ausbauen, zum Beispiel mit einer digitalen und automatischen Eingangsrechnungsverarbeitung oder automatisierten P2P-Prozessen.

Software Vertragsmanagement als Teil des Dokumentenmanagements

Das DMS und daran angeschlossene Erweiterungen sind für viele Teilbereiche der Verwaltung ausgelegt. Einer dieser speziellen Lösungen ist EASY Contract für das Vertragsmanagement. Diese Software für das Vertragsmanagement übernimmt alle Aufgaben, die im Zusammenhang mit Kontrakten in Ihrem Unternehmen stehen.

Die Software für das Vertragsmanagement ist ebenfalls in Ihre IT-Landschaft integriert. Das erlaubt einen Datentransfer und Abgleich mit anderen Quellen. Weiterhin erstellen Sie mit der Software Vorlagen für Verträge mit Ihren Kunden. So beschleunigen Sie den Abschluss von neuen Verträgen und haben immer eine rechtssichere Formatvorlage parat.

Das Vertragsmanagement übersichtlich und transparent gestalten

Mit einer digitalen Lösung für das Vertragsmanagement automatisieren Sie viele Abläufe in diesem Bereich. Dazu gehört zum Beispiel die automatische Kontrolle von Fristen. Die Software erkennt diese automatisch und erinnert Sie rechtzeitig vor Ablauf der Vertragsfrist, dass eine Aktion notwendig ist.

Außerdem bringt die Software Struktur in Ihre Verträge. Das zentrale Dashboard gibt jederzeit einen übersichtlichen Einblick in die Vertragssituationen. Sie können hier Informationen suchen und sortieren. Auf dem Weg finden Sie Verträge mit bestimmten Partnern oder zu spezifischen Leistungen sowie die Konditionen.

Leistungen von HENRICHSEN4easy im Bereich des Dokumentenmanagements

• Dokumentenmanagementsystem auf Basis von EASY DMS

• Lösungen für die Integration in SAP

• individuelle Erweiterung durch Module wie EASY Invoice