Schnelle Archiv-Recherche auf Knopfdruck
Über die R-KOM GmbH
Die R-KOM GmbH & Co. KG ist seit 1997 der regionale Telekommunikationsanbieter für Ostbayern und eine 100%ige Tochter der Stadt Regensburg. Als kommunales Unternehmen betreibt R-KOM eigene Glasfaser-Stadtnetze, um die Region mit der weltweiten Datenautobahn zu verbinden. Das Leistungsspektrum umfasst Internet- und Telefonanschlüsse, Rechenzentrumsdienstleistungen, Standortvernetzung sowie Kabelfernsehen für Privat- und Geschäftskunden.
Die Herausforderungen
Bereits 2005 erkannte R-KOM die Notwendigkeit, papierbasierte Dokumentenprozesse zu digitalisieren. Bei monatlich rund 18.000 Ausgangsrechnungen und insgesamt 20.000 Dokumenten, die teils mehrere hundert Seiten umfassen, war eine manuelle Ablage nicht mehr praktikabel. Wichtig war die revisionssichere Langzeitarchivierung, die Integration ins eigene ERP-System ZFA, eine hochverfügbare Infrastruktur ohne Ausfallzeiten sowie die Zukunftssicherheit der Lösung. Die Ablösung der veralteten Enterprise.i-Version im Jahr 2015 stellte eine weitere Herausforderung dar – insbesondere hinsichtlich Migration, Customizing und Systemperformance.
Die Lösung
Im Rahmen eines dreiwöchigen Projekts wurde das bestehende Archivsystem durch das leistungsstarke easy archive ersetzt. Die neue Architektur ermöglicht eine zentrale, performante Dokumentenverarbeitung: Sie werden direkt aus Anwendungen wie Outlook, dem ERP-System oder Office erfasst und verschlagwortet. Papierdokumente erhalten Barcodes zur automatischen Zuordnung. Die Recherche erfolgt über die Quickview-Funktion direkt aus der Anwendung – intuitiv und schnell, auch bei umfangreichen Verträgen.
Mit dem Service-Modul „Update as a Service“ sicherte sich R-KOM zusätzlich regelmäßige Systemaktualisierungen, planbare Kosten und optimale Performance.
Lesen Sie jetzt im ausführlichen Bericht,
- warum sich R-KOM für ein digitales Archiv entschieden hat.
- was die Gründe für die Migration von Enterprise.i auf easy archive waren.
- welchen Nutzen das Unternehmen aus der eingesetzten Lösung zieht.
- was die Projekthighlights waren.
Service und Support der überzeugt
"Auch bei den künftigen Projekten werden wir weiter mit HENRICHSEN4easy zusammenarbeiten, weil der Support einfach toll ist und die regionale Nähe auch spontan erforderliche Arbeiten vereinfacht."
Albert Fröhlich
Systemadministrator R-KOM GmbH
