Digitale Archivierung von 365.000 Belegen pro Jahr
Über die MEIER Betonwerke GmbH
MEIER Betonwerke ist ein traditionsreiches Unternehmen der Baustoffbranche mit Sitz in Lauterhofen (BY) und wurde bereits im Jahr 1883 gegründet. Gemeinsam mit der MEIER Baustoffe GmbH und dem Striegl Baufachzentrum GmbH bildet sie eine leistungsstarke Unternehmensgruppe mit mehreren Standorten, darunter Lauf, Amberg und Weiden. Insgesamt beschäftigt die Gruppe rund 220 Mitarbeitende.
Die Herausforderungen
Bei jährlich rund 120.000 Ausgangsrechnungen, 45.000 Eingangsrechnungen und etwa 200.000 Lieferscheinen war die papierbasierte Ablage zunehmend ineffizient. Die Suche nach Dokumenten war zeitaufwendig, die Archivierung platzintensiv und fehleranfällig. Zudem arbeiteten die drei verbundenen Unternehmen mit separaten Archiven und Schnittstellen, was die Administration und Recherche zusätzlich erschwerte. Die steigenden Anforderungen an Datenmengen, Nutzerkomfort und Zukunftsfähigkeit machten eine umfassende Modernisierung notwendig.
Die Lösung
MEIER Betonwerke entschied sich für die Migration auf die neue Version von easy archive in Kombination mit dem Recherche-Client EASY Documents und der Scan-Software Capture Plus. Die neue Lösung ermöglichte nicht nur eine leistungsfähigere Archivierung, sondern auch eine zentrale, unternehmensübergreifende Nutzung für alle drei Firmen. Die Daten werden heute in einer relationalen MS SQL-Datenbank gespeichert, was eine deutlich schnellere und komplexere Recherche erlaubt – mit Reaktionszeiten unter fünf Sekunden.
Papierbelege werden mit Barcodes versehen, gescannt und automatisch dem richtigen Archiv zugeordnet. EDI- und ERP-Daten fließen direkt ins System. Prüfalgorithmen stellen sicher, dass alle Daten vollständig und revisionssicher archiviert werden. Die Benutzeroberfläche blieb für die rund 100 Anwender weitgehend vertraut, die Recherche wurde jedoch deutlich vereinfacht: Ein Stichwort genügt, um Dokumente gezielt aufzurufen.
Lesen Sie jetzt im ausführlichen Bericht,
- warum sich MEIER Betonwerke für ein digitales Archiv entschieden hat.
- welchen Nutzen das Unternehmen aus der eingesetzten Lösung zieht.
- wie easy drei Unternehmen an ein Archiv angebunden wurden.
- was die Projekthighlights waren.
365.000 Gründe für Digitalisierung
"Bei jährlich allein 120.000 Ausgangsrechnungen und 45.000 Eingangsrechnungen sowie an die 200.000 Lieferscheinen lagen die strategischen Gründe für die Einführung auf der Hand: Die Reduzierung von Papier sowie die Vereinfachung und Beschleunigung von Recherchen aufgrund von Kunden- oder Lieferantenanfragen."
Berthold Weiß
Leiter IT MEIER Betonwerke GmbH
