Digitale Prozesse bei der Bamberger Verlagsgruppe

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich dafür, Ihre internen Geschäftsprozesse zu digitalisieren. Doch welche Faktoren spielen bei der Entscheidung für ein bestimmtes Tool eine Rolle? Und die Digitalisierung welcher Prozesse führt zu Potential für Synergien, Transparenz und eine bessere Zusammenarbeit?

Über dieses Thema haben wir uns mit Nicole Weiß unterhalten. Sie ist Abteilungsleiterin und Koordination für digitale Projekte beim CC. Buchner Verlag bzw. der Bamberger Verlagsgruppe. Frau Weiß kümmert sich maßgeblich um den Ausbau der digitalen Infrastruktur im Verlag sowie um die Neu- und Weiterentwicklung der digitalen Produkte.

Frau Weiß, was war der Grund, warum Sie sich dazu entschieden haben, eine digitale Prozesslösung von EASY in Ihrem Unternehmen einzuführen?

Nicole Weiß: Bisher haben wir Papierrechnungen zur Freigabe durch die Unternehmensgruppe gegeben. Bei nun vier operativen Unternehmenseinheiten am Standort Bamberg und über 100 Mitarbeitern, verschiedenen Urlaubs- und Arbeitszeitregelungen wurde die analoge Eingangsrechnungsverarbeitung zunehmend ineffizient.

Sie haben seit Ende 2019 EASY in Verbindung mit einem CTO Belegleser und Capture Plus im Einsatz. Zudem arbeiten Sie mit Navision in der Buchhaltung. Welche Prozesse sind für Sie durch den Einsatz dieser Tools transparenter geworden?

Nicole Weiß: Rechnungen haben nun eine klare und nachvollziehbare Freigabedokumentation. Dadurch ist stets ersichtlich, an welcher Stelle sich die Rechnungen im Freigabeprozess befinden. Auch das Ablehnen fehlerhafter Rechnungen ist transparenter geworden: Alle Beteiligten wissen nun, was ggf. an einer Rechnung nicht stimmt.

Welche Prozesse haben sich durch den Einsatz von EASY Invoice verbessert oder sind reibungsloser geworden – vor allem in Bezug auf die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit?

Nicole Weiß: Ein Problem waren geplante, aber auch ungeplante Abwesenheiten von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Bei Abwesenheiten sind Rechnungen unter Umständen nicht oder zu spät weitergeben worden. Mit den Vertretungsregeln in EASY lassen sich Rechnungen regelgebunden an zuständige und berechtigte Kolleginnen und Kollegen weiterleiten, ohne dass es zu Zahlungsverzögerungen kommt.

Mit Rückblick auf die letzten 8 Wochen: Welchen Vorteil haben die digitalen Prozesse in puncto HomeOffice-Möglichkeiten und remote Arbeiten?

Nicole Weiß: Papierrechnungen müssen nicht zu den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nach Hause geschickt werden, sondern können komfortabel über unseren EASY-Webclient abgerufen und freigegeben werden. Man muss sich in dieser Ausnahmesituation also keine Sorgen machen, dass Bezahlvorgänge ins Stocken geraten, weil die physikalischen Rechnungen nicht zügig abgezeichnet werden können.

Nach den ersten Erfahrungen mit der Digitalisierung von Prozessen in der Buchhaltung: welche Prozesse möchten Sie in den kommenden Schritten digitalisieren?

Nicole Weiß: Wir werden die Digitalisierung von Arbeitsprozessen selbstverständlich in den verschiedensten Bereichen und Abteilungen weiter vorantreiben. Um nur ein Beispiel zu nennen: Das digitale Personal- bzw. Bewerber- und Vertragsmanagement wäre sicherlich in der Zukunft noch einen Blick wert.