Virtuelles Arbeiten und digitale Tools bei der HENRICHSEN4easy

Wir bei der HENRICHSEN4easy unterstützen nicht nur seit nunmehr 30 Jahren unsere Kunden auf dem Weg zu digitalen Prozessen. Wir leben und erleben die Digitalisierung auch täglich in der Arbeit mit unseren Kunden, Lieferanten, Kolleginnen und Kollegen.

Als klar wurde, dass die Regierung empfiehlt, alle Mitarbeitenden in den kommenden Wochen im HomeOffice arbeiten zu lassen, war dies für uns keine Umstellung. HomeOffice, Remote-Zugriffe und Skype-Calls sind schon lange Tools in unserer täglichen Zusammenarbeit.

Daher wollen wir Ihnen heute einen kleinen Einblick geben, welche Tools wir bereits erfolgreich bei der HENRICHSEN4easy einsetzen, was sich durch die Corona-Pandemie verändert hat, woran wir aktuell arbeiten und wie wir Sie in der virtuellen Zusammenarbeit in der Zukunft unterstützen können.

Welche digitalen Tools wir bei der HENRICHSEN4easy einsetzen:

• Skype4 Business und MS Teams für Videocalls und Chats: So lassen sich virtuelle Meetings und Abstimmungen einfach und schnell, in Verbindung mit Outlook planen und durchführen.
• Go2Webinar und Go2Meeting: Mit diesen Tools können wir unkompliziert Kundenmeetings und Webinare mit und für unsere Kunden abhalten.
• Dokumentenmanagement-Lösungen: Um Dokumente zentral ablegen, verwalten und somit interne und operative Prozesse zu organisieren zu können, nutzen wir digitale DMS-Lösungen. Hierüber laufen beispielsweise Urlaubsanträge, aber auch die Erfassung von Kundensituationen und Projektbeschreibungen, unser sogenannter „SIB-Prozess“.
• Digitale Signaturen mit TrackLean: Um Mitarbeitervereinbarungen und Verträge auch digital unterzeichnen zu können, haben wir seit einigen Monaten die digitale Signatur im Einsatz. Da uns diese unsere Prozesse nachweislich vereinfacht hat, werden wir diese kurzfristig in der Zusammenarbeit mit unseren Kunden implementieren.

Woran wir aktuell arbeiten?

Digitale Lösungen sind für alle ein Vorteil, wenn sie gut gemacht sind und sich alle damit wohl fühlen. Wir haben kurzerhand eine Taskforce zu diesem Thema ins Leben gerufen und ein Projekt aufgesetzt: „100% digital“.

Das Projekt verfolgt unter anderem das Ziel, die Kommunikation mit Kunden noch besser zu gestalten, auch wenn man sich nicht persönlich treffen kann. Beispielsweise sollen Workshops, die wir bis dato meist bei unserem Kunden vor Ort durchgeführt haben, digital so umgesetzt werden, dass sich unsere Kunden weiterhin verstanden und gut aufgehoben fühlen. Hierfür arbeiten wir für Sie an Präsentationstechniken, Unterlagen und Prozessen, die genau dies in Zukunft leisten können.

Was wir nun intern tun, damit das virtuelle Arbeiten noch besser gelingt:

Was bei 100 % HomeOffice vielen unserer Kollegen fehlt: der gemeinsame Kaffee und der kleine „Schnack“ zwischendurch der den Zusammenhalt unter Kollegen und Kolleginnen oftmals zusätzlich stärkt.

Daher haben wir spontan eine „digitale Kaffeepause“ ins Leben gerufen. Jeden Morgen von 09:00 Uhr bis 09:20 Uhr treffen sich alle, die Lust haben, auf einen gemeinsamen Kaffee in einem hierfür aufgesetzten Skype-Gruppen-Call. Diese Zeit steht ausschließlich für privaten Austausch und Gespräche zur Verfügung. Ab 09:20 Uhr geht es dann in den einzelnen Teams weiter mit aktuellen Business Themen, To Do’s und mehr.

Dass die ersten Kollegen sich nun auch schon auf ein virtuelles Feierabendbier verabreden, zeigt, wie gut unsere „virtuelle Kaffeepause“ bei unseren Mitarbeitenden ankommt.

Was im Rahmen dieser oft neuen, virtuellen Führung aus unserer Erfahrung besonders wichtig ist: Achten Sie darauf, welche Mitarbeitenden genau diese Angebote wie die „Digitale Kaffeepause“ gar nicht in Anspruch nehmen. Suchen Sie mit ihnen das Gespräch und achten Sie darauf, dass sie in der aktuellen Zeit niemanden kommunikativ verlieren und jeden Mitarbeitenden als Individuum sehen.

Was wir für die Zukunft unserer digitalen Prozesse jetzt lernen können:

Viele unserer Kunden melden sich in den letzten Tagen bei uns und sagen, wie besonders froh sie sind, bereits digitale Dokumentenlösungen im Einsatz zu haben.

Doch was können Sie als Unternehmen tun, um gerade jetzt herauszufinden, welche digitalen Dokumentenlösungen für Sie in der Zukunft Sinn machen?

• Notieren Sie sich jetzt, wo technische Möglichkeiten Sie aktuell in Ihrer Arbeit begrenzen
• Halten Sie fest, welche Prozesse in Ihrem Unternehmen die wichtigsten sind, um Ihren Betrieb am Laufen zu halten. Oft sind dies Themen wie: Angebots- und Auftragsprozesse und Kundenmanagementprozesse. Vielleicht trifft Sie jetzt auch sehr hart der fehlende Zugang zu physikalischen Dokumenten wie Verträgen

Gerne stehen wir Ihnen für diese Betrachtung als Sparringspartner zur Seite und unterstützen Sie mit unserem Wissen als Experten für digitale Prozesse und unserer Erfahrung im täglichen Einsatz bei der HENRICHSEN4easy GmbH. Nehmen Sie hier einfach Kontakt mit uns auf.