Digitale Entgeltunterlagen, von der Option zur Pflicht
Was bislang vielen Unternehmen als zukunftsorientierte Option galt, wird in weniger als zwei Jahren zur gesetzlichen Pflicht: Ab dem 1. Januar 2027 sind Arbeitgeber verpflichtet, Entgeltunterlagen ausschließlich digital zu führen.
Grundlage hierfür ist das siebte Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch, das die elektronische Archivierung und Übermittlung von Entgeltunterlagen regelt. Eine hybride Ablage, also ein Teil digital, ein Teil auf Papier, ist dann nicht mehr zulässig. Das bedeutet eine Zäsur für das HR- und Payroll-Management vieler Unternehmen.
Diese gesetzliche Neuregelung betrifft nicht nur die monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Auch Arbeits- und Ausbildungsverträge, Nachweise zu Arbeitszeiten, Urlaubs- oder Zuschlagskonten, Sozialversicherungsdokumente sowie alle prüfungsrelevanten Bescheide müssen vollständig elektronisch und revisionssicher abgelegt werden. Die Beitragsverfahrensverordnung (BVV), insbesondere § 8 Abs 2 BVV, regelt die elektronische Führung und Aufbewahrung von Entgeltunterlagen bei Arbeitgebern und ist dabei die maßgebliche rechtliche Grundlage. So schreibt es unter anderem die Deutsche Rentenversicherung in ihren Vorgaben zur elektronischen Betriebsprüfung (eBVP) fest.
Unternehmen, die die Digitalisierung ihrer Personalakte bisher verschoben haben, geraten spätestens jetzt unter Zugzwang. Denn: Wer sich nicht rechtzeitig vorbereitet, läuft Gefahr, ab 2027 nicht prüfungsfähig zu sein, mit entsprechenden Sanktionen. Ab 2027 sind bestimmte Unterlagen verpflichtend elektronisch zu führen und müssen in elektronischer Form vorliegen, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Die letzte Möglichkeit zur Befreiung von der digitalen Führung endet am 31. Dezember 2026. Ab 2027 wird die verpflichtende Aufbewahrung von Entgeltdokumenten durch die digitale Entgeltakte zum neuen Standard. Sie ist dann keine Kür mehr, sondern gesetzlich vorgeschrieben. Anträge auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht sind ebenfalls elektronisch in elektronischer Form mit einer qualifizierten elektronischen Signatur einzureichen, um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen. Unternehmen, die heute noch mit analogen oder halb-digitalen Prozessen arbeiten, sollten jetzt handeln, um Aufwand, Risiken und Kosten in den Griff zu bekommen.
→ Ein Antrag auf Befreiung kann beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung gestellt werden
Was bei der Digitalisierung von elektronischen Entgeltunterlagen genau beachtet werden muss und welche Anforderungen gelten
Die gesetzliche Pflicht zur digitalen Entgeltunterlage betrifft nicht nur ein einzelnes Dokument, sondern eine ganze Kette an personalrelevanten Unterlagen, viele davon sind in Unternehmen über Jahre verteilt, unterschiedlich abgelegt oder liegen in papierbasierten Archiven.
Was also genau ist ab dem 1. Januar 2027 digital vorzuhalten?
Im Kern umfasst die Pflicht alle Entgeltunterlagen, die im Rahmen der Lohnabrechnung und der Betriebsprüfung eine Rolle spielen. Dazu zählen laut Deutsche Rentenversicherung, Bundesfinanzministerium und § 147 AO insbesondere:
- Lohn- und Gehaltskonten, inklusive aller Abrechnungen, Lohnsteuerdaten und Sozialversicherungsnachweise
- Arbeits-, Ausbildungs- und Änderungsverträge, soweit sie Entgeltbestandteile regeln
- Urlaubs-, Stunden- und Zuschlagskonten, inklusive Zeitausgleich, Mehrarbeit, Nacht- und Feiertagszuschlägen
- Bescheide und Prüfungsunterlagen der Rentenversicherung, Krankenkassen oder Berufsgenossenschaften
Alle genannten Unterlagen müssen nicht nur digital gespeichert, sondern auch revisionssicher, jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar sein, insbesondere im Rahmen der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (eBVP).
Ein weiterer kritischer Punkt ist die Form der Signatur: Ab 2027 verlieren entgeltrelevante Unterlagen ihre Gültigkeit, wenn sie nur eingescannt werden. Unbefristete Arbeitsverträge können weiterhin mit einer fortgeschrittenen Signatur (FES) unterzeichnet werden, befristete erfordern eine qualifizierte Signatur (QES).
Risiken beim Zuwarten und warum 2026 zu spät ist
Für viele Unternehmen mag der 1. Januar 2027 noch in weiter Ferne liegen – doch der Handlungsdruck ist real. Wer die digitale Umstellung zu lange aufschiebt, riskiert mehr als nur organisatorische Hektik kurz vor dem Stichtag. Die Herausforderungen liegen sowohl im fachlichen als auch im operativen Bereich.
Das größte Risiko:
Bei Betriebsprüfungen der Deutschen Rentenversicherung (DRV) oder anderer Stellen kann ab 2027 der Nachweis von Entgeltunterlagen nur noch digital erfolgen. Unternehmen, die bis dahin noch auf Papierbelege setzen oder in Mischsystemen arbeiten, gelten als nicht prüfungsfähig. Das kann zu Verzögerungsgeldern, Rückfragen und Nachforderungen führen – und in Extremfällen auch zu Reputationsschäden, etwa gegenüber Gesellschaftern oder Aufsichtsbehörden.
Auch wirtschaftlich ist ein später Umstieg riskant. Wer erst im letzten Quartal 2026 mit der Digitalisierung beginnt, muss mit deutlich höheren Projektkosten rechnen. Altakten digitalisieren, Prozesse umstellen, Personal schulen – all das kostet Zeit und Ressourcen, die am Jahresende ohnehin knapp sind. Erste Anbieter gehen davon aus, dass ein verspäteter Umstieg bis zu dreimal teurer sein kann als eine frühzeitige Einführung mit sauberer Planung.
Hinzu kommt der Faktor Personal: Viele HR-Teams sind heute schon stark ausgelastet. Eine parallele Einführung von DMS-Systemen, digitaler Signatur und neuen Workflows in kurzer Zeit ist kaum realistisch, vor allem nicht mit hohem Qualitätsanspruch oder unter Einhaltung aller Compliance-Vorgaben.
Kurzum: Wer wartet, zahlt. Entweder mit höheren Kosten, höheren Risiken – oder einem massiven operativen Kraftakt.
Der gesetzliche Stichtag 01.01.2027 lässt keine Spielräume mehr. Unternehmen, die nicht jetzt mit der Umstellung beginnen, laufen Gefahr, in Stress, Unsicherheit und unnötige Mehrausgaben zu geraten.
Wie eine digitale Personalakte konkret entlastet
Die Einführung einer digitalen Personalakte ist mehr als eine Reaktion auf gesetzliche Pflichten – sie ist eine Investition in Effizienz, Transparenz und Zukunftssicherheit. Richtig umgesetzt, entlastet sie HR-Teams spürbar im Alltag und schafft gleichzeitig die Grundlage für strategische Personalprozesse.
Der größte Vorteil liegt in der strukturierten, zentralen Ablage aller entgeltrelevanten Unterlagen. Statt in Papierakten, Netzlaufwerken oder verschiedenen Tools zu suchen, finden Personalverantwortliche alle Informationen an einem Ort – durchsuchbar, versioniert, rollenbasiert zugänglich. Das reduziert den Verwaltungsaufwand und verkürzt Reaktionszeiten, etwa bei Rückfragen durch Mitarbeitende, Prüfer oder die Geschäftsleitung.
Auch typische Anfragen wie die Ausstellung von Lohnnachweisen, SV-Bescheinigungen oder Arbeitszeitbelegen lassen sich mit einer digitalen Personalakte deutlich schneller und in vielen Fällen automatisiert erledigen. Kombiniert mit einem Self-Service-Portal für Mitarbeitende verringert sich das Mailaufkommen im HR-Bereich – gleichzeitig steigt die Zufriedenheit der Belegschaft.
Ein weiterer Mehrwert: Die digitale Akte schafft eine verlässliche Basis für Prüfungen. Berechtigungen, Löschfristen, Archivierung und Protokollierung lassen sich klar definieren und nachweisen. So wird das Unternehmen nicht nur revisionssicher, sondern auch audit-ready – ohne jedes Mal hektisch Dokumente zusammensuchen zu müssen.
Darüber hinaus bietet eine strukturierte digitale Akte die Möglichkeit, Personaldaten systematisch auszuwerten. Wer etwa wissen möchte, wie viele befristete Verträge im Unternehmen laufen oder wie hoch die Gehaltsentwicklung in einer Abteilung war, kann solche Fragen direkt aus dem System beantworten – ganz ohne manuelle Excel-Tabellen.
Die digitale Personalakte sorgt für spürbare Entlastung im Tagesgeschäft, minimiert Risiken und macht HR zukunftsfähig. Sie ist weit mehr als ein gesetzliches To-do, sie ist ein Effizienzgewinn mit strategischem Potenzial.
12 Monate bis zur Pflicht, so gelingt die Umstellung
Auch wenn der Stichtag 01.01.2027 noch auf dem Papier weit entfernt scheint – für eine saubere Einführung der digitalen Entgeltunterlagen ist das Zeitfenster knapp. Denn eine digitale Personalakte ist kein Plug-and-Play-Produkt, sondern ein Projekt mit vielen Beteiligten: HR, IT, Datenschutz, Betriebsrat und ggf. externe Dienstleister. Damit der Umstieg gelingt, braucht es einen klaren Fahrplan.
Die ersten zwei Monate sollten der Analyse dienen: Welche Dokumententypen gibt es? Wo werden sie aktuell aufbewahrt – digital oder analog? Welche Systeme (z. B. Lohnabrechnung, Zeiterfassung) sind im Einsatz? Und gibt es eine Aktenstruktur, die übernommen werden kann? Wichtig: Die digitale Personalakte umfasst nicht nur Dokumente, sondern alle HR-relevanten Informationen, die bisher verteilt verwaltet werden.
Zwischen Monat 2 und 3 steht die Auswahl geeigneter Softwarelösungen an. Wichtig sind rechtssichere, DSGVO- und GoBD-konforme Tools, die sich nahtlos in bestehende Systeme wie DATEV, SAP HCM oder LOGA integrieren lassen. Dabei empfiehlt es sich, nicht nur auf Funktionsumfang, sondern auch auf Anwenderfreundlichkeit und einen modularen Aufbau zu achten, sodass Erweiterungen, etwa für elektronische Signaturen, flexibel möglich sind.
Monat 3 bis 6 dienen dem Rollout: Die Lösung wird gemäß den Anforderungen implementiert, ggf. Workflows aufgesetzt, Berechtigungen vergeben und Mitarbeitende geschult.
In den letzten beiden Monaten vor Stichtag folgt der Probelauf. Hier wird getestet, ob alle Akten vollständig, zugriffsbereit und prüfungstauglich sind – und ob Self-Service, Signaturprozesse und Fristenmanagement in der Praxis funktionieren.
Unternehmen, die diesen Fahrplan diszipliniert umsetzen, haben einen klaren Vorteil: Sie vermeiden Last-Minute-Stress, reduzieren Kosten und sichern gleichzeitig die Compliance ab.
Wer jetzt startet, kann die Umstellung zur digitalen Entgeltakte strukturiert, sicher und effizient umsetzen. Die Projektdauer hängt von den Anforderungen ab, ein klarer Plan sorgt jedoch für einen reibungslosen Ablauf
Pflicht wird Chance, wenn Sie jetzt handeln
Die verpflichtende digitale Führung von Entgeltunterlagen ab dem 1. Januar 2027 ist weit mehr als ein regulatorischer Mehraufwand. Für Unternehmen, die den Wandel aktiv gestalten, ist sie eine echte Chance: Prozesse verschlanken, Compliance stärken, HR entlasten und gleichzeitig ein digitales Fundament schaffen, auf dem sich Personalmanagement langfristig effizienter steuern lässt.
Was es dafür braucht, ist nicht Perfektion, sondern ein klarer Startpunkt: Wo stehen wir? Was fehlt uns noch? Und wie kommen wir in den nächsten zwölf Monaten rechtssicher und wirtschaftlich ans Ziel?
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Als Digitalisierungspartner mit über 30 Jahren Erfahrung unterstützen wir Unternehmen bei der Einführung digitaler Personalakten und revisionssicherer Dokumentenprozesse – praxisnah, systemoffen und immer mit Blick auf gesetzliche Vorgaben.
Unsere Leistungen für Sie:
- Digitalisierungscheck für HR: Wo stehen Sie? Wo bestehen Lücken?
- Implementierung sicherer Aktenlösungen: DSGVO- & GoBD-konform
- Altakten-Digitalisierung & Dokumenten-Migration
- Vorbereitung auf die eBVP
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Denn 2027 ist nicht das Problem. Sondern die Zeit bis dahin.