Bestell- und Rechnungsprozesse gleichzeitig digitalisiert
Über die Ingenics AG
Ingenics ist eine international tätige Unternehmensberatung mit Hauptsitz in Ulm. Seit der Gründung im Jahr 1979 unterstützt Ingenics Unternehmen bei der Transformation und Digitalisierung von Geschäftsmodellen, Produkten und Prozessen. Mit über 750 Mitarbeitenden weltweit und mehr als 20 Standorten in Deutschland, Europa, Asien und Nordamerika ist Ingenics in allen global relevanten Märkten aktiv. Über 10.000 erfolgreich abgeschlossene Projekte belegen die langjährige Expertise und Innovationskraft.
Die Herausforderungen
Die Tochtergesellschaft Ingenics Digital sah sich Anfang 2023 mit ineffizienten, papierbasierten Prozessen im Einkauf konfrontiert. Bestellanforderungen mussten manuell eingeholt und durch das Gebäude getragen werden, um Unterschriften zu sammeln. Anschließend wurden die Dokumente über interne Postboxen verteilt – mit der Hoffnung, dass sie letztlich auch im Einkauf ankamen. Diese Vorgehensweise führte regelmäßig zu Verzögerungen von zwei bis drei Tagen, bis eine Bestellung überhaupt freigegeben werden konnte. Zusätzlich erschwerte die fehlende systemgestützte Verknüpfung von Bestellung und Rechnung die Nachverfolgung und Prüfung.
Die Lösung
Um die ineffizienten Einkaufsprozesse zu modernisieren, entschied sich Ingenics Digital für die Einführung der H4e Bestellanforderung. Die Software überzeugt durch umfangreiche Standardfunktionen, die intern weiterentwickelt werden konnten. Ziel war es, die papierbasierten Abläufe vollständig durch digitale Workflows zu ersetzen und gleichzeitig eine reibungslose Integration in die bestehende SAP-Infrastruktur sicherzustellen. Bereits in den ersten Projektgesprächen wurde deutlich, dass eine Erweiterung sinnvoll wäre: Die Verknüpfung von Einkaufs- und Rechnungsprozessen in einem System versprach erhebliche Synergien. So können freigegebene Bestellungen automatisch mit eingehenden Rechnungen verknüpft werden, wodurch doppelte Prüfungen entfallen und wertvolle Zeit eingespart wird.
Lesen Sie jetzt im ausführlichen Bericht,
- warum Bestell- und Rechnungsprozesse bei Ingenics gleichzeitig digitalisiert wurden.
- welchen Nutzen das Unternehmen aus den eingesetzten Lösungen zieht.
- was die weiteren Digitalisierungsschritte bei Ingenics sind.
Synergien durch Verknüpfung von Einkaufs- und Rechnungsprozessen
"Es war uns wichtig, alles in einem System abzubilden. So wird beispielsweise eine freigegebene Bestellung automatisch mit der eingehenden Rechnung verknüpft, wodurch redundante Prüfungen entfallen und wertvolle Zeit gespart wird."
Jasmin Honold
Payroll Specialist und Projektleiterin Ingenics AG
