Die wichtigsten Fragen und Antworten rund um das digitale Qualitätsmanagement

Eine konstant hohe Qualität der Produkte und Dienstleistungen ist ein wichtiger Wettbewerbsfaktor für jedes Unternehmen. Um diese hohen Qualitätsansprüche sicherzustellen, sowie die Einhaltung verschiedenster Prozessregularien und gesetzlicher Vorgaben nahtlos zu dokumentieren, ist es wichtig, Arbeitsabläufe zu planen, zu lenken, zu prüfen und stetig zu verbessern. Damit diese Prozesse sauber in Ihrem Unternehmen implementiert werden, lohnt sich der Einsatz eines digitalen Qualitätsmanagements.

In diesem Artikel wollen wir Ihnen die häufigsten Fragen rund um das digitale Qualitätsmanagement beantworten:

Was ist ein digitales Qualitätsmanagement?

Das Qualitätsmanagement umfasst alle Maßnahmen zur Planung, Steuerung und Optimierung von Prozessen anhand vorgegebener Anforderungen und rechtlicher Regularien. Das Ziel eines Qualitätsmanagements ist es, die Qualität von Produkten oder Dienstleistungen und damit auf langfristige Sicht auch die Kundenzufriedenheit zu verbessern und zu optimieren. Ein digitales Qualitätsmanagement dokumentiert und erfasst diese Prozesse digital, einheitlich und transparent an einem Ort.

Welche Rolle spielt die DIN EN ISO 9001 im Qualitätsmanagement?

Wenn es um das Qualitätsmanagement in Unternehmen geht, kommt auch immer die Bezeichnung DIN EN ISO 9001 ins Spiel. In dieser Norm sind die Mindestanforderungen festgelegt, die das Qualitätsmanagement einer Organisation erfüllen muss, um Produkte und Dienstleistungen bereitstellen zu können, die den grundlegenden Anforderungen von Kunden und Behörden gerecht werden. Seit Anfang der 2000er Jahre gilt die ISO 9001 weltweit als akzeptierteste Norm im Bereich des Qualitätsmanagements. Anhand der ISO 9001 sollen Organisation ihre Strukturen und ihre Qualitätsmanagement Aufgaben und Ansätze erläutern. Mit der Einführung eines QM-Systems auf Basis der ISO 9001 wird Ihr Unternehmen in die Lage versetzt, Ziele verschiedenster Art auf systematische Weise zu erreichen. Zu den wesentlichen Aufgaben im Rahmen eines ISO 9001 Qualitätsmanagements zählen beispielsweise eine Erhöhung der Transparenz Ihrer betrieblichen Abläufe, eine Verbesserung der Kundenzufriedenheit sowie die Reduktion von Fehlern. Gerade mit Blick auf den Faktor „Transparenz“ empfiehlt sich daher die Einführung eines digitalen Qualitätsmanagements, -Tools und -Archives. Das Zertifikat zur ISO 9001 wird im Rahmen eines Audits verliehen. 

Welchen Nutzen hat die Digitalisierung des Qualitätsmanagements?

Ein einheitlicher Arbeitsablauf und die Einhaltung verschiedenster Prozessregularien sind in einigen Unternehmen häufig nicht gegeben. Dabei ist in vielen Branchen eine lückenlose Dokumentation und die Einhaltung verpflichtender Richtlinien unabdingbar. Das Arbeiten in Exceldateien und die Freigaben über die altbekannte Umlaufmappe sind nicht effizient. Papierbasierte Prozesse belasten die Ressourcen und führen zu einem stockenden Entscheidungsprozess in Ihrem Unternehmen. Ein digitales QM-System kann hier die Lösung sein.

Mit der Digitalisierung des Qualitätsmanagements schaffen Sie in Ihrem Unternehmen einen zentralen Ort für die Pflege, Steuerung und Optimierung qualitätsrelevanter Daten und Dokumente.

Das digitale EASY Qualitätsmanagementtool bietet Ihnen z.B.:

• Eine zentrale Ablage und somit die Vermeidung von Redundanzen und Dokumenten-Duplikaten
• Die automatische Erstellung von Dokumenten und Formularen mittels des integrierten Dokumentengenerators (Word- und PDF-Dokumente)
• Lesebestätigung durch die entsprechenden Empfänger / Freigeber
• Einfache Recherchemöglichkeit, bei der Suche nach aktuellen und alten Vorgängen nach unterschiedlichen Suchbegriffen
• Eine einfache Vergabe von Organisationsrollen mit Dokumententypen, damit nur die Mitarbeitenden Zugriff auf die Dokumente haben, die innerhalb ihrer Rolle relevant sind
• Die Verwaltung von Gültigkeitszeiträumen, so dass Termine fristgerecht eingehalten werden können
• Uneingeschränkte Verknüpfungsmöglichkeiten zwischen den Dokumenten für noch mehr Transparenz innerhalb der abteilungsübergreifenden Prozesse
• QMBs werden automatisch auf ablaufende Dokumente hingewiesen, so dass eine Revision erfolgen muss
• Jede Aktion im System kann automatisch protokolliert werden und sorgt so für schnelle Audits
• Visualisierung von Prozessen für die Nutzer

Wem nutzt Qualitätsmanagement im Unternehmen?

Der Nutzen des QMs im Unternehmen

• Ihre internen Abläufe werden mit einem sauberen und idealerweise digitalen Qualitätsmanagement transparenter.
• Durch konstante Verbesserung Ihrer Prozesse können Sie Fehler vermeiden und reduzieren somit langfristig Kosten in Ihrem Unternehmen.
• Das Qualitätsbewusstsein der Mitarbeitenden für Ihre Produkte und Dienstleistungen wird geschärft.

Der Nutzen des QMs für Ihre Mitarbeitenden:

• Durch klare Strukturen und Verantwortlichkeiten verbessern Sie langfristig das Arbeitsumfeld und damit auch die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden.
• Durch klare Prozesse und Vorgaben erhöhen sie gleichzeitig die Eigenverantwortung ihrer Mitarbeitenden.
• Durch klare und transparente Prozesse verbessern Sie die interne Kommunikation.

Der Nutzen des QMs für Ihre Kunden:

• Durch die Einführung eines Qualitätsmanagements erhalten Sie einen neutralen internationalen Nachweis der Qualitätsfähigkeit Ihres Unternehmens und schaffen somit Vertrauen auf der Seite Ihrer Kunden.
• Sie verbessern die langfristige Kundenbindung durch die Einhaltung hoher Qualitätsstandards.

Gelebtes Qualitätsmanagement bedeutet, die Abläufe im Unternehmen strukturiert zu hinterfragen, Fehler zu erkennen, aus ihnen zu lernen und so das gesamte Unternehmen stetig zu verbessern. Im Rahmen der digitalen Transformation ist der Einsatz eines digitalen Qualitätsmanagements ein sinnvoller und wichtiger Schritt für Ihr Unternehmen. Egal ob Mittelstand oder Konzern. Denn am Ende kommt dies nicht nur Ihren Kundinnen und Kunden, sowie den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, zugute, sondern sichert die Zukunft Ihres Unternehmens.