eBANF und ESG: Wie digitale Bestellanforderungen die Nachhaltigkeit in Lieferketten stärken

Nachhaltigkeit in der Beschaffung ist längst kein Randthema mehr. Unternehmen müssen sich zunehmend mit ESG-Kriterien (Environmental, Social, Governance) auseinandersetzen, um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen und ihre Lieferketten nachhaltiger zu gestalten. Vor allem große Unternehmen stehen unter Druck, ihre Einkaufsprozesse transparenter und umweltfreundlicher zu gestalten – nicht zuletzt durch das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) und die EU-Richtlinie zur Nachhaltigkeitsberichterstattung (CSRD).

Ein oft übersehener, aber entscheidender Schritt in diesem Prozess ist die elektronische Bestellanforderung (eBANF). Sie bildet den digitalen Startpunkt der Beschaffung und kann frühzeitig sicherstellen, dass ESG-Kriterien berücksichtigt werden. Doch wie genau kann eine eBANF zur Nachhaltigkeit in der Lieferkette beitragen? Und welche Herausforderungen gibt es bei der Implementierung? Dieser Artikel zeigt praxisnah, wie digitale Bestellanforderungen Umwelt-, soziale und Governance-Ziele (ESG) im Einkauf stärken können.

Umwelt – Wie die elektronische Bestellanforderung CO₂-Emissionen reduziert

Nachhaltigkeit beginnt bereits im ersten Schritt der Beschaffung. Die elektronische Bestellanforderung (eBANF) bietet Unternehmen die Möglichkeit, von Anfang an Umweltaspekte in ihren Einkaufsprozessen zu berücksichtigen. Durch den Verzicht auf Papier, optimierte Lieferwege und die gezielte Auswahl nachhaltiger Lieferanten kann sie einen bedeutenden Beitrag zur CO₂-Reduzierung leisten.

Papierlose Prozesse sparen Ressourcen

Viele Unternehmen arbeiten noch mit papierbasierten Bestellprozessen, die nicht nur ineffizient, sondern auch ressourcenintensiv sind. Die Digitalisierung der Bestellanforderung führt zu einer erheblichen Reduzierung des Papierverbrauchs.

Ein Beispiel aus dem öffentlichen Sektor zeigt die Dimension dieser Einsparung:

• 238 Millionen Blatt Papier weniger durch digitale Beschaffung
• 28.600 Bäume bleiben erhalten
• 795 Tonnen CO₂-Emissionen durch weniger Postversand eingespart

Diese Zahlen zeigen, dass der Umstieg auf digitale Prozesse sowohl Kosten senkt als auch einen messbaren Einfluss auf die Umwelt hat.

Nachhaltige Lieferanten und kürzere Transportwege

Neben der Einsparung von Ressourcen ermöglicht die elektronische Bestellanforderung eine intelligentere Steuerung der Lieferketten. Unternehmen können durch die Integration von Nachhaltigkeitskriterien sicherstellen, dass:

• bevorzugt lokale Lieferanten ausgewählt werden, um Transportwege zu verkürzen,
• nachhaltige Materialien automatisch vorgeschlagen werden,
• Emissionsarme Transportoptionen wie Bahn oder E-Lieferdienste priorisiert werden.

Durch digitale Prozesse können Unternehmen zudem Bestellungen bündeln und Lieferungen effizienter gestalten, wodurch unnötige Einzeltransporte vermieden werden.

Automatische Berücksichtigung von Umweltzertifikaten

Ein weiterer Umweltvorteil der elektronischen Bestellanforderung liegt in der Integration von Umweltstandards. Unternehmen können vordefinierte Kriterien festlegen, sodass nur Produkte mit anerkannten Umweltzertifikaten bestellt werden, z. B.:

• Blauer Engel (umweltfreundliche Produkte)
• FSC-Siegel (nachhaltige Holzprodukte)
• EU Ecolabel (umweltfreundliche Waren und Dienstleistungen)

Durch papierlose Prozesse, nachhaltige Lieferantenwahl und optimierte Logistik lässt sich der CO₂-Fußabdruck im Einkauf deutlich reduzieren. Unternehmen, die ihre Beschaffung digitalisieren, setzen einen wichtigen Hebel für mehr Umweltverantwortung.

Soziale Verantwortung – Fairere Arbeitsbedingungen durch digitale Beschaffung

Gerade in globalen Lieferketten sind Unternehmen gefordert, sicherzustellen, dass auch ihre Zulieferer faire Arbeitsbedingungen einhalten. Die elektronische Bestellanforderung (eBANF) kann dazu beitragen, menschenwürdige Arbeitsbedingungen zu fördern, indem sie Transparenz schafft, Risiken frühzeitig erkennt und ESG-Kriterien systematisch in den Beschaffungsprozess integriert.

Transparenz über Lieferantenstandards

Eine der größten Herausforderungen in der nachhaltigen Beschaffung ist die Überprüfung sozialer Standards bei Zulieferern. Die elektronische Bestellanforderung kann hier helfen, indem sie Unternehmen ermöglicht, nur noch mit geprüften und zertifizierten Lieferanten zu arbeiten. Dies kann durch verschiedene Mechanismen sichergestellt werden:

• Vorauswahl zertifizierter Lieferanten: Das System kann so konfiguriert werden, dass nur Zulieferer berücksichtigt werden, die bestimmte Sozialstandards erfüllen (z. B. SA8000, BSCI, Fairtrade).
• Automatische Risikoanalysen: Lieferanten aus Hochrisikoländern können bei der Bestellanforderung automatisch gekennzeichnet werden, sodass zusätzliche Prüfungen oder Genehmigungen erforderlich sind.
• Digitale Lieferantenbewertungen: Unternehmen können ESG-Kriterien direkt in ihre Lieferantendatenbank integrieren und beispielsweise Lieferanten mit schlechten Bewertungen aus dem System ausschließen.

Chancengleichheit und Diversität im Einkauf fördern

Neben der Lieferantenbewertung kann die elektronische Bestellanforderung auch innerhalb des Unternehmens für fairere Einkaufsprozesse sorgen. Ein digital gesteuerter Beschaffungsprozess bietet folgende Vorteile:

• Gleiche Chancen für alle Lieferanten: Durch standardisierte Vergabekriterien wird sichergestellt, dass Lieferanten unabhängig von ihrer Größe oder Herkunft gleichbehandelt werden.
• Vermeidung von intransparenten Entscheidungen: Digitale Prozesse verhindern, dass einzelne Anbieter bevorzugt oder systematisch benachteiligt werden.
• Förderung von Diversity: Unternehmen können gezielt soziale Kriterien in ihre Bestellanforderungen integrieren, um z. B. mit Lieferanten zusammenzuarbeiten, die eine hohe Diversität in der Belegschaft oder besondere soziale Engagements vorweisen.

Entlastung und Fairness für interne Teams

Auch für die Mitarbeitenden im Einkauf bietet die digitale Bestellanforderung Vorteile:

• Automatisierte Prozesse reduzieren Stress: Durch klar geregelte Genehmigungsworkflows gibt es weniger Rückfragen und Unsicherheiten.
• Fehlerminimierung sorgt für mehr Fairness: Da Bestellanforderungen digital hinterlegt sind, gibt es keine unklaren oder verlorenen Anfragen mehr.
• Mehr Zeit für strategische Arbeit: Mitarbeitende können sich stärker auf nachhaltige Lieferantenbeziehungen konzentrieren, anstatt Routineaufgaben zu erledigen.

Governance – Mehr Transparenz und Compliance durch digitale Prozesse

Governance in der Beschaffung bedeutet, dass Unternehmen ihre Einkaufsprozesse regelkonform, transparent und effizient gestalten. Die elektronische Bestellanforderung kann dazu beitragen, indem sie klare Genehmigungsstrukturen schafft, die Nachvollziehbarkeit erhöht und Compliance-Risiken minimiert.

Automatisierte Genehmigungsprozesse für mehr Transparenz

Ein großer Vorteil der elektronischen Bestellanforderung ist die Möglichkeit, klare Freigabeprozesse zu definieren und zu dokumentieren. Statt manueller Abstimmungen per E-Mail oder Papierformular sorgt die Digitalisierung für:

• Klare Verantwortlichkeiten: Jede Bestellanforderung wird automatisch an die zuständigen Genehmiger weitergeleitet.
• Lückenlose Dokumentation: Alle Freigaben und Änderungen werden in einem digitalen Audit-Trail gespeichert.
• Schnellere Prozesse: Automatisierte Workflows beschleunigen die Freigabe und verhindern Verzögerungen durch manuelle Abstimmungen.

Durch diese Maßnahmen wird sichergestellt, dass jede Bestellanforderung nachvollziehbar und regelkonform abgewickelt wird.

Compliance-Risiken minimieren

Ein weiteres wichtiges Governance-Ziel ist die Vermeidung von Compliance-Verstößen. Die elektronische Bestellanforderung hilft, indem sie:

• Automatisch Einkaufsrichtlinien durchsetzt: Nur zugelassene Lieferanten und Produkte können bestellt werden.
• Buchhaltungs- und Steueranforderungen integriert: Das System kann sicherstellen, dass alle Bestellungen korrekt erfasst und dokumentiert werden.
• Unzulässige Bestellungen verhindert: Falls ein Produkt oder Dienstleister nicht den Unternehmensrichtlinien entspricht, kann die Bestellung automatisch blockiert oder an eine Prüfstelle weitergeleitet werden.

Effizientere Berichterstattung und ESG-Tracking

Durch die digitale Erfassung aller Bestellanforderungen können Unternehmen leichter Berichte über ihre Einkaufsprozesse erstellen. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die Nachhaltigkeits- und ESG-Berichte veröffentlichen müssen. Digitale Systeme ermöglichen es, Kennzahlen zu Nachhaltigkeit und Compliance auf Knopfdruck auszuwerten, z. B.:

• Anteil nachhaltiger Lieferanten an den Gesamtbestellungen
• Erfüllung interner ESG-Ziele im Einkauf
• Einhaltung von Richtlinien und Zertifizierungsanforderungen

Laut einer Studie von KPMG setzen immer mehr Unternehmen auf digitale Systeme, um ihre ESG- und Compliance-Daten automatisch zu erfassen und auszuwerten.

Umsetzung in der Praxis – So gelingt der nachhaltige Einkauf mit digitalen Prozessen

Die Vorteile einer digitalen Bestellanforderung für Umwelt, soziale Verantwortung und Governance (ESG) sind klar. Doch wie können Unternehmen diesen Wandel in der Praxis umsetzen? Der Weg zur nachhaltigen Beschaffung beginnt mit klaren Strategien, den richtigen Technologien und kompetenten Partnern.

1. Nachhaltigkeitskriterien von Anfang an definieren

Bevor Unternehmen digitale Prozesse einführen oder optimieren, sollten sie klare ESG-Kriterien für ihre Beschaffung festlegen. Dazu gehört beispielsweise:

• Welche Umweltstandards sollen Lieferanten erfüllen? (z. B. CO₂-Reduktion, Recycling-Anteile, Zertifizierungen)
• Welche sozialen Kriterien sind wichtig? (z. B. faire Arbeitsbedingungen, Diversity-Strategien)
• Welche Governance-Regeln müssen eingehalten werden? (z. B. Anti-Korruptionsmaßnahmen, transparente Vergabeprozesse)

Sind diese Anforderungen definiert, können sie in die elektronische Bestellanforderung integriert werden – etwa durch vordefinierte Lieferantenauswahl oder verpflichtende ESG-Felder im Bestellprozess.

2. Digitale Tools und Prozesse schrittweise einführen

Manche Unternehmen zögern bei der Digitalisierung ihrer Beschaffung, weil sie den Aufwand fürchten. Doch der Schlüssel zum Erfolg liegt in einer schrittweisen Umsetzung:

1. Start mit der elektronischen Bestellanforderung – Der Wechsel von Papierformularen zu einem digitalen Prozess ist oft der einfachste und wirkungsvollste erste Schritt.
2. Lieferantenbewertungen und Nachhaltigkeitsdaten integrieren – Systeme können so eingerichtet werden, dass sie automatisch nachhaltige Anbieter oder umweltfreundliche Produkte priorisieren.
3. Prozesse kontinuierlich optimieren – Mit der Zeit lassen sich weitere Funktionen ergänzen, z. B. automatisierte ESG-Reports oder KI-gestützte Risikoanalysen.

Durch diese modulare Herangehensweise kann der Wandel effizient und ohne größere Unterbrechungen des Tagesgeschäfts erfolgen.

3. Kompetente Partner für die Digitalisierung nutzen

Ein erfolgreicher Wandel hin zu nachhaltiger, digitalisierter Beschaffung erfordert Erfahrung und technologische Expertise. HENRICHSEN4easy unterstützt Unternehmen dabei, ihre Beschaffungsprozesse zu digitalisieren und effizienter zu gestalten. Als Spezialist für digitale Dokumenten- und Prozessautomation bietet HENRICHSEN4easy Lösungen für:

• Digitale Bestellanforderungen
• Automatisierte Workflows für Genehmigungs- und Compliance-Prozesse
• Nahtlose Anbindung an ERP- und Einkaufsplattformen

Wer sich auf Digitalisierungsexperten verlässt, kann sicherstellen, dass die neuen Prozesse von Anfang an effizient und regelkonform sind.

4. Schulung und Change-Management nicht vergessen

Der nachhaltige Einkauf gelingt nur, wenn alle Beteiligten die digitalen Prozesse akzeptieren und sinnvoll nutzen. Unternehmen sollten daher:

• Mitarbeiter im Einkauf und in den Fachabteilungen schulen, damit sie ESG-Kriterien in der Beschaffung richtig anwenden.
• Erfolge sichtbar machen, indem Nachhaltigkeitsfortschritte regelmäßig in Berichten oder internen Meetings kommuniziert werden.
• Lieferanten einbinden, um gemeinsam nachhaltige Beschaffungsstrategien zu entwickeln.

 

Fazit

Die elektronische Bestellanforderung kann Unternehmen aktiv dabei unterstützen, nachhaltiger, sozial verantwortlicher und regelkonformer einzukaufen. Der Schlüssel liegt in der richtigen Strategie, den passenden digitalen Lösungen und kompetenter Unterstützung.

Sie möchten Ihre Bestellprozesse digitalisieren und ESG-konform gestalten? HENRICHSEN4easy hilft Ihnen, die richtige Lösung für Ihr Unternehmen zu finden. Lassen Sie uns gemeinsam Ihre Beschaffung effizienter und nachhaltiger machen!

 

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