E-Rechnungspflicht 2025: Zahlen, Fristen & Umsetzung in der Praxis

Ein Digitalprojekt wird Realität. Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich – ein Meilenstein der digitalen Transformation für Unternehmen. Während die öffentliche Verwaltung bereits seit einigen Jahren mit der elektronischen Rechnung arbeitet, wurde mit dem Jahreswechsel nun der Grundstein für eine flächendeckende Digitalisierung des Rechnungsaustauschs gelegt.

Fünf Monate nach Inkrafttreten lohnt sich der Blick in die Praxis: Wie viele E-Rechnungen wurden bereits verarbeitet? Welche Herausforderungen zeichnen sich ab? Und wie gut sind Unternehmen auf die kommenden Pflichten vorbereitet? Dieser Artikel liefert die wichtigsten Zahlen und Fakten – klar, kompakt und mit Blick auf das, was als Nächstes kommt.

Ziel ist es, Unternehmen Orientierung zu bieten und zu zeigen, wie sie sich jetzt strategisch aufstellen können. Dabei begleitet Sie HENRICHSEN4easy als erfahrener Digitalisierungsberater auf dem Weg zu mehr Effizienz, Compliance und Automatisierung.

Gesetzliche Basis im Überblick:

• Die E-Rechnungsrichtlinie 2014/55/EU verpflichtete bereits ab November 2020 öffentliche Auftraggeber zur Annahme elektronischer Rechnungen.
• Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die E-Rechnungspflicht auf den B2B-Bereich ausgeweitet – zunächst mit Empfangspflicht ab dem 01.01.2025, später schrittweise auch für das Erstellen elektronischer Rechnungen.

Aktueller Status nach fünf Monaten seit Einführung der E-Rechnungspflicht

Fast fünf Monate nach dem Stichtag 01.01.2025 fällt die Zwischenbilanz zur E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich gemischt aus. Die Erwartungen an Effizienz, Automatisierung und Compliance sind hoch – doch die Realität zeigt: Viele Unternehmen befinden sich noch mitten in der Umstellung, während andere Unternehmen noch nicht begonnen haben.

Während einige Branchen und Großunternehmen mit hohem Digitalisierungsgrad bereits große Fortschritte machen, zögern andere – sei es aus Unsicherheit, Ressourcenmangel oder fehlender strategischer Planung. Was sich bereits jetzt erkennen lässt, sind erste Muster, typische Stolpersteine – und ein wachsender Handlungsdruck.

Wie viele E-Rechnungen sind bereits im Umlauf?

Konkrete Zahlen für den B2B-Bereich veröffentlicht das Bundesfinanzministerium (BMF) erst im Laufe des zweiten Quartals 2025. Dennoch bieten andere Quellen ein erstes Bild:

• Die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) – primär für den Bund und öffentliche Auftraggeber – hat bereits bis Mitte 2024 über 10 Millionen E-Rechnungen verarbeitet. Diese Zahl dürfte seitdem weiter gewachsen sein, da einige große Unternehmen die Plattform auch im B2B-Kontext nutzen.
• Nach wie vor spielt PDF eine zentrale Rolle im Rechnungsaustausch. Laut Bitkom-Umfrage (Februar 2025) setzen 58 % der Unternehmen weiterhin auf hybride Formate wie PDF oder Papier – obwohl sie zur Annahme elektronischer Rechnungen verpflichtet wären.
• Nur etwa 45 % der Unternehmen befinden sich aktiv in der Anforderungsanalyse und Prozessvorbereitung, um E-Rechnungen korrekt empfangen und verarbeiten zu können.

💡 Die gesetzliche Empfangspflicht ist zwar da, die technische und organisatorische Umsetzung hinkt oft hinterher.

Reifegrade und Umsetzungsstrategien im Vergleich

Branchen- und größenabhängig ergeben sich deutliche Unterschiede:

• Großunternehmen mit komplexen ERP-Strukturen (z. B. SAP) haben oft bereits Vorerfahrungen aus dem B2G-Bereich. Sie nutzen Plattformen wie Peppol oder automatisierte E-Invoicing-Tools und haben Prozesse professionalisiert.
• KMU hingegen – besonders im verarbeitenden Gewerbe oder im Dienstleistungsbereich – kämpfen häufiger mit Ressourcenknappheit, wenig standardisierten Prozessen oder schlicht mangelnder Information.
• Technische Unsicherheiten bremsen zusätzlich:
  • Welches Format soll verwendet werden – XRechnung oder ZUGFeRD?
  • Welche Plattform (z. B. ZRE, OZG-RE, Peppol, E-Mail mit strukturiertem Anhang) ist die richtige?
  • Wie sieht eine rechtssichere Archivierung aus?

💡 Besonders der Mittelstand braucht hier konkrete, leicht umsetzbare Lösungen und praxisnahe Beratung.

Typische Herausforderungen aus der Praxis

Viele Unternehmen berichten derzeit von ähnlichen Problemen:

🔸 Medienbrüche in der Verarbeitung: Rechnungen kommen digital an, werden aber manuell weiterverarbeitet oder ausgedruckt.
🔸 Fehlende interne Zuständigkeiten: Wer ist verantwortlich – IT, Buchhaltung oder Einkauf?
🔸 Unklare Datenstrukturen: Ohne strukturierte Stammdaten lassen sich E-Rechnungen nur schwer automatisiert verarbeiten.
🔸 Keine klaren Freigabeprozesse: Besonders bei KMU gibt es oft keine definierten digitalen Workflows – was zu unnötigen Verzögerungen führt.
🔸 Geringe Transparenz: Wo steht eine Rechnung im Prozess? Wer hat sie freigegeben? Gibt es Rückfragen?

💡 Die Einführung der E-Rechnung ist kein reines IT-Thema, sondern ein tiefgreifendes Organisationsprojekt.

Erkenntnisse und Herausforderungen aus der Praxis der elektronischen Rechnung

Mit fünf Monaten Erfahrung zeigt sich klar: Die E-Rechnungspflicht ist ein hochrelevantes, aber in der Praxis komplexes Thema. Technische Anforderungen, rechtliche Vorgaben und interne Prozesslücken treffen hier direkt aufeinander.

Die Technik ist nicht das größte Problem

Viele Unternehmen berichten, dass die größte Herausforderung nicht in der IT liegt, sondern in den dahinterliegenden Prozessen. Zwar sind technische Fragen wie Formatwahl (z. B. XRechnung vs. ZUGFeRD), Plattformanbindung (z. B. Peppol, ZRE, API) oder rechtssichere Archivierung wichtig – doch meist lassen sich diese mit den richtigen Tools und Partnern schnell lösen.

Viel gravierender sind interne organisatorische Hürden:

• fehlende Zuständigkeiten,
• unklare oder nicht dokumentierte Freigabeprozesse,
• wenig standardisierte Daten und uneinheitliche Rechnungsworkflows.

Die E-Rechnung als Change-Projekt

Die Umstellung ist nicht nur eine Pflicht – sie ist ein Kulturwandel.
In vielen Unternehmen ist der Rechnungseingang traditionell ein manueller, papierbasierter Prozess. Durch die E-Rechnung müssen Teams nicht nur neue Tools bedienen, sondern auch ihre Arbeitsweise ändern.

Erfolgreiche Projekte zeichnen sich dadurch aus, dass…
✅ Mitarbeiter früh eingebunden werden.
✅ Prozesse aktiv überarbeitet und verschlankt werden – z. B. durch digitale Freigaben.
✅ Verantwortlichkeiten klar definiert sind (z. B. Finance = Prozesse, IT = Schnittstellen).
✅ Ein übergreifendes Projektteam mit Change-Kompetenz aufgestellt wird.

Rechtliche und formale Stolpersteine

Viele Unternehmen unterschätzen die Details der E-Rechnungspflicht. Dabei gibt es klare formale Vorgaben (z. B. Pflichtangaben, strukturierte Datenformate) und Übergangsfristen, die genau eingehalten werden müssen:

• Kleinbetragsrechnungen < 250 € sind weiterhin von der Pflicht ausgenommen.
• Papier- oder PDF-Rechnungen dürfen bis Ende 2026 übergangsweise noch genutzt werden – aber nur, wenn beide Parteien zustimmen.
• Ab 01.01.2027 dürfen Unternehmen mit > 800.000 € Jahresumsatz nur noch E-Rechnungen ausstellen.
• Ab 01.01.2028 gilt die Pflicht dann für alle Unternehmen.

Fehlerhafte E-Rechnungen führen nicht nur zu Rückweisungen, sondern können steuerliche Nachteile mit sich bringen – z. B. bei Vorsteuerabzug oder bei Betriebsprüfungen.

ViDA-Verordnung bringt weitere Dynamik

Ab 14. April 2025 bringt das EU-ViDA-Paket (VAT in the Digital Age) zusätzliche Anforderungen für grenzüberschreitenden E-Rechnungsaustausch und digitales Echtzeit-Reporting. Unternehmen mit internationalen Geschäftsbeziehungen müssen sich also doppelt vorbereiten.

Wer jetzt nicht handelt, riskiert Rückstand

Die Einführung der E-Rechnung ist mehr als eine gesetzliche Verpflichtung – sie ist eine Chance, Prozesse ganzheitlich zu überdenken und zu digitalisieren. Unternehmen, die die Pflicht lediglich technisch abhaken, bleiben hinter ihrem Potenzial zurück.

Wir von HENRICHSEN4easy unterstützen Sie hier als erfahrener Digitalisierungspartner – mit einem klaren Fokus auf Prozessberatung, technische Integration und nachhaltiges Change-Management.

Kommende Fristen und Termine zur E-Rechnungspflicht: Was Unternehmen jetzt wissen müssen

Die Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland erfolgt schrittweise. Damit Unternehmen rechtzeitig reagieren können, ist ein klarer Überblick über die wichtigsten Fristen und deren Konsequenzen entscheidend.

🟢 Bereits in Kraft:

🟡 Übergangsphase:

🔴 Verpflichtende Ausstellung:

🌍 EU-weit relevante Fristen – ViDA-Initiative:

Wichtige Hinweise:

• Kleinbetragsrechnungen (< 250 €) bleiben weiterhin von der Pflicht ausgenommen.
• Unternehmen müssen rechtzeitig Systeme anpassen, Prozesse überarbeiten und Mitarbeitende schulen.
• Auch Kunden und Lieferanten müssen in die Umstellung eingebunden werden (z. B. durch Vereinbarung strukturierter Formate).

Jedes Unternehmen sollte sich jetzt einen klaren Umsetzungsfahrplan erarbeiten, um nicht erst in 2027 unter Zeitdruck zu geraten. Wer frühzeitig umstellt, profitiert von stabileren Prozessen, digitaler Transparenz – und ist bestens vorbereitet auf EU-weite Vorgaben.

Ausblick & Handlungsempfehlungen

Die E-Rechnung ist neben dem gesetzlichen Muss, auch ein echter Hebel zur Effizienzsteigerung. Wer jetzt handelt, stellt nicht nur sicher, alle Fristen einzuhalten – sondern positioniert sich auch strategisch für die digitale Zukunft.

Was kommt als Nächstes?

Technische Weiterentwicklungen: Neue Übertragungswege, besser integrierte ERP-Anbindungen und automatisierte Prüfmechanismen werden den Rechnungsaustausch weiter vereinfachen.

Mehr Standardisierung: Sowohl national als auch auf EU-Ebene (Stichwort: ViDA) wird der E-Rechnungsprozess vereinheitlicht. Unternehmen müssen flexibel auf neue Formate, IDs oder Validierungsverfahren reagieren.

Digitalisierung zieht nach: Die E-Rechnung ist nur der Anfang. Digitale Workflows, automatisierte Buchung, KI-gestützte Zahlungsfreigaben und integriertes Reporting stehen bereits in den Startlöchern.

Konkrete Handlungsempfehlungen für Unternehmen

1. Prozesse analysieren
🔸 Wie laufen Rechnungseingang und -verarbeitung heute ab?
🔸 Gibt es Medienbrüche oder manuelle Freigaben?

2. Formate und Kanäle festlegen
🔸 Sollen Rechnungen via Peppol, ZUGFeRD oder XRechnung empfangen werden?
🔸 Welche ERP-Systeme oder Plattformen müssen angebunden werden?

3. Partner und Lieferanten einbinden
🔸 Wer muss Rechnungen in elektronischer Form senden oder empfangen?
🔸 Welche Vereinbarungen sind nötig?

4. Systeme und Schnittstellen vorbereiten
🔸 Gibt es geeignete Tools zur E-Rechnungsverarbeitung?
🔸 Können bestehende Buchhaltungssysteme erweitert werden?

5. Mitarbeitende schulen und begleiten
🔸 Wer braucht Schulungen zu Formaten, Prozessen und Tools?
🔸 Gibt es Ansprechpartner im Unternehmen?

Warum HENRICHSEN4easy?

Als erfahrener Digitalisierungspartner bieten wir:
🛠 Technische Integration von E-Rechnungsformaten in Ihre Systemlandschaft
📊 Prozessanalyse & Optimierung entlang der gesamten Rechnungsstrecke
🔌 Anbindung an Plattformen wie ZRE, Peppol oder Drittsysteme
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