Wie viel Digitalisierung braucht HR?
12.03.2020
Im Rahmen unseres HR Breakfast teilten diese Woche die Experten und Expertinnen Yvonne Riedel von Talentry, Steffen Landgraf von Solutiance Systems, Annika Härtel von Lemmontree Innovation und Andrea Reif von SEETALENT Ihre Sicht zu diesem spannenden Thema mit unserem Publikum, im Rahmen unserer Podiumsdiskussion in Ingolstadt.
Wo stehen wir bei der Digitalisierung im Personalwesen?
Die Digitalisierung ist in aller Munde. Doch wo stehen wir in Sachen Digitalisierung im Personalwesen? Trotz der Möglichkeit von digitalen Personalakten, innovativer Tools wie EASY HR, talentry, truffels und TandemPloy ist der Personalbereich in vielen Unternehmen noch nicht ausreichend digitalisiert.
„So werden besonders in den Bereichen Recruiting, Employer Branding und Weiterbildung echte Chancen vergeben“ – so Yvonne Riedel.
Und obwohl der Fachkräftemangel auch im Bereich Human Ressources klar zu spüren ist, scheitert die Einführung von digitalen Lösungen oftmals noch an Budgetfreigaben. „Die HR-Abteilung wird heutzutage immer noch zu oft als „administrative Abteilung“ gesehen“ – so Andrea Reif – „dabei steckt hier besonders in Sachen Mitarbeiter-Zufriedenheit und -Bindung ein großes Potential.“
Annika Härtel hat die Erfahrung gemacht, dass die Digitalisierung im Personalwesen auch nicht immer von allen Mitarbeitenden begrüßt wird: „Viele Mitarbeitenden möchten einen Sachbearbeiterjob und wollen Prozesse nicht digitalisieren. Hier ist es wichtig die Mitarbeitenden und das Team von Anfang an in solche Prozesse mit einzubinden und sie dort abzuholen, wo sie stehen. Denn nur so kann die Digitalisierung im Personalwesen auch erfolgreich gelingen.“
„Oft macht es Sinn, zunächst kleinere Bereiche zu digitalisieren – die allerdings eine große Wirkung im Unternehmen haben können –z.B. das Einführen einer Digitalen Signatur“ so Steffen Landgraf.
KI im Personalwesen – übernimmt irgendwann eine künstliche Intelligenz den Job des Personalers?
Sind Prozesse digitalisiert, kann in vielen Bereichen auch eine künstliche Intelligenz eingesetzt werden, um Aufgaben zu übernehmen. Ein Beispiel dafür ist das Bewerten von Lebensläufen. „In einer Zeit, in der Themen wie Mindset und die Bereitschaft zur Weiterentwicklung immer wichtiger werden macht der Einsatz von KI nur bedingt Sinn“ so Andrea Reif.
„Wenn ein Bewerber sich in einer Suchmaske bei seinen Englisch Skills mit einer 3 bewertet, weil seine Selbsteinschätzung eher zurückhaltender Natur ist – nach den Anforderungen für den Job auf Arbeitgeberseite aber völlig ausreichend wäre, kann es zum Beispiel passieren, dass eine KI einen Bewerber vorab „aussiebt“, der für den Job absolut geeignet gewesen wäre“ so Steffen Landgraf.
„Ein persönliches Gespräch wird in Zeiten der Digitalisierung immer wichtiger. Es zeigt Wertschätzung und echtes Interesse. Solche Themen kann weder die Digitalisierung noch eine KI Leisten“ so Annika Härtel.
Werden Mitarbeitende im Personalwesen in 5 Jahren überhaupt noch benötigt?
„Ich bin überzeugt davon, dass eine menschliche Komponente in der HR-Arbeit niemals ersetzt werden kann“ so Yvonne Riedel. „Vielmehr wird die Digitalisierung uns die Möglichkeit geben, mehr Zeit in die wichtige Personalentwicklung zu geben, indem Standard-Prozesse digitalisiert werden.“
„Der größte Hebel durch Digitalisierung und systematische Unterstützung von Prozessen, vor allem wiederkehrenden Prozessen, ist erstens Zeit gewinnen und zweitens die Fehlervermeidung. Zudem erkenne ich durchaus eine Erwartungshaltung seitens der Mitarbeitenden, was dieses Thema angeht“ so Steffen Landgraf.
„Wir müssen die Rolle der Personalabteilung neu denken, auch organisationsseitig. Gerade in größeren Unternehmen kann es durchaus Sinn machen, Personaler direkt in den Fachabteilungen anzusiedeln. So wissen sie zu jeder Zeit genau was die Themen, Probleme und Herausforderungen in den Abteilungen und für die Mitarbeitenden sind“ so Annika Härtel.
Wo setzte ich an, wenn ich das Personalwesen in meinem Unternehmen digitalisieren möchte?
„Welche Bereiche in der Personalabteilung zuerst digitalisiert werden sollten, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Welche IT-Ressourcen stehen zur Verfügung? Welche Erfahrungen in der Digitalisierung von Prozessen? Und wo ist der Schmerz gerade am größten?“ fragt Steffen Landgraf.
„Wichtig ist es im ersten Schritt die Mitarbeitenden zu befragen. Welche Themen schmerzen aktuell am Meisten? Wo wird das größte Potential gesehen?“ so Yvonne Riedel.
„Oft macht es auch Sinn, sich alle Personalprozesse genau anzusehen, sowie Mitarbeitende und Bewerber zu befragen. Wo sind wir schon recht gut, welcher Prozess funktioniert noch schlecht bis gar nicht? Oft kommen in solchen Workshops spannende Themen zutage, die vorher niemand auf dem Schirm hatte“ so Annika Härtel.
„Wichtig ist es auch immer die Rechtslage genau zu betrachten. Welche Vorgaben seitens DSGVO müssen eingehalten werden und wo gibt es ggf. noch Lücken? Zudem macht es durchaus Sinn, erst einmal einen kleinen Prozess digital abzubilden, um inhouse zu sehen, wie die Implementierung umgesetzt wird und wo es noch abteilungsübergreifende Schwachstellen gibt, die vor einer großen System-Umstellung behoben werden sollten“ so Andrea Reif.
Wenn ich heute die Entscheidung treffe mein Personalwesen zu digitalisieren: Was ist der logische, erste Schritt?
„Analysieren Sie in einem internen Workshop, wo aktuell in der Abteilung die größten Zeit-, Frust- oder Effizienzkiller sitzen. Priorisieren Sie die Themen, gehen Sie auf Digitalisierungsanbieter wie HENRICHSEN4easy zu. Im Anschluss werden sie in der Regel durch einen extern geführten Workshop mit Lösungsvorschlägen bedient, über die sie dann Ihre Projekte definieren können“ rät Andrea Reif.
„Machen Sie sich einen validen Plan – auch von der kaufmännischen Seite her. Oft erleben wir es, dass die Digitalisierung an Budgetthemen scheitert. Wenn aber klar gezeigt werden kann, welche Synergien durch eine Digitalisierung entstehen – z.B. Einsparungen bei Stellenbörsen, längere Mitarbeiterzugehörigkeit zum Unternehmen – sind die Argumente auf ihrer Seite“ rät Yvonne Riedel.
„Sprechen Sie zuerst mit ihrer IT-Abteilung. Welche Erfahrungen liegen bereits vor? Welche Schnittstellen müssen bedacht werden? Und welche bestehenden Systeme müssen bei der Einführung eines neuen Tools angeschlossen werden?“ rät Steffen Landgraf.
„Nehmen Sie von Anfang an Ihre Mitarbeitenden mit. Binden sie sie in Entscheidungen mit ein. Klären sie auf und bleiben sie im ständigen Austausch. Wenn sie von vornherein mit ihren Mitarbeitenden im Austausch stehen und sich ebenso viel Zeit nehmen für die Themen Einführung und Schulung, führt die Digitalisierung langfristig zum Erfolg“ rät Annika Härtel.
Unsere Podiumsgäste sind sich einig: Die Digitalisierung im HR Bereich kann für alle eine echte Erfolgsgeschichte werden - ob im Recruiting, Mitarbeiterempfehlungsprogramm, Personalakte, Digitale Signatur oder Weiterbildung. Die Möglichkeiten sind vielfältig.
Denn am Ende dieses Prozesses steht mehr Zeit und Freiraum für die Arbeit von Mensch zu Mensch – die in Human Ressources weiterhin notwendig und wertvoll bleiben wird.
Um als Arbeitgeber im Recruiting erfolgreich zu sein, sollte sich Unternehmen nicht nur mit seiner Zielgruppe beschäftigen.
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