Erfolgreiche Migration von 6 Millionen Datensätzen und digitale Archivierung von 50.000 Belegen monatlich
Über die BTK Befrachtungs- und Transportkontor GmbH
Die BTK Befrachtungs- und Transportkontor GmbH wurde 1939 gegründet und zählt heute mit rund 370 Mitarbeitern zu den mittelständischen Logistikunternehmen in Deutschland. Mit Hauptsitz in Raubling betreibt BTK eine Flotte von 320 Fahrzeugen und bietet umfassende Transport- und Kontraktlogistiklösungen auf 38.000 m² Logistikfläche. Das Unternehmen setzt auf moderne Technologien, nachhaltige Antriebe und kontinuierliche Digitalisierung, um seine Wettbewerbsfähigkeit zu sichern.
Die Herausforderungen
BTK archiviert jährlich rund 600.000 Belege – von Aufträgen über Frachtbriefe und Rechnungen bis hin zu Verträgen. Die ursprüngliche Archivierung auf dem Dachboden stieß an physische Grenzen. Die bestehende EASY Enterprise.i Lösung war veraltet, der Support ausgelaufen. Eine Migration auf ein modernes, leistungsfähiges System war dringend erforderlich – inklusive Übernahme von sechs Millionen Datensätzen und der Anbindung an das ERP-System SPAS sowie die Tobit David E-Mail-Software.
Die Lösung
Mit Unterstützung von HENRICHSEN4easy migrierte BTK ihre digitale Archivierung auf die aktuelle Version easy archive. Die Datenübernahme erfolgte in zwei Stufen: ältere Belege wurden lesend übernommen, neuere vollständig integriert. Eine neue Schnittstelle zum David Information Server wurde in nur zwei Tagen eingerichtet. Die OCR-Texterkennung und optimierte Indexierung ermöglichen heute eine deutlich schnellere und präzisere Recherche. Rund 100 Mitarbeiter arbeiten nun mit dem System, das auch Lager und Zollabwicklung einbezieht.
Lesen Sie jetzt im ausführlichen Bericht,
- welche Gründe BTK für die Migration von Enterprise.i auf easy archive hatte.
- was die Schwerpunkte der Migration waren.
- wie das Projekt im Detail abgelaufen ist.
- welche Mehrwerte das Unternehmen nun genießt.
Sekundenschnell zum Ziel – smarter Datenzugriff mit easy archive
"Unsere Mitarbeiter können nach beliebigen Schlüsselbegriffen wie Kundenname, Datum oder Adresse suchen und erhalten in Sekundenschnelle immer den kompletten Vorgang und damit auch den Auftragsstatus. Das erhöht nicht nur die Kundenzufriedenheit, sondern auch die Mitarbeitermotivation, weil die Arbeit leicht von der Hand geht. Zudem besteht auch die Möglichkeit, Geschäftspartner und Kunden für Recherchen zum Beispiel zum Status der Zollabwicklung in das Berechtigungskonzept einzubinden. "
Franz Weiß
Geschäftsführer BTK Befrachtungs- und Transportkontor GmbH
