Nach dem Projekt ist vor dem IT-Servicevertrag: Warum exzellente Nachbetreuung von IT-Projekten kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit ist.

After-Sales-Support und Kundenbetreuung im IT-Bereich sind essenziell für die langfristige Zufriedenheit und Bindung von Kunden. Sie gewährleisten, dass IT-Produkte und -dienstleistungen nach dem Kauf effektiv genutzt, gewartet und bei Bedarf angepasst werden. IT-Dienstleistungen umfassen eine breite Palette von Services wie IT-Wartung, Support, Netzwerkdienste, Cloud-Services, Sicherheitsdienste und Beratungsdienste, die darauf abzielen, die Bedürfnisse von Unternehmen, Einzelpersonen und Organisationen zu erfüllen. Ein qualitativ hochwertiger Kundensupport kann Probleme schnell lösen, die Nutzererfahrung verbessern und dazu beitragen, das volle Potenzial der IT-Lösungen auszuschöpfen. Außerdem hilft er dabei, eine Vertrauensbasis mit den Kunden aufzubauen, was zu wiederholten Geschäften und Empfehlungen führen kann.

Guter Support ist somit nicht nur eine Serviceleistung, sondern ein zentraler Bestandteil des Angebots eines IT-Unternehmens, der direkt dessen Ruf und Erfolg beeinflusst.

Doch warum endet der Support oft nach IT-Projekten?

Das Kernproblem, warum viele Unternehmen nach Abschluss von IT-Projekten nicht den notwendigen Support erhalten, liegt oft in der unzureichenden Planung und Budgetierung für die Nachbetreuung sowie in der Fehleinschätzung der Bedeutung von kontinuierlicher Unterstützung. Viele Firmen, insbesondere kleinere und mittelständische, haben entweder keine eigene IT-Abteilung oder deren Mitarbeiter sind durch andere Aufgaben stark ausgelastet, was die Inanspruchnahme externer IT-Dienstleister notwendig macht. Während der Projektphase liegt der Fokus hauptsächlich auf der Entwicklung und Implementierung, wodurch die Wichtigkeit der langfristigen Wartung und Unterstützung unterbewertet wird. Dies führt zu einem Mangel an Ressourcen und Infrastrukturen für den After-Sales-Support.

Ein IT-Wartungsvertrag ist in diesem Zusammenhang von großer Bedeutung, da er sicherstellt, dass kontinuierliche Unterstützung und klare Regelungen für Dienstleistungen und rechtliche Modalitäten bei Streitfällen festgelegt sind.

Häufig wird Support als zusätzliche Kosten gesehen, die minimiert werden sollen, ohne die langfristigen Vorteile einer soliden Supportstruktur zu erkennen. Dies resultiert in einem Support-Service, der nicht ausreichend auf die tatsächlichen Bedürfnisse des Kunden abgestimmt ist und zu Frustration und ungelösten technischen Problemen führen kann.

Welche Risiken birgt ein zu früh endender IT-Wartungsvertrag

Der Mangel an adäquatem Support nach dem Ende eines IT-Projekts kann zu erheblichen Risiken und Kosten führen. Systemausfälle und Betriebsunterbrechungen können die tägliche Arbeit stören und Umsatzverluste verursachen. Sicherheitsrisiken durch veraltete oder ungewartete Systeme können zu Datenverlusten und Compliance-Verstößen führen, was sowohl finanzielle Strafen als auch Reputationsverlust bedeuten kann.

Zudem erfordern vernachlässigte Systeme oft kostspielige Notfallreparaturen und können zu einem Verlust von Kundenzufriedenheit und Vertrauen führen, was wiederum die Kundentreue negativ beeinflusst. Insgesamt resultieren diese Faktoren in höheren Gesamtkosten und potenziell geringerer Geschäftseffizienz.

Welche Herausforderungen muss der IT-Service bewältigen?

Nach dem Abschluss eines IT-Projekts stehen Kunden häufig vor einer Reihe von Herausforderungen, die eine effiziente Nutzung und das langfristige Management der IT-Lösungen beeinträchtigen können:

• Technische Probleme: Kunden könnten auf Bugs, Systemabstürze oder Performance-Probleme stoßen, die während der Testphasen nicht identifiziert wurden. Solche technischen Probleme können die Systemstabilität und die Benutzerzufriedenheit erheblich beeinträchtigen.
• Anwenderfragen und Schulungsbedarf: Selbst nach einer initialen Schulung können Endbenutzer bei der täglichen Nutzung der neuen Systeme auf Fragen und Herausforderungen stoßen. Ohne Zugang zu kontinuierlicher Unterstützung und weiterführenden Schulungen kann dies zu Frustration und ineffizienter Nutzung der Technologie führen.
• Updates und Wartung: IT-Systeme benötigen regelmäßige Updates, um Sicherheit, Kompatibilität und Leistung zu gewährleisten. Kunden stehen oft vor der Herausforderung, diese Updates zu verwalten und zu implementieren, besonders wenn sie nicht über das technische Wissen oder die Ressourcen verfügen. In IT-Wartungsverträgen sind Dienstleistungen wie Datensicherung, Überwachung und Support enthalten, die diese Herausforderungen adressieren und den Kunden bei Fragen unterstützen.
• Integration mit bestehenden Systemen: Häufig müssen neue IT-Lösungen mit bestehenden Systemen und Software integriert werden. Dies kann technisch komplex sein und erfordert oft fortlaufende Anpassungen und Feinabstimmungen, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten.
• Datenmigration und -management: Die Übertragung bestehender Daten in ein neues System birgt Risiken wie Datenverlust oder -korruption. Kunden benötigen oft Unterstützung, um sicherzustellen, dass ihre Daten korrekt und sicher migriert werden.
• Skalierbarkeit und zukünftige Anpassungen: Geschäftsanforderungen ändern sich im Laufe der Zeit, und Systeme müssen entsprechend angepasst werden können. Kunden stehen vor der Herausforderung, ihre IT-Systeme entsprechend zu skalieren und anzupassen, was ohne technische Unterstützung schwierig sein kann.
• Sicherheitskonformität: Aufrechterhaltung der Sicherheitsstandards und Compliance mit gesetzlichen Anforderungen ist eine kontinuierliche Herausforderung, die spezialisiertes Wissen und regelmäßige Überprüfungen erfordert.

Mit HENRICHSEN4easy als kompetenten Partner an Ihrer Seite, bewältigen Sie diese Herausforderungen. Nehmen Sie jetzt Kontakt mit uns auf!

Wie löst der IT-Service von HENRICHSEN4easy diese Herausforderungen?

Bei HENRICHSEN4easy bieten wir einen Umfassenden Ansatz zur Bewältigung dieser Herausforderungen:

• Mehrstufige IT-Serviceverträge: Henrichsen stellt durch Standard-, Essential, Engaged und Excellence Serviceverträge unterschiedliche Supportlevel zur Verfügung, die eine Bandbreite von Bedürfnissen abdecken, von Basis-Support bis hin zu umfassenden, proaktiven Diensten. Ein IT-Wartungsvertrag ist dabei entscheidend, um regelmäßige Wartung und Überprüfung der IT-Systeme sicherzustellen und Ausfälle zu vermeiden.
• Regelmäßige Updates und Wartung: Im Rahmen der Serviceverträge bietet Henrichsen regelmäßige Updates, Patches und Hotfixes an, die vom Software-Hersteller bereitgestellt und durch Henrichsen implementiert werden, um Systeme aktuell und sicher zu halten. Eine gut betreute IT-Infrastruktur ist dabei unerlässlich, um die Betriebssicherheit zu gewährleisten.
• Persönlicher Servicemanager: Für komplexe oder hochpriorisierte Probleme bietet Henrichsen einen persönlichen Servicemanager an, der als direkter Ansprechpartner dient, um schnelle und effektive Lösungen sicherzustellen. Ein Service Level Agreement (SLA) definiert dabei spezifische Leistungsumfänge und Reaktionszeiten für kritische Störungen.
• Überwachungs-Monitoring: Durch das Überwachungs-Monitoring bietet Henrichsen eine proaktive Dienstleistung an, die es ermöglicht, Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben, bevor sie zu größeren Störungen führen.
• Schulung und Anwenderunterstützung: Henrichsen bietet spezielle Schulungen und Workshops für Key-User, die sowohl während als auch nach der Implementierungsphase angeboten werden, um sicherzustellen, dass Anwender das System effektiv nutzen können.
• Compliance und Sicherheitsüberprüfungen: Durch Sicherheits-Checks und die regelmäßige Aktualisierung von Systemdokumentationen unterstützt Henrichsen Unternehmen dabei, Compliance-Anforderungen zu erfüllen und die IT-Sicherheit zu gewährleisten.
• ITIL-basierte Prozesse: Die Serviceprozesse von Henrichsen sind ITIL-basiert, was eine standardisierte Herangehensweise an das Service Management gewährleistet und effiziente, wiederholbare Prozesse fördert.

Mit diesen Leistungen und Strukturen führen wir unsere Kunden effektiv durch die Herausforderungen der Post-Implementierungsphase und schaffen eine hohe Systemleistung, Benutzerzufriedenheit und Compliance über die gesamte Nutzungsdauer hinweg.

Jetzt Kontakt für ein unverbindliches Beratungsgespräch zu unseren IT-Serviceleistungen aufnehmen!

Welche Bausteine enthält ein IT-Servicevertrag bei HENRICHSEN4easy?

Im Rahmen des Servicekonzepts bestehen die IT-Wartungsverträge aus verschiedenen Servicebausteinen:

• Persönlicher Servicemanager
  • Persönliche Betreuung und direkter Ansprechpartner bei Störungen mit hoher Priorität.
• Systemcheck
  • Regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen der Systemdokumentation, Risikoanalysen und Optimierungsempfehlungen.
• Sicherheits-Check
  • Überprüfung der ECM-Umgebung auf Sicherheitslücken, Standardisierung der Checklisten und Handlungsempfehlungen für IT und Sicherheitsbeauftragte.
• Update Service
  • Management von Upgrades und Updates, einschließlich Major und Minor Updates, sowie Dokumentation dieser Installationen.
• Patch-Management Major und Minor
  • Installation von Major-Updates und Minor-Patches/Hotfixes, inklusive Überprüfung und Information über notwendige Systemänderungen.
• Überwachungs-Monitoring
  • Überwachung kritischer Geschäftsprozesse und Ressourcen, unterstützt durch spezialisierte Überwachungsknoten.
• Admin as a Service
  • Übernahme administrativer Tätigkeiten und Betreuung der ECM-Umgebung, um sich auf wertschöpfende Prozesse zu konzentrieren.
• Key-User-Vertretung bei Abwesenheit
  • Unterstützung während der Abwesenheit von Administratoren oder Key-Usern, einschließlich der Übernahme von 1st und 2nd Level Support.
• 1st Level Support
  • Direkte Annahme von Incidents und Requests von Endanwendern, mit zugesicherten Servicezeiten und SLAs.
• Rufbereitschaft bei Wartungsarbeiten
  • Unterstützung und Rufbereitschaft für notwendige Systemarbeiten außerhalb der standardmäßigen Servicezeiten.

Abschließend lässt sich sagen, dass eine fundierte Nachbetreuung von IT-Projekten weit mehr ist als nur ein zusätzlicher Service. Sie ist eine unverzichtbare Investition in die Zukunftsfähigkeit und Sicherheit Ihrer IT-Infrastruktur. Durch nachhaltige Wartungsverträge und einen umfassenden Support stellen Unternehmen sicher, dass ihre Systeme nicht nur heute, sondern auch morgen reibungslos funktionieren und sich flexibel an neue Geschäftsanforderungen anpassen können. Indem Sie proaktive Maßnahmen ergreifen und in qualitativ hochwertige IT-Services investieren, minimieren Sie Risiken und optimieren gleichzeitig die Leistungsfähigkeit Ihrer IT-Lösungen. Das stärkt nicht nur die Bindung und Zufriedenheit Ihrer Kunden, sondern sichert auch Ihren langfristigen geschäftlichen Erfolg. Kontaktieren Sie uns, um mehr darüber zu erfahren, wie wir Ihnen helfen können, Ihre IT-Ziele effektiv und sicher zu erreichen.

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