Easy Archive Native Cloud: Jetzt auch in neuer Architektur

Die Archivierung stellt einen wesentlichen Bestandteil des Informationsmanagements in Unternehmen dar. Die Sicherstellung der systematischen Sicherung, Organisation und Aufbewahrung von Daten und Dokumenten über lange Zeiträume hinweg stellt dabei das übergeordnete Ziel dar. Dies beinhaltet den Schutz, die Zugänglichkeit sowie die Nutzbarkeit der Daten und Dokumente. Die Datenarchivierung unterstützt die Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen, wie beispielsweise der GoBD und der DSGVO in Deutschland, und ermöglicht es Unternehmen, ihre Effizienz zu steigern sowie das Risiko von Datenverlust zu minimieren.

Die Relevanz der Cloud-Speicherung hat in den vergangenen Jahren signifikant zugenommen, insbesondere im Kontext der Datenarchivierung. Cloud-Speicherlösungen bieten eine Reihe von Vorteilen gegenüber traditionellen On-Premise-Lösungen, darunter:

Skalierbarkeit: Cloud-Services ermöglichen es Unternehmen, ihre Speicherkapazität flexibel zu erhöhen oder zu reduzieren, je nach aktuellem Bedarf, ohne in teure Hardware investieren zu müssen.
Kosteneffizienz: Durch die Nutzung von Cloud-Speicherlösungen können Unternehmen erheblich bei den Kosten für den Unterhalt von Datenzentren sparen, da sie nur für den Speicherplatz zahlen, den sie tatsächlich nutzen.
Zugänglichkeit: Dokumente und Daten können von überall und zu jeder Zeit abgerufen werden, solange eine Internetverbindung besteht. Dies fördert die Mobilität und Flexibilität der Mitarbeiter.
Datensicherheit: Viele Cloud-Anbieter bieten fortgeschrittene Sicherheitsmaßnahmen, die oft über das hinausgehen, was Unternehmen intern bereitstellen können. Dazu gehören Verschlüsselung, regelmäßige Sicherheitsaudits und Multi-Faktor-Authentifizierung.
Disaster Recovery: Cloud-Speicherlösungen verbessern die Fähigkeit eines Unternehmens, nach einem Datenverlust schnell wieder operativ zu sein, da die Daten an mehreren Standorten gesichert werden können.

Definition und Grundlagen der Cloud-Speicherung

Cloud-Speicherung bezieht sich auf die Nutzung von Public-Cloud-Services wie AWS, Microsoft Azure oder Google Cloud Platform (GCP), um Daten und Dokumente sicher und effizient zu speichern. Diese Anbieter stellen eine breite Palette von Speicheroptionen bereit, die nach Ebenen gegliedert sind, um Preise und Leistung zu verwalten. Speicher-Tiers bieten den Kunden eine Reihe von Optionen im Hinblick auf Leistung, Geschwindigkeit, Kapazität und Preis. Hohe Tiers wie AWS S3 (Simple Storage Service) sind in der Regel schnell, aber teuer und für aktive Daten, auf die häufig zugegriffen wird, konzipiert. Nachgelagerte Tiers bieten langsamere Geschwindigkeiten und niedrigere Preise, bis hin zu Cold Storage oder Ebenen, die für Langzeitarchive konzipiert sind.

Vor- und Nachteile der Cloud-Archivierung

Die Cloud-Archivierung bietet viele Vorteile, darunter geringere Anfangskosten im Vergleich zum Kauf von Hardware und Software für die lokale Datenspeicherung. Die Cloud-Archivierung bietet bessere Zugänglichkeit als bei herkömmlichen lokalen physischen Medien. Allerdings gibt es auch Nachteile, wie z.B. steigende, unvorhersehbare Kosten und der Verlust der Kontrolle über die Daten und den Datenschutz. Es ist wichtig, diese Vor- und Nachteile sorgfältig abzuwägen, bevor man sich für die Cloud-Archivierung entscheidet.

Herausforderungen im Zusammenhang mit Cloud-Archiven

Die Implementierung und Verwaltung eines Cloud-Archivs bringt verschiedene Herausforderungen mit sich, die Unternehmen sorgfältig berücksichtigen müssen. Eine der größten Herausforderungen ist die Sicherheit der Daten. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Daten in der Cloud sicher gespeichert und vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Dies erfordert fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und Multi-Faktor-Authentifizierung.

Ein weiteres bedeutendes Thema ist die Compliance mit gesetzlichen Vorschriften und Branchenstandards. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Cloud-Archivierungslösung die erforderlichen Standards und Vorschriften erfüllt, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Dies umfasst die Einhaltung von Regelungen wie der DSGVO und den GoBD.

Die Skalierbarkeit stellt eine weitere Herausforderung dar. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Cloud-Archivierungslösung mit ihrem Wachstum Schritt hält und in der Lage ist, große Datenmengen effizient zu speichern und zu verwalten. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die schnell wachsen oder saisonale Schwankungen in der Datennutzung erleben.

Schließlich ist die Integration mit anderen Systemen und Anwendungen eine wesentliche Herausforderung. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Cloud-Archivierungslösung nahtlos mit bestehenden IT-Infrastrukturen und Anwendungen integriert werden kann, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten.

Implementierung und Verwaltung eines Cloud-Archivs: Bewährte Praktiken

Um die Herausforderungen im Zusammenhang mit Cloud-Archiven erfolgreich zu meistern, sollten Unternehmen einige bewährte Praktiken beachten. Eine der wichtigsten Praktiken ist die Auswahl eines geeigneten Cloud-Anbieters. Unternehmen sollten einen Anbieter wählen, der über umfangreiche Erfahrung im Bereich Cloud-Archivierung verfügt und die erforderlichen Sicherheits- und Compliance-Standards erfüllt.

Die Implementierung einer robusten Sicherheitsstrategie ist ebenfalls entscheidend. Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Daten in der Cloud sicher gespeichert und vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Dies kann durch den Einsatz von Verschlüsselung, Multi-Faktor-Authentifizierung und regelmäßigen Sicherheitsaudits erreicht werden.

Regelmäßige Überprüfung und Wartung der Cloud-Archivierungslösung sind ebenfalls unerlässlich. Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Lösung regelmäßig überprüft und gewartet wird, um sicherzustellen, dass sie effektiv und effizient arbeitet. Dies umfasst die Durchführung von Sicherheitsupdates und die Überprüfung der Einhaltung von Compliance-Anforderungen.

Durch die Beachtung dieser bewährten Praktiken können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Cloud-Archivierungslösung sicher, effizient und konform ist.

Neue Features bei easy archive

Das neue easy archive stellt eine fortschrittliche Lösung für die Datenarchivierung dar, welche speziell für die Nutzung in der Cloud entwickelt wurde. Als Cloud-native Anwendung bietet easy archive eine flexible, skalierbare und sichere Umgebung für die Speicherung und Verwaltung von Unternehmensdaten. Im Folgenden wird ein detaillierter Überblick über die Hauptmerkmale und Funktionen dieser Version gegeben:

Native Cloud Architektur

Skalierbarkeit: easy archive kann dynamisch an die wachsenden Speicherbedürfnisse von Unternehmen angepasst werden, ohne dass zusätzliche Hardware benötigt wird. Als cloud archive bietet es die Möglichkeit, große Dateien ohne Größenbeschränkung zu speichern, was besonders kosteneffizient und flexibel im Vergleich zu traditionellen Archivmethoden wie Magnetbändern ist. Dies ist ideal für Unternehmen, die schnell wachsen oder saisonale Schwankungen in der Datennutzung erleben.
Automatisierte Updates: Das System erhält automatisch Updates, die neue Funktionen einführen und Sicherheitspatches implementieren, ohne dass Benutzereingriffe erforderlich sind. Dies stellt sicher, dass die Archivierungslösung immer auf dem neuesten Stand ist.

Sicherheit und Compliance

Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA): Dies erhöht die Sicherheit des Zugriffs auf archivierte Daten erheblich. MFA ist ein Standard für das neue easy archive, was bedeutet, dass Benutzer sich über mehrere unabhängige Kanäle authentifizieren müssen, um Zugriff auf das Archiv zu erhalten. Dies erhöht die Sicherheit erheblich, da es die Wahrscheinlichkeit eines unbefugten Zugriffs reduziert.
Verschlüsselung: Sämtliche Daten, sowohl in Übertragung als auch bei der Speicherung im Cloud Archiv, werden verschlüsselt. Dies schützt vor Datendiebstahl und -manipulation.
Hosting in ISO 27001 zertifizierten Rechenzentren: Die Daten werden in hochsicheren Rechenzentren gespeichert, die nach ISO 27001 zertifiziert sind. Diese Zertifizierung garantiert, dass strenge Sicherheitsrichtlinien und Risikomanagementpraktiken eingehalten werden.
Datenverfügbarkeit: Durch die Nutzung von Cloud-Infrastrukturen wird eine Datenverfügbarkeit von 99,999% sichergestellt, was bedeutet, dass das System höchst zuverlässig ist und kaum Ausfallzeiten hat.
Rechtskonformität:
- GoBD-Konformität: Das easy archive erfüllt die Anforderungen der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Dokumenten in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Dies stellt sicher, dass alle archivierten Daten den deutschen Buchführungsvorschriften entsprechen.
- DSGVO-Konformität: In Bezug auf die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bietet das easy archive umfassende Datenschutzfunktionen, wie etwa die Gewährleistung von Datensicherheit und die Einhaltung von Datenminimierungsprinzipien. Benutzer haben die Möglichkeit, ihre Datenschutzeinstellungen zu verwalten und auf Anfrage Auskunft über die gespeicherten Daten zu erhalten.
Regelmäßige Sicherheitsaudits und Updates: Die Cloud-Systeme werden regelmäßig auf Sicherheitslücken überprüft und erhalten kontinuierlich Sicherheitsupdates, um Schutz gegen neue Bedrohungen zu gewährleisten.

Benutzerfreundlichkeit und Zugänglichkeit

Zugriff über Web und Mobile Apps: Nutzer können auf das Archiv über Webbrowser oder mobile Anwendungen zugreifen, was Flexibilität und Mobilität fördert.
Unified Search: Eine einheitliche Suchfunktion, die es ermöglicht, schnell und effizient durch mehrere Archive zu suchen.

Integration und Interoperabilität

Hybrid Connector: Bietet sicheren Zugriff auf On-Premise-Systeme und ermöglicht eine nahtlose Integration mit bestehenden IT-Infrastrukturen.
CMIS und OData Schnittstellen: Unterstützung für offene Standards erhöht die Interoperabilität mit anderen Content Management-Systemen.

Das neue easy archive stellt somit eine umfassende, moderne Lösung für Unternehmen dar, die eine Optimierung ihrer Archivierungspraktiken anstreben und dabei die Vorzüge der Cloud in puncto Flexibilität und Sicherheit nutzen möchten.

Cloud Archiv: wie geht es in Zukunft weiter

Das neue easy archive ist auf eine zukunftsorientierte Entwicklung ausgerichtet, wobei kontinuierliche Verbesserungen und Erweiterungen geplant sind, um den sich wandelnden Bedürfnissen der Unternehmen gerecht zu werden.

KI-Features

Automatische Klassifizierung: Durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) plant easy archive, Dokumente automatisch zu klassifizieren. Dies könnte die Zuordnung von Dokumenten zu relevanten Kategorien basierend auf ihrem Inhalt umfassen, was die Auffindbarkeit und Organisation verbessert.
Intelligente Suche: Weiterentwicklungen in der Suchfunktion, unterstützt durch KI, sollen es ermöglichen, noch präzisere und kontextbezogene Suchergebnisse zu liefern. Dies umfasst die Fähigkeit, natürliche Sprache zu verstehen und darauf basierend relevante Dokumente zu finden.
Vorausschauende Analytik: KI könnte auch genutzt werden, um Trends und Muster in den archivierten Daten zu erkennen, was strategische Einblicke und Entscheidungsfindung unterstützt.

Verbesserte Suchfunktionen

Unified Search: Die einheitliche Suchfunktion soll weiterentwickelt werden, um eine nahtlose Durchsuchung verschiedener Archive und Datenquellen in Echtzeit zu ermöglichen, selbst wenn diese über verschiedene Plattformen und Standorte verteilt sind.
Suche nach Metadaten und Inhalten: Erweiterungen der Suchfunktionen werden es ermöglichen, sowohl Metadaten als auch Inhalte von Dokumenten effizient zu durchsuchen, was die Genauigkeit und Geschwindigkeit der Informationsbeschaffung erhöht.

Folder-Management

Erweiterte Ordnerstrukturen: Die Verwaltung von Dokumenten in Ordnern wird flexibler und benutzerfreundlicher gestaltet. Nutzer können komplexe Hierarchien erstellen, die ihre organisatorischen Anforderungen widerspiegeln.
Zugriffsrechte auf Ordnerbasis: Die Zugriffsrechte werden verfeinert, sodass spezifische Berechtigungen auf der Ebene einzelner Ordner oder Dokumentensammlungen gesetzt werden können. Dies erhöht die Sicherheit und Kontrolle über sensible Informationen.
Automatisierte Ordneraktionen: Automatisierungsfunktionen, wie das automatische Verschieben von Dokumenten basierend auf ihrem Alter oder ihrer Kategorie, werden eingeführt, um die Verwaltung von Archiven zu vereinfachen und zu beschleunigen.

Diese geplanten Erweiterungen zielen darauf ab, easy archive nicht nur als ein Tool zur Datenspeicherung, sondern als eine umfassende Informationsmanagement-Lösung zu positionieren, die Effizienz, Sicherheit und Entscheidungsfindung in Unternehmen deutlich verbessert.