Der digitale Eingangsrechnungsprozess bei der vitafy GmbH

Wie geht es unseren Kunden in der aktuellen Krise? Welche Rolle spielt die Digitalisierung von Prozessen, wenn ein Unternehmen von einem auf den anderen Tag komplett im Homeoffice arbeitet? Und welche Erfahrungen und Tipps können Sie mit uns und Ihnen teilen? Darum soll es sich in den kommenden Beiträgen in unserem Blog drehen.

Der digitale Rechnungseingangsprozess bei der vitafy GmbH

Unser erster Interviewpartner ist Andreas Reif, CFO bei der vitafy GmbH – dem führenden E-Commerce Unternehmen im Bereich der Nahrungsergänzungsmittel in Deutschland.

Herr Reif, Sie arbeiten nun seit einem Jahr mit dem digitalen Rechnungseingang von HENRICHSEN4easy. Was war für Sie der Auslöser, um ihren Eingangsrechnungsprozess zu digitalisieren?

Andreas Reif: Vitafy Brands Gruppe ist in den letzten Jahren stark – organisch und anorganisch - gewachsen. Ziel der Implementierung des digitalen Rechnungseingangsprozesses war für uns die Steigerung der Produktivität und Skalierbarkeit durch schnellere Freigabeprozesse und mehr Transparenz – über alle Konzerngesellschaften hinweg. Uns ist es wichtig, das starke Wachstum des Unternehmens nicht einfach nur mit mehr Personal zu stemmen, sondern mit automatisierten, digitalen Prozessen zu skalieren und so mit dem vorhandenen Personal mehr Prozesse/Transaktionen in den administrativen Bereichen jeden Tag abwickeln zu können.

Was waren für sie die größten Herausforderungen bei der Implementierung und Integration?

Andreas Reif: Im ersten Schritt lag die Herausforderung in der Überzeugungsarbeit, in ein digitales System zu investieren. Die Finanz- und Controllingfunktionen sind im ersten Schritt ja „nur“ nachgelagerte, administrative Bereiche im Unternehmen – die Kundenansprache und der Umsatz werden im Front-End erzielt, auf den der Hauptfokus und -erfahrung der Software- und Entwicklungsinvestitionen liegt. Der angespannte Bewerbermarkt im Bereich der Buchhaltung und die Möglichkeit einer schnellen Umsetzung waren am Ende zwei der Faktoren, die überzeugt haben. Zu Beginn fehlte uns das interne Know-how, wie man diese Finance-IT und Workflow-Systeme in-house managed und begleitet. Wir haben zu Beginn einen dedizierten Mitarbeitenden in unserer Finanzabteilung benannt, der für das Projekt-Management, den Roll-Out und das In-life Management verantwortlich ist. Durch das vorhandene Wissen und die Erfahrung auf Seiten von HENRICHSEN4easy und die enge Zusammenarbeit lief die Einführung dann als „Training on the Job“ und der Wissenstransfer hat von Anfang an sehr gut funktioniert.

Mit Blick auf die aktuelle Corona Krise – wie unterstützt Sie der digitale Rechnungseingang aktuell in ihrer täglichen Arbeit?

Andreas Reif: Erst der digitale Rechnungseingangs- und freigabeprozess ermöglicht uns, völlig remote und von vielen Orten zugleich zu arbeiten - und dabei volle Operationalität und Transparenz in den Prozessen sicherzustellen. Ganz ehrlich: Hätten wir EASY nicht, hätten wir sicherlich nicht alle Mitarbeitenden in der Buchhaltung, dem Einkauf und der Rechnungsprüfung zu 100% ins Homeoffice schicken können. Die Aufrechterhaltung der Freigabeprozesse von Rechnungen, die rechtlich und inhaltlich nötig sind, könnten wir aktuell gar nicht einhalten, wenn wir keinen digitalen Rechnungseingangs- und Freigabe-Prozess hätten. Der Schaden und die Frustration, Rechnungen nicht zeitnah prüfen, buchen und bezahlen zu können, und dadurch die Waren und Produkte nicht pünktlich von den Lieferanten zu erhalten und an unsere Kunden ausliefern zu können, ist kaum abzuschätzen. Das kann für Unternehmen schon existenzbedrohend sein.

Mit Blick auf die gemachten Erfahrungen und den Prozessen die Sie als E-Commerce-Unternehmen täglich bewältigen, was sind für Sie die nächsten Themen, die Sie angehen wollen?

Andreas Reif: Aktuell sind wir dabei, ein ERP-System zu implementieren, um die Warenwirtschaft bzw. Logistik und Bestellprozesse (Purchase-to-Pay) zu digitalisieren, und zudem die B2B-Vertriebsprozesse (Lead-to-Cash) einzubinden. Damit werden wir den kompletten Rechnungsprüfungsprozess (OCR-Auslesung der Liefermengen/Artikelpreise und Abgleich mit den Bestellungen und Wareneingangsmeldungen) so weit wie möglich automatisieren. Ziel ist die EDI-fähigkeit und möglichst beleglose Finanzbuchhaltung, hin zu RPA (Robotic Process Automation) in der Finanzbuchhaltung. Auch unsere HR-Prozesse – vom Recruiting, Onboarding bis hin zur elektronischen Mitarbeiterakte wollen wir in Zukunft zu digitalisieren. Wenn Sie erst einmal selbst im täglichen Arbeiten die Erfahrung gemacht haben, wieviel schneller, transparenter, skalierbarer und effizienter sie mit digitalen und automatisierten Prozessen arbeiten können – dann liegt die Wertschöpfung für das Unternehmen und die Mitarbeitenden auf der Hand. Gerade – aber nicht nur – im Finanzbereich ist die Digitalisierung und Automatisierung für mich das Zukunftsprojekt höchster Priorität, mit dem wir uns auseinandersetzten müssen, um zukunftsfähig zu bleiben, jederzeit schnell und effizient aktuellste Finanz-Daten zur Verfügung zu haben, optimales Cash-Management betreiben zu können und die besten Mitarbeiter für das Unternehmen gewinnen und sich gemeinsam fortentwickeln zu können.

Der Erfolg eines Unternehmens liegt nicht in einer Rückwärtsbetrachtung des Rechnungswesens, sondern in der unmittelbaren Analyse des IST mit dem stetigen Abgleich der Vorschau/Prognose bzw. dem Streben nach „wie können wir es zukünftig anders und besser machen“. Künstliche Intelligenz und RPA werden das menschliche Lern-, Analyse- und Interpretations-Vermögen in naher Zukunft nicht ersetzen - aber wir müssen dafür sorgen, dass unsere Mitarbeitenden von repetitiven, nahezu standardisierten Erfassungs- und Prozess-Aufgaben entlastet werden, damit sie 90% der Zeit darauf fokussieren können, aus den erfassten Finanzdaten auch entscheidungsrelevante Informationen zu extrahieren.

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