Energieparkakten: Wie die Energiewende elektronische Akten beeinflusst

Der Prozess von der Planung bis zur Genehmigung eines Wind- oder Solarparks ist oft langwierig und kompliziert. Häufig vergehen sieben oder sogar mehr Jahre von der Idee bis zur Genehmigung eines Windparks und auch bei Photovoltaik-Projekten sind es i.d.R. Jahre . In diesem Zeitraum fallen Unmengen an Dokumenten und Informationen an, die organisiert und verwaltet werden müssen.

Ein DMS hilft dabei, Ordnung in dieses Chaos zu bringen, indem es Dokumente verwaltet, Prozesse digital abbildet und die Zusammenarbeit verbessert. Drei zentrale Aspekte sind dabei besonders wichtig:

1. Schnelle und einfache Einführung: Aufgrund der hohen Agilität der Branche und des Fachkräftemangels sind schnelle Implementierungen entscheidend.
2. Branchenspezifische Funktionen: DMS-Lösungen müssen spezifische Anforderungen der erneuerbaren Energien abdecken.
3. Ständige Weiterentwicklung: Unternehmen sollten von den Erfahrungen und Lösungen anderer profitieren können.

Besonderheiten bei der Planung von Energieparks

Die Vielzahl an Aktivitäten und Kontakten während des Lebenszyklus eines Energieparks erfordert eine gute Übersicht. Von Liegenschaftseigentümern über Behörden bis hin zu Netzbetreibern und Direktvermarktern – die Anzahl der Interaktionen ist immens. Ein DMS für Energieparks muss daher in der Lage sein, diese Komplexität abzubilden und einen 360°-Blick auf alle Zusammenhänge zu bieten.

Zudem werden Energieparks häufig von unterschiedlichen Gesellschaften innerhalb einer Unternehmensgruppe verwaltet. Dies erfordert Flexibilität, da die Zuständigkeiten wechseln können und Dokumente über viele Jahre hinweg zugänglich bleiben müssen.

Das Zusammenspiel von DMS und ERP-Systemen

Ein weiteres zentrales Thema ist das Zusammenspiel von DMS und ERP-Systemen wie Microsoft Dynamics Business Central oder SAP. Während ERP-Systeme das Herzstück der IT-Landschaft bilden und die wichtigsten Unternehmensprozesse abbilden, sind sie für die Verwaltung von Dokumenten nicht optimal ausgelegt. Hier kommen DMS-Systeme ins Spiel, die Aufgaben wie die revisionskonforme Archivierung und die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung übernehmen.

Durch die Integration von DMS und ERP-Systemen können Dokumente effizienter verwaltet und relevante Informationen ausgetauscht werden. Stammdaten aus dem ERP können ins DMS übertragen werden, sodass Aktualisierungen automatisch synchronisiert werden. Dies sorgt für eine nahtlose Zusammenarbeit und reduziert Medienbrüche.

Zukunftsperspektiven: Künstliche Intelligenz bei der Energieparkakte

Ein spannendes Zukunftsthema ist der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) in der Projektierung und Betriebsführung von Wind- und Solarparks. KI-Werkzeuge können dabei helfen, die Arbeit zu vereinfachen und Prozesse weiter zu optimieren. Beispielsweise könnten KI-gestützte Systeme bei der Analyse von Betriebsdaten unterstützen oder die automatische Klassifizierung und Verwaltung von Dokumenten übernehmen.

Die Energiewende und die Digitalisierung sind untrennbar miteinander verbunden. DMS und eAkte spielen dabei eine zentrale Rolle, um die Komplexität der Prozesse zu bewältigen und die Effizienz zu steigern. Durch die Integration mit ERP-Systemen und den Einsatz von KI können erneuerbare Energieprojekte noch erfolgreicher umgesetzt werden. Unternehmen wie die HENRICHSEN4easy GmbH tragen mit ihrer Expertise und innovativen Lösungen maßgeblich dazu bei, die Energiewende voranzutreiben und nachhaltige Erfolge zu erzielen.