Digitalisierung in systemrelevanten Branchen: Zwischen Regulierung, Fachkräftemangel und Zukunftsauftrag

Strom, Wasser, Abfall und Pflege, diese vier Sektoren sichern unsere Grundversorgung jeden Tag, rund um die Uhr. Wer hier arbeitet, trägt Verantwortung für Millionen Menschen. In diesen Bereichen sind zahlreiche Akteure wie Unternehmen, Behörden und Dienstleister an der Digitalisierung beteiligt. Umso erstaunlicher ist es, dass genau in diesen systemrelevanten Bereichen die Digitalisierung oft nur schleppend vorankommt.

Komplexe gesetzliche Vorgaben, sicherheitskritische Infrastrukturen und knappe Budgets machen den digitalen Wandel zur Herausforderung. Die Technik bildet dabei die Grundlage für die Digitalisierung in diesen Bereichen. Laut dem Digitalisierungsindex Mittelstand 2024 liegen Ver- und Entsorgungsunternehmen beim digitalen Reifegrad deutlich unter dem Branchendurchschnitt – im Schnitt nur bei 68 von 100 Punkten (Quelle: Digitalisierungsindex 2024, Telekom).

Und das, obwohl der Bedarf enorm ist. In den letzten Jahren hat sich die Entwicklung der Digitalisierung in diesen Sektoren nur langsam vollzogen. Bürger erwarten heute einen besseren, digitalen Service – von der Online-Schadensmeldung bis zur transparenten Abrechnung. Gleichzeitig kämpfen Stadtwerke, Pflegeeinrichtungen und Entsorger mit massivem Personalmangel und langen Reaktionszeiten. Digitalisierung wäre hier nicht nur eine Frage der Effizienz – sondern der Zukunftsfähigkeit.

Die Folge der schleppenden Digitalisierung ist, dass sowohl Gesellschaft als auch Wirtschaft wichtige Chancen zur Optimierung und Modernisierung verlieren.

Die zentrale Frage lautet daher: Wie gelingt der Spagat zwischen gesetzlicher Regulierung, knappen Ressourcen und der Notwendigkeit, digitalen Service für Bürger und Mitarbeitende zu ermöglichen?

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Diese vier Bremsen blockieren den digitalen Wandel

Digitalisierung in systemrelevanten Sektoren ist kein reines Technologie-Thema – sie ist ein Balanceakt zwischen gesetzlichen Anforderungen, technischen Abhängigkeiten und finanziellen Spielräumen. In der Praxis treten dabei häufig Probleme auf, die die Umsetzung digitaler Prozesse erschweren, etwa durch rechtliche, technische oder soziale Herausforderungen. Vier typische Bremsfaktoren verzögern derzeit den Fortschritt:

Ein gezielter Einsatz digitaler Technologien kann jedoch helfen, diese Probleme zu überwinden und die Digitalisierung in diesen Bereichen voranzutreiben.

1. Gesetzliche Regulierung & Sicherheitsauflagen

Unternehmen in den Bereichen Energie, Wasser, Entsorgung und Sozialwirtschaft unterliegen strengen Vorgaben – vom IT-Sicherheitsgesetz 2.0 über die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) bis zu branchenspezifischen KRITIS-Anforderungen. Für digitale Lösungen bedeutet das: kein Fortschritt ohne dokumentierte Nachweise, Redundanzkonzepte und detaillierte Zugriffsregeln.

Laut Bundesnetzagentur ist die Einhaltung von KRITIS-Anforderungen Grundvoraussetzung für jede IT-Änderung im Strom- und Gasbereich
(Quelle: BNetzA KRITIS)

2. Knappe Budgets durch Gebühren- und Tarifbindung

Die meisten Unternehmen in der Daseinsvorsorge unterliegen regulierten Entgelten. Das bedeutet: Investitionen in moderne Software, digitale Workflows oder neue Schnittstellen müssen in starre Finanzierungsmodelle passen – was oft nicht der Fall ist.

Die CINES-Marktbeobachtung 2024 zeigt: „Digitalisierungsprojekte bleiben häufig auf halber Strecke stecken, weil die Anschlussfinanzierung fehlt“
(Quelle: Fraunhofer CINES 2024)

3. Strukturelle Engpässe & IT-Inseln

Viele dieser Unternehmen arbeiten mit heterogenen Altanlagen, inkompatibler Software und individuell gewachsenen IT-Strukturen. Neue Systeme lassen sich oft nur schwer integrieren – wenn überhaupt.

In der Praxis sehen wir häufig nicht den Mangel an Ideen, sondern an standardisierten Schnittstellen und medienbruchfreien Prozessen.

4. Fachkräftemangel – auch in der IT

Nicht nur in der Pflege oder bei den Entsorgern fehlen Fachkräfte – auch IT-Personal ist rar. Ohne digitale Projektverantwortliche oder Change-Manager im Haus bleibt die Umsetzung externer Lösungen Stückwerk.

Laut Bitkom fehlen allein im öffentlichen und versorgungsnahen Bereich rund 33.000 IT-Fachkräfte (2024).
(Quelle: Bitkom Fachkräftemonitor)

Die Herausforderungen sind real – aber lösbar. Wer die Ursachen kennt, kann gezielt anpacken und Förderprogramme, Standards und externe Expertise nutzen, um aus der digitalen Bremse einen Beschleuniger zu machen.

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Warum gerade jetzt digitalisiert werden muss

Trotz aller Hürden ist der Druck zur Digitalisierung in systemrelevanten Unternehmen so hoch wie nie – nicht aus modischen Gründen, sondern aus purer Notwendigkeit. Denn wer Versorgung sichern, Personal finden und Bürger begeistern will, braucht heute digitale Strukturen. Drei zentrale Treiber sprechen dafür:

1. Der Bürger erwartet digitale Services

Selbstverwaltungen, Serviceportale, Live-Störungsmeldungen oder digitale Gebührenbescheide – Bürger und Unternehmen erwarten von Versorgern längst das gleiche Nutzererlebnis, das sie von Banken oder Online-Shops gewohnt sind. Wer hier mit veralteten Formularen, Briefverkehr oder starren Servicezeiten arbeitet, verspielt Vertrauen.

„Digitale Serviceangebote sind für die Generation 30+ kein Bonus, sondern ein Mindeststandard.“
(Quelle: Digitalverband Bitkom, Bürgerbarometer 2024)

2. Der Fachkräftemangel spitzt sich zu

Gerade in systemrelevanten Branchen sind die Personalengpässe gravierend. Die Pflege braucht bis 2035 fast 1,8 Millionen neue Kräfte, im Bereich Ver- und Entsorgung gehen zehntausende Mitarbeitende in Rente. Digitalisierung kann keine Menschen ersetzen – aber Prozesse entschlacken, Dokumentation vereinfachen und Arbeitgeber attraktiver machen.

Laut einer Studie des Fraunhofer IAO (2025) wünschen sich über 60 % der befragten Pflegekräfte digitale Unterstützung in der Dokumentation und Schichtplanung.
(Quelle: Fraunhofer IAO, Smart-Day 2025)

3. Die Klimaziele lassen sich nur digital erreichen

Ob Stromnetzsteuerung, Leckage-Erkennung im Wassernetz oder optimierte Abfalllogistik: Ohne digitale Werkzeuge lassen sich Energieeffizienz und CO₂-Ziele nicht realisieren. Digitale Infrastruktur ist also nicht Kür, sondern Pflicht – gerade für Versorger, die Nachhaltigkeit ernst meinen.

Smart Grids und digitale Netze könnten bis 2030 rund 20 % der deutschen CO₂-Einsparziele ermöglichen.
(Quelle: Bitkom-Studie „Klimaeffekte der Digitalisierung“, 2023)

Digitalisierung ist kein optionales Upgrade. Sie ist der Schlüssel, um Bürger zu erreichen, Personal zu entlasten – und den gesellschaftlichen Auftrag zu erfüllen. Wer jetzt investiert, sichert sich Innovationskraft und Systemrelevanz für die Zukunft.

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Was schon möglich ist – Best Practices aus der Praxis

Trotz Herausforderungen zeigen viele Organisationen bereits, wie Digitalisierung in systemrelevanten Branchen funktioniert – zielgerichtet, pragmatisch und mit messbarem Nutzen. Hier sind vier exemplarische Best Practices, die Mut machen:

🏙 Energieversorger: Netztransparenz durch Smart Grids

Die Stadtwerke Wunsiedel setzen seit Jahren auf ein intelligentes Energiemanagement mit Smart-Grid-Plattformen. Dank Sensorik und Datenanalyse lässt sich der Stromverbrauch lokal ausbalancieren – auch bei volatiler Einspeisung durch Solar und Wind.

Nutzen: geringere Netzausbaukosten, weniger Stromausfälle, bessere Prognosen
Quelle: CINES Praxisbeispiele

💧 Wasserversorgung: Leckagen erkennen in Echtzeit

Die Berliner Wasserbetriebe nutzen ein digitales Leitungsnetz mit Leckage-Analyse, das mithilfe von Drucksensoren ungewöhnliche Muster erkennt. So werden Rohrbrüche frühzeitig gemeldet und gezielt repariert.

Nutzen: bis zu 30 % weniger Wasserverlust, kürzere Reaktionszeiten
Quelle: Digitalisierungsindex Versorger 2024

🧓 Sozialwirtschaft: Mobile Pflege und digitale Dienstplanung

Die Diakonie Württemberg nutzt ein cloudbasiertes Pflegemanagementsystem, das mobile Pflegedokumentation, Dienstplanung und Tourenverwaltung vereint. Pflegekräfte können unterwegs per App dokumentieren, was Pflegebedürftige entlastet und Qualität erhöht.

Nutzen: weniger Bürokratie, höhere Pflegequalität, Zufriedenheit bei Fachkräften

Die Beispiele zeigen: Digitalisierung ist möglich – auch unter schwierigen Bedingungen. Wichtig sind konkrete Ziele, skalierbare Lösungen und der Mut, neue Wege zu gehen. Der Wandel muss nicht groß beginnen – aber er muss beginnen.

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New Work und Digitalisierung – der unterschätzte Hebel gegen den Fachkräftemangel

Fachkräftemangel ist heute keine Prognose mehr, sondern Realität – besonders in systemrelevanten Bereichen wie Pflege, Entsorgung und Energieversorgung. Digitalisierung kann diesen Engpass nicht auflösen, aber erheblich abmildern. Denn: Moderne Arbeitsmodelle, digitale Tools und attraktive Arbeitsbedingungen machen Unternehmen wettbewerbsfähiger auf dem Arbeitsmarkt.

1. Digitale Prozesse entlasten Mitarbeitende

Dokumentationspflichten, Papierberge und manuelle Abläufe kosten täglich wertvolle Zeit. Digitale Schadensakten, mobile Pflege-Apps oder automatisierte Schichtpläne reduzieren den Verwaltungsaufwand spürbar.

In der Pflege beträgt die durchschnittliche Zeitersparnis durch digitale Dokumentation bis zu 90 Minuten pro Tag
(Quelle: Curacon PflegeDigital-Studie 2024)

2. Flexible Modelle schaffen Zufriedenheit

New Work bedeutet nicht nur Homeoffice, sondern auch Selbstorganisation, zeitliche Flexibilität und digitale Weiterbildung. Gerade in Schichtbetrieben oder technischen Diensten machen digitale Planungs-Apps, Feedbacksysteme oder digitale Onboarding-Portale einen großen Unterschied.

63 % der Beschäftigten in kommunalen Versorgungsunternehmen würden laut Fraunhofer gerne mehr mobil oder flexibel arbeiten – sofern Prozesse es zulassen
(Quelle: Fraunhofer IAO, Work4Future-Projekt)

3. Employer Branding wird digital

Auch das Recruiting profitiert: Wer digitale Werkzeuge nutzt, kann Stellen schneller besetzen, mit modernem Image punkten und neue Zielgruppen erreichen. Ob digitale Bewerbungsprozesse, Karriereportale oder virtuelle Einblicke ins Unternehmen – modernes Employer Branding braucht digitale Basis.

Unternehmen mit digitaler HR-Infrastruktur besetzen Stellen im Schnitt 26 % schneller
(Quelle: Stepstone HR Report 2024)

New Work ist kein Fremdwort mehr – auch nicht in Stadtwerken, Pflegeheimen oder Wasserwerken. Digitalisierung schafft Raum für attraktive Arbeitsbedingungen, gibt Mitarbeitenden mehr Autonomie und verbessert langfristig die Chancen im Wettbewerb um Talente.

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Handlungsempfehlungen und Rolle von HENRICHSEN4easy

Die Digitalisierung systemrelevanter Unternehmen ist kein Selbstzweck – sie entscheidet darüber, ob Versorgung zuverlässig bleibt, ob Bürger Vertrauen behalten und ob Mitarbeitende entlastet werden können. Umso wichtiger ist ein strategisches Vorgehen. Aus zahlreichen Projekten im Umfeld Energie, Wasser, Abfall und Sozialwirtschaft lassen sich klare Empfehlungen ableiten:

 

✅ Handlungsempfehlungen für Entscheider

 

1. Digitalisierung strategisch denken

Orientieren Sie sich an konkreten Versorgungsaufträgen und Nutzerbedürfnissen – nicht an Technologie-Trends. Was nützt dem Bürger? Was entlastet Ihr Team?

2. Mit Quick-Wins starten

Erste Projekte mit begrenztem Umfang zeigen schnell Nutzen und schaffen Akzeptanz. Beispiele: digitale Schichtplanung, mobile Schadensaufnahme in der Pflege.

3. Fördermittel nutzen

Programme des BMWK, der Länder oder aus dem Innovationsfonds der Pflege bieten wertvolle finanzielle Starthilfe

4. IT-Sicherheit & Compliance mitdenken

Gerade bei KRITIS: Security und Datenschutz „by design“ planen – von der Architektur über Schulung bis zum Berechtigungskonzept.

5. Wandel begleiten – nicht verordnen

Digitale Transformation ist immer auch Kulturarbeit. Ein gutes Change-Management ist entscheidend für die Akzeptanz im Alltag.

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🤝 Was wir für Sie tun können

Als Digitalisierungspartner mit Erfahrung in systemrelevanten Sektoren bieten wir:

• Schnelle Projektstarts
• Fachliche Tiefe: Expertise in DMS, Eingangsrechnungsverarbeitung, digitaler Akte, Workflow-Integration
• Branchenwissen: Referenzen in der Energieversorgung, Abfallwirtschaft, Sozialwirtschaft
• Sicherheit & Nachhaltigkeit: DSGVO-konforme Lösungen mit Fokus auf IT-Security & Zukunftsfähigkeit

Digitalisierung ist für systemrelevante Unternehmen kein Nice-to-have, sondern eine notwendige Voraussetzung für Versorgungssicherheit, Fachkräftebindung und nachhaltigen Service. Wer heute handelt, gestaltet aktiv die Zukunft – für Bürger, für Mitarbeitende, für die Organisation.