Digitale Prozesse im Autohaus Kunzmann

Das Autohaus Kunzmann widmet sich der Digitalisierung in all ihren Facetten

Der Aschaffenburger Händler hat in diesem Zuge auch seine internen Prozesse entschlackt und neu geordnet. Virtuelle Akten spielen dabei eine zentrale Rolle.

Ein Webshop, eine Sofortkauffunktion oder die Integration einer Onlineterminplanung in die eigene Website: All das sind zweifelsfrei herausfordernde Digitalprojekte für ein Autohaus. Wenn es allerdings darum geht, die Workflows im Vertriebs- und Servicegeschäft zu digitalisieren, wird es richtig komplex – erst recht, wenn man mehrere Marken vertreibt und zehn Standorte hat, wie das Aschaffenburger Autohaus Kunzmann. Gut 1.000 Mitarbeiter verkaufen jährlich 6.500 neue und gebrauchte Pkws und Nutzfahrzeuge der Marken Mercedes-Benz und Smart. Dazu kommt ein VW-Servicevertrag. „Eine schlüssige Digitalisierungsstrategie mit einem Fokus auf die Workflows ist bei dieser Größe unabdingbar“, ist sich Claus Weller, Leiter IT & Organisation beim Autohaus Kunzmann sicher.

Bereits seit rund zehn Jahren beschäftigt sich das Unternehmen intensiv mit der Digitalisierung: In diesem Zuge hat die Autohausgruppe nicht nur die beiden neuen Geschäftsbereiche E-Commerce und Business Development gegründet. Auch die IT-Abteilung haben die beiden Kunzmann-Geschäftsführer Karl Diehm und Thomas Millies mit Blick auf die Digitalisierung der Workflows neu strukturiert. Die wohl wichtigste Neuerung: die Etablierung des Bereichs Consulting & Solutions. Dabei handelt es sich um eine Art interne Unternehmensberatung. Ein dreiköpfiges Team unter der Leitung von Markus Kretschmer nimmt jeden noch so kleinen Teilprozess hinsichtlich seines Digitalisierungspotenzials unter die Lupe, um diesen dann zu entschlacken und neu zu ordnen. Das geschieht immer im engen Austausch mit der jeweiligen Fachabteilung: „Wenn man so tief in die Prozesse eintaucht, muss man aufpassen, dass man die Mitarbeiter nicht überfordert. Man muss sie an die Hand nehmen und vor allem mitgestalten lassen“, bemerkt Markus Kretschmer.

Claus Weller sieht gleich mehrere Vorteile in der digitalen Fahrzeugakte: „Früher wurden die Pflichtdokumente über eine Excel-Liste händisch eingepflegt. Bei einem Gebrauchtwagengeschäft wurden E-Mails hin- und hergeschickt, vieles passierte auch auf Zuruf oder über Post-its, die auf Papierbelege geklebt wurden. Jetzt gibt es klare Verantwortlichkeiten und einen standardisierten Prozess“, unterstreicht er. Die Effizienz sei messbar gestiegen. Nicht nur zwei Paletten Papier spart das Autohaus nach eigener Berechnung jährlich allein mit der digitalen Gebrauchtwagenakte ein, sondern auch sage und schreibe 35 Manntage pro Jahr – allein im Bereich der Pflichtdokumente. „Und das ist konservativ kalkuliert“, sagt Markus Kretschmer. So entfallen beispielsweise, dank entsprechender Schnittstellen zum DMS, Doppeleingaben.

Individuelle Workflows

„Die Software Easy ist mittlerweile weitaus mehr als ein elektronisches Archiv“, bestätigt Martin Gubo, Geschäftsführer des Systemproviders „HENRICHSEN4easy“, der das Programm an die speziellen Bedürfnisse von Kunzmann angepasst und es implementiert hat. Die Software sei in der Lage, sofern gewünscht, mittels individuell gestaltbarer Workflows und Benachrichtigungen tief in die Wertschöpfungskette eines Unternehmens einzugreifen. Thomas Millies, Geschäftsführer bei Kunzmann, schätzt am Programm vor allem die Controllingmöglichkeiten: „Ich kann jetzt ganz gezielt Vorgänge anschauen, und sämtliche Prozessschritte sind sauber dokumentiert. So ist es beispielsweise möglich, die Veränderungen von der ersten bis zur letzten Kalkulation nachzuverfolgen“, bemerkt er.

Nach den positiven Erfahrungen mit den digitalen Fahrzeugakten steht das nächste herausfordernde Digitalisierungsprojekt bei Kunzmann schon in den Startlöchern und soll 2020 live gehen: die Serviceakte. Dabei handelt es sich letztlich um einen virtuellen Reparaturaufbewahrungsbeutel, in dem sämtliche Dokumente, Fotos und Videos zu einem Servicevorgang gebündelt sind. Wie schon bei der Digitalisierung der Vertriebsprozesse will das Aschaffenburger Autohaus auch hier Schritt für Schritt vorgehen, statt gleich den papierlosen Auftrag auszurufen – wenngleich letzterer perspektivisch das Ziel ist.

„Im ersten Schritt geht es uns darum, mittels eines intelligenten Druckmanagements und der automatischen Verschlagwortung von Belegen über QR-Codes die Ausdrucke deutlich zu reduzieren“, erklärt Claus Weller. Letztlich werde im Service nach wie vor unnötig viel Papier herumgetragen, um dieses dann für einen hohen fünfstelligen Euro-Betrag jährlich von einem externen Dienstleister einscannen und die Papierdokumente dann vernichten zu lassen. Die Zahl der Ausdrucke soll um die Hälfte sinken. Zudem geht es dem Autohaus Kunzmann darum, in der Lage zu sein, den Servicekunden bei Rückfragen jederzeit Auskunft darüber geben zu können, wo sich ihr Fahrzeug gerade befindet. „Die speziell an unsere Anforderungen angepasste Easy-Akte hilft uns dabei, fit für den digitalen Wandel zu werden. Indem die Informationen jetzt genau zum richtigen Zeitpunkt zu den richtigen Mitarbeitern kommen, sind wir schneller und die Kunden zufriedener. Da die Mitarbeiter mehr Zeit haben, können wir unter dem Strich mit dem gleichen Personalstamm weiterwachsen“, resümiert Thomas Millies.

Dieses Interview entstand in Zusammenarbeit mit dem Fachmagazin "kfz-betrieb" (eine Marke der Vogel Communications Group).