Elektronische Rechnungen werden Pflicht – wichtige Infos und Fristen auf einen Blick

Was ist eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) überhaupt?

Bei einer elektronischen Rechnung – auch E-Rechnung genannt – handelt es sich um eine Rechnung, die in einem strukturierten, elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Der Vorteil: Die Effizienz und Genauigkeit im Rechnungswesen werden erhöht. Gleichzeitig ist bei elektronischen Rechnungen die EU-Richtlinie (2014/55/EU) zu berücksichtigen. Wichtig ist außerdem, dass eine PDF-Rechnung, die per E-Mail versendet wird, nicht der Europäischen Norm EN 16931 für E-Rechnungen entspricht. Sie zählen ab 2025 zusammen mit Rechnungen in Papierform als sonstige Rechnungen.

In einer E-Rechnung sind alle rechtlich geforderten Rechnungsangaben enthalten. Sie sind in einem einheitlich standardisierten Format und maschinenlesbar aufgeführt. So sind beispielsweise für die E-Invoice in Deutschland die Formate ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) und XRechnung weit verbreitet. Aber auch das EDI-Verfahren kann unter Einhaltung der in der Norm EN 16931 genannten Formate weiterhin genutzt werden.

Zusammenhang mit dem Wachstumschancengesetz

Das Wachstumschancengesetz wurde einst im Zuge der Digitalisierung und Modernisierung der Wirtschaft eingeführt. Ziel ist es dabei, den Einsatz von modernen Technologien zu fördern und bürokratische Hürden abzubauen.

Dabei spielen auch E-Rechnungen eine wichtige Rolle und sind ein entscheidender Bestandteil des Wachstumschancengesetzes. Bei Unternehmen sollen mit der Einführung Geschäftsprozesse effizienter und transparenter abgewickelt werden.

Die Norm EN 16931 für die elektronische Rechnung stellt somit einen wichtigen Schritt in Richtung einheitlichen europäischen Markt dar. Aber auch die digitale Transformation soll dadurch beschleunigt werden.

Auch die Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug spielt eine Rolle

Neben dem Wachstumschancengesetz spielt auch die Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug eine wichtige Rolle. Denn mithilfe von E-Rechnungen besteht die Möglichkeit, Transaktionen lückenlos und transparent nachzuverfolgen. Ziel ist es, betrügerische Aktivitäten wie vor allem den Vorsteuerabzug bei falschen Rechnungen zu unterbinden und zu erschweren.

Wird die Umsatzsteuer in einem standardisierten Format und mit automatischen Mechanismen aufgeführt, sollen Unregelmäßigkeiten schneller erkannt und behoben werden können. Die Pflicht für die elektronische Rechnung stellt somit einen wichtigen Schritt in Richtung Sicherheit und mehr Transparenz im geschäftlichen Bereich dar.

Hinter dem Maßnahmenpaket steckt eine beschlossene Initiative der EU-Kommission: Die VAT in the Digital Age – ViDA-Initiative. Hier ist zusätzlich zur Einführung von elektronischen Rechnungen ein zentrales Meldesystem vorgesehen. Laut E-Rechnungspflicht werden ab 2025 die ersten Schritte des Meldesystems und der ViDA-Maßnahmen eingeleitet.

Wichtige Informationen zur E-Rechnungspflicht ab 2025

• Gesetzliche Grundlage: Die rechtliche Grundlage für die E-Rechnungspflicht 2025 bilden die EU-Richtlinie 2014/55/EU und die deutsche E-Rechnungsverordnung ERechV.
• Formate: Als anerkannte Rechnungsformate gelten ZUGFeRD (Format ab Version 2.0.1), XRechnung und unter bestimmten Voraussetzungen das EDI-Verfahren.
• Technische Voraussetzungen: Für die elektronische Rechnungsstellung muss bei einem betroffenen Unternehmen eine geeignete Softwarelösung vorhanden sein . Sie ist für den Datenaustausch erforderlich, um Rechnungen zu empfangen und verarbeiten zu können.
• Fristen: Seit November 2020 müssen Unternehmen, die Leistungen für öffentliche Einrichtungen erbringen, E-Rechnungen erstellen. Für den B2B-Bereich (Business-to-Business) gelten schrittweise Fristen (mehr dazu weiter unten).

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Welche Ausnahmen zur E-Rechnungspflicht gibt es?

• Rechnungen mit einem Gesamtbetrag unter 250 Euro (inkl. MwSt.) können von der Verpflichtung ausgenommen werden.
• Steuerbefreite Lieferungen und Leistungen nach UStG § 4 Nr. 8 bis 29.
• Einige bestimmte Branchen und Bereiche sind von elektronischen Rechnungen befreit. Hierfür müssen besondere rechtliche oder technische Bedingungen vorliegen.
• Auch Lieferanten aus der Nicht-EU sind möglicherweise nicht dazu verpflichtet, an der elektronischen Rechnungsstellung teilzunehmen. Hier sind die nationalen Vorschriften und bilateralen Vereinbarungen entscheidend.

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Ab wann greift die Pflicht für elektronische Rechnungen?

Ab dem 01.01.2025 soll im B2B-Sektor die Pflicht für elektronische Rechnungen grundsätzlich greifen. Für Unternehmer kann die Umstellung und Einführung allerdings eine große Hürde darstellen. Aus diesem Grund hat die EU beschlossen, Übergangsregelungen für die Jahre 2025 - 2027 einzuführen. Die Fristen der E-Rechnungsverordnung sind im Folgenden detailliert aufgeführt:

Alle Jahresfristen zur Verpflichtung zur E-Rechnung im Überblick

• Ab 01.01.2025: Unternehmen müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Mit der Zustimmung des Rechnungsempfänger dürfen B2B-Umsätze/Rechnungen weiterhin in Papierform übermittelt werden. Elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben somit vorerst zulässig.
• Bis Ende 2026: Umsätze und Rechnungen im B2B-Bereich, die in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführt werden, dürfen weiterhin in Papierform übermittelt und empfangen werden. Elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben erst einmal zulässig. Außerdem muss auch hier weiterhin die Zustimmung des Rechnungsempfängers vorhanden sein.
• Bis Ende 2027: Die Frist für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von unter 800.000 € wird verlängert. Sie dürfen bei Einverständnis des Rechnungsempfängers auch im Jahr 2027 noch Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen in sonstigen Formaten ausstellen. Bis dahin ist es für alle Unternehmen außerdem erlaubt, elektronische Rechnungen in einem anderen Format als dem im Wachstumschancengesetz definierten Format auszustellen (z.B. mittels EDI).
• Ab 01.01.2028: Die neuen Anforderungen und Regelungen an die E-Rechnung und deren Übermittlung müssen zwingend eingehalten werden. Ab 2028 können Rechnungen auch weiter mittels EDI-Verfahren empfangen und versendet werden. Voraussetzung ist, dass die Datenbereitstellung der europäischen Norm entspricht.

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E-Rechnungen als Chance und Vorteil für Unternehmen

Während einige Unternehmer die Pflicht für elektronische Rechnungen möglicherweise mit Unbehagen betrachten, haben sie gleichzeitig auch etwas Gutes: Denn für Unternehmen ergeben sich durch die Einführung der E-Rechnung auch Chancen und Vorteile:

• Schnellere Zahlungsprozesse: Elektronische Rechnungen werden automatisiert verarbeitet. Das führt zu deutlich schnelleren Genehmigungs- und Zahlungsprozessen. Dadurch werden gleichzeitig der Cashflow und die Liquidität von einem Unternehmen verbessert, da Forderungen schneller beglichen werden.
• Reduktion von Fehlern: Werden Rechnungen automatisch und in einem standardisierten Format erstellt und verarbeitet, werden menschliche Fehler minimiert. Folglich kommt es mit der Einführung der E-Rechnung zu weniger Missverständnissen und damit verbundenen Nachbearbeitungen.
• Steigerung der Effizienz: Durch automatisierte Rechnungsprozesse im B2B-Bereich werden intern Ressourcen und Zeit gespart. Mitarbeiter können sich auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren, wodurch die Produktivität gesteigert wird.
• Nachverfolgbarkeit und Transparenz: Die elektronische Verarbeitung ermöglicht es, dass Rechnungen und Transkationen vollständig nachverfolgbar sind. Kommt es zu einer Prüfung, ist diese schnell und effizient durchgeführt.
• Rechtssicher: Führt ein Unternehmen die elektronische Rechnung rechtzeitig ein und kommt seiner Pflicht nach, vermeidet es mögliche Risiken. Außerdem trägt die Umstellung zu vertrauenswürdigen und sicheren Geschäftsprozessen bei. Bei einer elektronischen Rechnung werden sämtliche steuerlichen und rechtlichen Anforderungen erfüllt.
• Kosteneinsparung: Für elektronische Rechnungen werden die Kosten für Lagerung, Porto und Papier deutlich reduziert. Gerade für Rechnungssteller, die monatlich mehrere Hundert oder gar Tausend Rechnungen erstellen, bedeutet das niedrigere Betriebskosten. Aber auch die Kosten für Verwaltung und Bearbeitung von Rechnungen werden gesenkt.
• Umweltschutz: Aber auch der Umweltschutz ist ein positiver Punkt, da mit elektronischen Rechnungen vollständig auf Papierrechnungen verzichtet wird. Das kann zusätzlich dabei helfen, das umweltbewusste grüne Image des Unternehmens zu stärken.
• Wettbewerbsvorteil: Je früher ein Unternehmen die elektronische Rechnung einführt, desto größer ist die Chance, von einem Vorsprung gegenüber den Wettbewerbern zu profitieren. Verbessern Sie mit der Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse Ihre Innovationskraft – was sich auch hier positiv auf das Image auswirken kann!
• Einfache Integration: Die Software eines E-Rechnungssystems ist nahtlos in bestehende Buchhaltungs- und ERP (Enterprise Resource Planning)-Systeme integrierbar. Das sorgt in einem Unternehmen für eine einheitliche und reibungslose Datenbasis.

Die elektronische Rechnung wird Pflicht – garantiert! Sind Sie bereit, die zahlreichen Vorteile und Chancen der elektronischen Rechnung auch in Ihrem Unternehmen zu nutzen? Wir von HENRICHSEN4easy sind Ihr kompetenter Ansprechpartner und beraten Sie gerne in allen Punkten, wenn es um die Verpflichtung zur elektronischen Rechnung geht. Wir unterstützen Sie dabei, die Umstellung fristgerecht und easy durchzuführen.

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Welche Formate für die E-Invoice in Deutschland gibt es, die zulässig sind?

Für die E-Invoice in Deutschland (elektronische Rechnung) sind verschiedene Rechnungsformate zugelassen. Sie erfüllen sämtliche rechtliche und technische Anforderungen, wenn eine Rechnung im elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden soll. Dazu zählen vor allem die Formate:

• ZUGFeRD
• XRechnung

Hierbei erfolgen Erstellung und Versand in einem strukturierten elektronischen Format, was die Effizienz von Unternehmen deutlich steigert. Gleichzeitig werden die Automatisierung und Digitalisierung von Geschäftsprozessen unterstützt.

Zur Orientierung gehen wir im Folgenden näher auf die zwei Formate sowie das EDI-Verfahren ein, um einen genaueren Überblick zu verschaffen:

ZUGFeRD

Bei ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) handelt es sich um ein hybrides Format. Es kombiniert einen strukturierten XML-Datensatz mit dem PDF-Format (PDF A/3).

• Ist für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) – aber auch große Unternehmen geeignet.
• Durch das eingebettete PDF sind Rechnungsdaten von Mitarbeitern lesbar. Die XML-Daten sind wiederum maschinell lesbar.
• Wird von verschiedenen Profilen (Basic, Comfort, Extended) unterstützt und wird somit unterschiedlichen Geschäftsanforderungen gerecht.

Vor allem Unternehmen, die sowohl papierbasierte als auch elektronische Rechnungsprozesse integrieren möchten, profitieren von ZUGFeRD. Hiermit gelingt Unternehmen die schrittweise Digitalisierung, um letztendlich vollständig auf vollautomatische Rechnungsstellung umzustellen.

Übrigens: Factur-X ist die internationale Variante von ZUGFeRD. Sie wurde einst von deutschen und französischen Instituten entwickelt und ermöglicht eine grenzüberschreitende, digitale Ausstellung und Übermittlung von Rechnungsdaten.

XRechnung

Bei XRechnung handelt es sich um ein von der deutschen Bundesregierung vorgegebenes Standardformat in einer XML-Datei. Es ist für die E-Invoice in Deutschland im öffentlichen Sektor vorgesehen.

• Entspricht der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der deutschen E-Rechnungsverordnung (ERechV) für die E-Invoice Deutschland.
• Enthält einen Datensatz mit XML, der direkt weiterverarbeitet werden kann. Hat keinerlei Zusammenhang mit klassischen Papier- oder PDF-Rechnungen.
• Auf die Verarbeitung und Ausstellung durch öffentliche Auftraggeber und deren Systeme optimiert.
• Wichtig: Muss von Lieferanten an die öffentliche Verwaltung verwendet werden.

Arbeitet ein Unternehmen regelmäßig mit öffentlichen Auftraggebern zusammen und möchte sämtliche Anforderungen und Regelungen erfüllen, ist XRechnung definitiv die richtige Wahl. Es hält sämtliche gesetzliche Vorgaben ein. Außerdem unterstützt es bei der Steigerung der Effizienz und Automatisierung.

EDI-Verfahren

EDI (Electronic Data Interchange) ist ein weit verbreitetes Verfahren für den B2B-Bereich. Es findet vor allem für den elektronischen Datenaustausch zwischen Geschäftspartnern Verwendung.

• Direkter und automatischer Austausch von Rechnungsdaten zwischen ERP-Systemen.
• Für große Unternehmen mit einem hohen Transaktionsvolumen geeignet.
• Verschiedene branchenspezifische Standards wie beispielsweise ANSI X12 werden unterstützt.
• Wichtig: Nicht jedes EDI-Format erfüllt die Norm für die elektronische Rechnung (EN 16931). Ab dem 01.01.2025 findet das Verfahren  zwar noch Anwendung. Doch es ist dennoch nicht ganz klar, wie damit ab 2028 umzugehen ist.

Vor allem Unternehmen, die mit einer hohen Anzahl an Geschäftstransaktionen und komplexen Lieferketten zu tun haben, profitieren von EDI. Hiermit gelingt eine fehlerfreie und schelle Übertragung von Rechnungsdaten. Außerdem unterstützt es bei der Optimierung von Geschäftsprozessen.

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Sie sind von der E-Rechnungspflicht betroffen? Dann sollten Sie jetzt handeln!

Fakt ist: Die elektronische Rechnung wird Pflicht! Sie verwenden noch keine elektronischen Rechnungen? Dann sollten Sie jetzt überprüfen, ob Ihre aktuelle Software und Rechnungseingangsplattform dazu in der Lage ist, E-Rechnungen zu erstellen und zu versenden. Ist das nicht der Fall, sollten Sie sich zeitnah um eine Umstellung kümmern, um ab dem 01.01.2025 den Anforderungen gerecht zu werden.

Die mit der Einführung verbundenen Fristen haben wir weiter oben bereits erwähnt. Schieben Sie das Thema Umstellung trotz längerer Übergangsfristen aber keinesfalls auf! Denn gerade eine korrekte Rechnungsstellung und ein reibungsloser und effizienter Rechnungsprozess sind unabdingbar, um die Liquidität Ihres Unternehmens sicherzustellen.

Lassen Sie keine Zeit verstreichen!

Schon jetzt erhöhen die neuen gesetzlichen Anforderungen den Druck auf Unternehmen, sodass diese ihre Rechnungsprozesse zeitnah anpassen müssen. Das gilt nicht nur für die Erstellung und den Versand elektronischer Rechnungen. Auch die ordnungsgemäße Archivierung spielt hier eine wichtige Rolle. Lassen Sie deshalb keine Zeit verstreichen und beginnen Sie zeitnah mit der Vorbereitung für eine fristgemäße Umstellung.

Holen Sie sich bei Bedarf Unterstützung von erfahrenen Experten wie HENRICHSEN4easy. Wir können Ihnen dabei helfen, die Umstellung rechtssicher, reibungslos und unter Berücksichtigung der ViDA-Maßnahmen durchzuführen. Schon bald ist Ihr Unternehmen bestens für die Zukunft gewappnet!

Sprechen Sie uns an!

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E-Rechnung erstellen – das gilt es zu beachten

Möchten Sie E-Rechnungen erstellen, gilt es dabei einige wichtige Punkte zu beachten. Nur so stellen Sie sicher, dass sämtliche Vorgänge gesetzeskonform sind und eine effiziente Verarbeitung sichergestellt ist. Im Folgenden sind wichtige Punkte zusammengestellt, die zu berücksichtigen sind:

• Rechtliche Vorgaben: Um eine E-Rechnung zu erstellen, müssen darin sämtliche gesetzlichen Pflichtangaben enthalten sein. Dazu gehören unter anderem die Adresse des Rechnungsstellers, die des Empfängers, Leistungsbeschreibung, Nettobetrag und Steuerbetrag.
• Format: Je nach Anforderungen ist für die Rechnungserstellung die Wahl eines kompatiblen Formates erforderlich. Weiter oben gehen wir auf die drei bekanntesten und zuverlässigsten Formate ZUGFeRD, XRechnung und EDI ein. Überprüfen Sie gewiss, welches Format am besten zu Ihrem Unternehmen passt.
• Technische Voraussetzungen: Überprüfen Sie, ob die in Ihrem Unternehmen verwendete Rechnungssoftware kompatibel ist und eines der Formate unterstützt. Hierbei ist auch die Integration und Kompatibilität mit bestehenden Buchhaltungs- und ERP-Systemen möglich.
• Archivierung: Achten Sie auch auf die gesetzlichen Vorschriften für die ordnungsgemäße Archivierung elektronischer Rechnungen. Sie müssen revisionssicher und in einem unveränderbaren Format gespeichert werden. Außerdem ist die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren einzuhalten.
• Sicherheit: Stellen Sie moderne Verschlüsselungs- und Sicherheitssysteme bereit, um sensible Daten zu schützen. Es ist äußerst wichtig, dass ausschließlich autorisierte Personen Zugriff auf die E-Rechnungen erhalten.
• Empfängerseite: Sollen B2B-Geschäftspartner von Ihnen Rechnungen empfangen, ist vorab zu klären, ob diese Ihr Format verarbeiten können. Unter Umständen haben einige Auftraggeber und Empfänger spezifische Anforderungen an das elektronische Rechnungsformat.
• Trainings/Schulungen: Mitarbeiter sollten rechtzeitig über die elektronische Rechnungsstellung informiert werden. Außerdem ist eine Einarbeitung in die neuen Prozesse und die neue Software erforderlich. Hierfür bieten sich Trainings und Schulungen an.

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Mögliche Herausforderungen für die Umstellung und Erfüllung der E-Rechnungspflicht in 2025

Geht es um die Umstellung und Erfüllung der E-Rechnungspflicht in 2025, können die entsprechenden Maßnahmen verschiedene Herausforderungen mit sich bringen. Dazu gehören vor allem:

• Die Integration in bestehende ERP- und Buchhaltungssysteme kann komplex und zeitaufwendig sein. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Systeme kompatibel sind und reibungslos funktionieren.
• Um den Umgang mit der neuen Technologie zu beherrschen, müssen Mitarbeiter auf die elektronische Rechnungsstellung geschult werden.
• Bei der Übertragung bestehender Rechnungsdaten in das neue System kann es zu Komplikationen und Fehlern kommen. Datenverluste und Dateninkonsistenzen gilt es zu vermeiden.
• Sämtliche Prozesse müssen an die gesetzlichen Anforderungen angepasst werden.
• Um Datenverluste und Angriffe auf Rechnungsdaten zu verhindern, ist die Einführung robuster Sicherheitsprotokolle erforderlich.
• Zu guter Letzt sind Geschäftspartner zu erwähnen, die Rechnungen empfangen sollen. Sie sind unter Umständen nicht darauf vorbereitet, E-Rechnungen zu verarbeiten.

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Fazit: Es führt kein Weg an der elektronischen Rechnungsstellung vorbei!

Es führt kein Weg an der elektronischen Rechnungsstellung vorbei! Die Effizienzvorteile durch die Automatisierung und Verarbeitung strukturierter Rechnungen liegen dabei klar auf der Hand. Im öffentlichen Auftragswesen sind elektronische Rechnungen bereits verpflichtend.

Insofern wächst der Umstellungsdruck, unabhängig von den Zeitplänen der Gesetzgebung. Da eine derartige Umstellung je nach Unternehmensgröße zeit- und ressourcenaufwändig ist, empfiehlt es sich, die entsprechenden Projektstrukturen zeitnah anzugehen und zu implementieren.

Mit HENRICHSEN4easy als kompetenten Partner an Ihrer Seite, schaffen Sie diese Umstellung fristgerecht und easy. Nehmen Sie jetzt Kontakt mit uns auf!

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