Posteingang im New-Work-Zeitalter: Warum Postverwaltung in modernen Unternehmen mitgedacht werden muss

Die Art und Weise der Arbeitsgestaltung unterliegt einem rasanten Wandel. Die Bezeichnung "New Work" steht für die aktuelle Transformation der Arbeitswelt, welche durch eine Hinwendung zu flexibleren Modellen von Arbeit und Arbeitszeit gekennzeichnet ist. Diese Modelle basieren auf den Prinzipien der Selbstbestimmung, dezentraler Teams und der Integration moderner Technologien. Für viele Unternehmen gehören das Homeoffice und die Remote-Arbeit mittlerweile zum Alltag. Allerdings werfen diese Veränderungen neue Fragen auf.

Beispielsweise ist zu klären, welche Prozesse noch eine physische Anwesenheit erfordern. Zudem ist zu erforschen, wie Unternehmen traditionelle Aufgaben an die neue Arbeitswelt anpassen können.

In der betriebswirtschaftlichen Literatur wird der Bereich der Postverwaltung -auch als "Mailroom" bezeichnet - häufig vernachlässigt. In einer Zeit, in der weniger Menschen regelmäßig im Büro sind, stellt die Bearbeitung eingehender und ausgehender Papier-Post eine Herausforderung dar. Insbesondere Unternehmen, die sich mit ökonomischen Herausforderungen und Personalreduktionen konfrontiert sehen, sind von dieser Entwicklung betroffen, da sie nicht mehr an jedem Standort eine vollständige Belegschaft beschäftigen können. Ein exemplarisches Beispiel sind Unternehmen, deren Mitarbeiter hauptsächlich von anderen Standorten oder gar aus anderen Ländern per Fernzugriff arbeiten. Für Arbeitnehmer impliziert dies, dass sie sich an die neuen Arbeitsbedingungen anpassen und ihre Flexibilität sowie Selbstmanagementfähigkeiten weiterentwickeln müssen.

Der folgende Artikel befasst sich mit der Frage, auf welche Weise Unternehmen im Zeitalter der New Work die traditionelle Postverwaltung anpassen können. Zudem werden innovative Lösungsansätze erörtert, die dazu dienen, diesen essenziellen Prozess auch in einer dezentralen Arbeitswelt effizient und flexibel zu gestalten.

New Work und die Transformation des Büros

Der Wandel hin zu flexiblen Arbeitsformen verändert nicht nur den Arbeitsalltag, sondern auch die physische Bedeutung des Büros. Während vor wenigen Jahren noch die meisten Mitarbeiter täglich am Arbeitsplatz präsent waren, arbeiten heute viele dauerhaft im Homeoffice oder in hybriden Modellen. Diese Entwicklung spiegelt sich auch in den Zahlen wider: Laut aktuellen Studien hat sich die Büroanwesenheit in vielen Unternehmen drastisch reduziert. Besonders in Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit und angesichts globaler Stellenkürzungen entscheiden sich Unternehmen zunehmend dafür, bestimmte Standorte zu verkleinern oder Personal ins Ausland zu verlagern.

Herausforderungen für Unternehmen im Kontext New Work

Büro als zentrale Anlaufstelle: Wo früher das Büro der feste Anlaufpunkt für alle Belange war, wird es zunehmend zu einem flexiblen Workspace, der an die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeitenden angepasst wird. Diese Flexibilität bietet zahlreiche Chancen, wie gesteigerte Produktivität, höhere Mitarbeiterbindung und Innovationsförderung.

Verteilte Teams: Mitarbeitende, die über verschiedene Standorte oder sogar Länder verteilt sind, bringen neue organisatorische Anforderungen mit sich.

Prozesse, die physische Anwesenheit erfordern: Einige Prozesse, wie die Bearbeitung eingehender und ausgehender Papier-Post, sind traditionell an die physische Anwesenheit im Büro gekoppelt.

In diesem Kontext stellt sich die Frage, wie Unternehmen sicherstellen können, dass die Post auch bei einer verteilten Belegschaft reibungslos bearbeitet wird. Die traditionelle Vorstellung des Mailrooms als zentrale Abwicklungsstelle wird auf den Prüfstand gestellt und fordert neue, kreative Lösungen.

Der Mailroom im Wandel

Die traditionelle Postverwaltung, der „Mailroom“, war lange Zeit ein festes Element des Büroalltags. Briefe und Pakete wurden zentral an einer Stelle bearbeitet und anschließend an die jeweiligen Abteilungen oder Mitarbeitenden verteilt. In einer zunehmend dezentralen Arbeitswelt, in der Teams und Abteilungen auf verschiedene Standorte verteilt sind, wird dieser Prozess jedoch zunehmend komplizierter.

In einer solchen Situation stellt sich die Frage: Wer kümmert sich um die eingehende Post? Wie wird sichergestellt, dass wichtige Dokumente ihre Empfänger rechtzeitig erreichen, wenn kaum noch jemand physisch im Büro anwesend ist?

Herausforderungen im dezentralen Mailroom:

• Zugang zur Post: Mitarbeiter, die remote oder aus dem Ausland arbeiten, haben keinen direkten Zugang zu ihrer Post im Büro.
• Verantwortung für die Postverwaltung: In Büros mit wenigen oder gar keinen Mitarbeitenden vor Ort muss jemand die Verantwortung übernehmen, eingehende Post zu prüfen und weiterzuleiten.
• Zeitverzögerungen und Abstimmungsaufwand: Dokumente, die per Post eintreffen, müssen entweder gescannt oder an die jeweiligen Standorte weitergeleitet werden, was zu Verzögerungen und erhöhtem Koordinationsaufwand führen kann.

Die Hürden machen deutlich, dass das traditionelle Konzept des Mailrooms nicht mehr ausreicht, um den Anforderungen der modernen Arbeitswelt gerecht zu werden. Stattdessen sind flexible, digitale Lösungen gefragt, die eine ortsunabhängige Bearbeitung der Post ermöglichen.

Technologische Lösungen für den modernen Mailroom

Frithjof Bergmann, ein bedeutender Sozialphilosoph, prägte das Konzept der New Work. Seine Ideen zur Sinnstiftung, Freiheit und Selbstverwirklichung in der modernen Arbeitswelt sind entscheidend. Bergmann entwickelte das New-Work-Konzept vor dem Hintergrund politischer und sozialer Veränderungen, um den Menschen mehr Autonomie und Erfüllung in ihrer Arbeit zu ermöglichen.

Um die Hürden einer dezentralen Postverwaltung zu überwinden, setzen immer mehr Unternehmen auf digitale Mailroom-Lösungen. Diese Lösungen ermöglichen es, physische Post zu digitalisieren und in einer (ggfs. Cloudbasierten) Dokumenten-Management- Plattform abzulegen, sodass Mitarbeitende unabhängig von ihrem Standort darauf zugreifen können. Digitale Mailrooms helfen nicht nur, Prozesse zu beschleunigen, sondern bieten auch eine größere Flexibilität und Transparenz.

Wie funktionieren digitale Mailroom-Lösungen?

1. Eingang und Digitalisierung: Eingehende Post wird zentral entgegengenommen und gescannt. Sammelpostfächer für E-Mails können ebenfalls mit einbezogen werden.
2. Digitale Speicherung: Die digitalisierten Dokumente werden in einer gesicherten Umgebung abgelegt.
3. Klassifikation: Die Software kann die eingegangenen Dokumente automatisch klassifizieren („Was ist das für ein Dokument“) und die Inhalte analysieren („was will der Absender“).
4. Benachrichtigung und Zugriff: Mitarbeitende werden per E-Mail oder App benachrichtigt und können die Dokumente direkt einsehen.
5. Weiterverarbeitung: Die Dokumente lassen sich über die Plattform problemlos bearbeiten, weiterleiten, teilen oder archivieren, was besonders für verteilte Teams effizient ist.

Vorteile digitaler Mailrooms:

• Zugriff von überall: Mitarbeitende können von jedem Standort aus auf ihre wichtigen Dokumente zugreifen, was die Flexibilität erhöht.
• Schnelle Bearbeitung: Dokumente müssen nicht mehr physisch weitergeleitet werden, was Zeit und Kosten spart.
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Alle relevanten Informationen zur eingegangenen Post sind jederzeit abrufbar und können nachverfolgt werden.

Beispiele für Anbieter digitaler Mailroom-Lösungen

Einige Anbieter spezialisieren sich auf maßgeschneiderte digitale Mailrooms und bieten umfassende Lösungen an, die leicht in bestehende Unternehmensstrukturen integriert werden können. Diese Lösungen umfassen nicht nur die Digitalisierung, sondern auch Sicherheitsfeatures, die den Schutz vertraulicher Dokumente gewährleisten.

Die Einführung solcher Technologien kann die Postverwaltung revolutionieren und Unternehmen dabei helfen, ihren Betrieb reibungslos und effizient zu gestalten, selbst wenn die Belegschaft geografisch verteilt ist.

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Vorteile und potenzielle Hürden der digitalen Postverwaltung

Während digitale Mailroom-Lösungen zahlreiche Vorteile bieten, gibt es auch potenzielle Herausforderungen, die Unternehmen berücksichtigen sollten. In diesem Abschnitt betrachten wir die positiven Aspekte sowie die möglichen Hürden einer digitalen Postverwaltung.

Vorteile digitaler Mailrooms:

• Erhöhte Flexibilität: Mitarbeitende können von überall auf ihre Post zugreifen, was die Effizienz und Flexibilität in verteilten Teams erheblich steigert. Dies trägt zu einer besseren Balance zwischen Job und Privatleben bei, was die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht.
• Kosteneinsparungen: Durch die Digitalisierung der Post werden physische Bearbeitungskosten reduziert. Außerdem entfallen Transport- und Versandkosten für die interne Weiterleitung.
• Zeiteinsparungen: Die Post wird digitalisiert und direkt zugänglich gemacht, wodurch Zeitverluste aufgrund von physischem Transport und manueller Weiterleitung minimiert werden.
• Bessere Nachverfolgbarkeit: Alle eingehenden Dokumente sind digital erfasst und können leicht nachverfolgt und durchsucht werden, was die Transparenz verbessert.
• Nachhaltigkeit durch reduzierte Papierverwendung: Die Digitalisierung der Postverwaltung trägt zur Reduktion des Papierverbrauchs bei, was nicht nur die Betriebskosten senkt, sondern auch den ökologischen Fußabdruck von Unternehmen verringert.

Potenzielle Hürden und Herausforderungen:

• Datenschutz und Compliance: Besonders im Hinblick auf vertrauliche Dokumente sind Datenschutzbestimmungen wie die DSGVO in Europa von großer Bedeutung. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre digitalen Mailroom-Lösungen höchsten Sicherheitsstandards entsprechen.
• Kosten für die Implementierung: Der Umstieg auf eine digitale Postverwaltung erfordert anfängliche Investitionen in Technologie und Software, was insbesondere für kleinere Unternehmen einen Stolperstein darstellen kann.
• Akzeptanz bei Mitarbeitenden: Der Übergang von physischer zu digitaler Postverwaltung erfordert oft ein Umdenken und Schulungen, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden die neuen Systeme effektiv nutzen.
• Technologische Abhängigkeit: Digitale Lösungen erfordern zuverlässige IT-Infrastruktur. Ausfälle oder technische Probleme können zu Unterbrechungen im Arbeitsablauf führen und erfordern einen schnellen Support.

Best Practices für eine erfolgreiche Implementierung:

• Umfassende Schulung und Kommunikation: Es ist wichtig, die Mitarbeitenden von Anfang an in den Veränderungsprozess einzubinden und Schulungen anzubieten, damit sie sich sicher im Umgang mit der neuen Technologie fühlen.
• Sicherheitsrichtlinien implementieren: Datenschutz und Sicherheitsstandards sollten von Anfang an klar definiert und regelmäßig überprüft werden, um die Vertraulichkeit sensibler Dokumente zu wahren.
• Pilotprojekte starten: Ein schrittweiser Rollout der neuen Technologie kann dazu beitragen, mögliche Schwierigkeiten frühzeitig zu erkennen und zu beheben, bevor die Lösung unternehmensweit implementiert wird.

Die Vorteile einer digitalen Postverwaltung überwiegen in jedem Fall mögliche anfängliche Komplikationen. Mit der richtigen Planung und Umsetzung hilft diese  Lösung Unternehmen, den Anforderungen der modernen, dezentralen Arbeitswelt gerecht zu werden.

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Zukunftsausblick: Die Postverwaltung in einer immer digitaleren Arbeitswelt

Mit der zunehmenden Verlagerung von Arbeitsplätzen ins Homeoffice und in andere Länder wird die Digitalisierung der Postverwaltung in Zukunft weiter an Bedeutung gewinnen. Die klassischen, zentralen Mailrooms, wie wir sie bisher kannten, werden vermutlich immer seltener in ihrer traditionellen Form bestehen bleiben. Stattdessen zeichnen sich neue Trends und Entwicklungen ab, die die Postverwaltung vollständig neu gestalten könnten.

Entwicklungen in der Postverwaltung:

• Vollständige Integration in Arbeitsplattformen: Aktuelle Mailroom-Lösungen können noch stärker in bestehende digitale Arbeitsumgebungen integriert werden, sodass Postdokumente direkt in Projektmanagement-Tools oder CRM-Systeme übertragen werden können.
• Sicherheit und Verschlüsselung auf höchstem Niveau: Mit den zunehmenden Anforderungen an Datenschutz und Cybersicherheit bieten moderne Lösungen noch robustere Sicherheitsmaßnahmen an, um die Vertraulichkeit und Integrität aller zu behandelnden Dokumente zu gewährleisten.

Die Bedeutung der Anpassungsfähigkeit für Unternehmen

Unternehmen, die frühzeitig auf digitale Mailroom-Lösungen umstellen, sind besser auf zukünftige Herausforderungen vorbereitet, die mit der weiteren Dezentralisierung der Arbeitswelt einhergehen. Die Postverwaltung ist ein Bereich, der zwar oft übersehen wird, aber eine wichtige Rolle dabei spielt, Unternehmen in der modernen Arbeitswelt handlungsfähig zu halten.

Fazit

Die Digitalisierung und Dezentralisierung von Arbeitsprozessen stellen Unternehmen vor die Aufgabe, traditionelle Abläufe neu zu gestalten. Die Postverwaltung, ein oft übersehener, aber unverzichtbarer Bestandteil des Büroalltags, ist ein perfektes Beispiel dafür. In einer Arbeitswelt, in der immer weniger Mitarbeitende regelmäßig vor Ort im Büro sind, müssen Unternehmen flexible und effiziente Lösungen finden, um auch den Mailroom an die modernen Anforderungen anzupassen.

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