E-Akte in Deutschland: Zwei Fallbeispiele im Fokus der Digitalisierung

Die Digitalisierung von Akten, ein Prozess, der die Effizienz in Unternehmen revolutioniert, ist in Deutschland in vollem Gange. Wir zeigen Ihnen zwei prägnante Beispiele, wie E-Akten den Unternehmensalltag transformieren und welche Rolle Softwarelösungen dabei spielen.

Digitalisierung von Akten: Wie wird die Akte zur E-Akte?

Die Umwandlung traditioneller Akten in elektronische Akten (E-Akten) ist ein entscheidender Schritt in Richtung Digitalisierung. Aber wie funktioniert dieser Prozess genau?

• Scannen und Kategorisieren: Papierdokumente werden gescannt und digital gespeichert.
• Indexierung und Verschlagwortung: Durch intelligente Software werden Dokumente indiziert und für die schnelle Suche verschlagwortet.
• Sicherheitsmaßnahmen: Datenschutz und Datensicherheit werden durch Verschlüsselung und Zugriffsrechte gewährleistet.
• Integration in bestehende Systeme: E-Akten werden in bestehende Unternehmenssysteme integriert, um nahtlose Arbeitsabläufe zu ermöglichen.

Die E-Akte im deutschen Bund: Der aktuelle Stand

Die Bundesregierung hat die Einführung der elektronischen Akte (E-Akte) als Teil ihrer Digitalisierungsstrategie priorisiert. In Ministerien und Behörden werden Prozesse digitalisiert, um die Effizienz zu steigern und den Bürgerservice zu verbessern. Die Vorteile sind klar:

• Schneller Zugriff: Beamte und Angestellte können schnell und ortsunabhängig auf benötigte Dokumente zugreifen.
• Weniger Papierkram: Der Verbrauch von Papier wird drastisch reduziert und zusätzlich werden Ressourcen geschont und der ökologische Fußabdruck verringert.
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Digitale Prozesse sind einfacher zu verfolgen und zu dokumentieren.

Das Projekt zur Einführung der E-Akte, initiiert durch das E-Government-Gesetz von 2013, zielt darauf ab, die Verwaltungsarbeit effizienter und transparenter zu gestalten. Bis 2024 sollen 164 Behörden mit über 150.000 Mitarbeitern schrittweise an das E-Akte-System angeschlossen werden, beginnend mit Behörden ohne bestehendes System, gefolgt von solchen mit Hybridlösungen, bis hin zur Ablösung veralteter, eigener Systeme.

Das Einführungsmodell, entwickelt vom Beratungszentrum des Bundes, strukturiert das Projekt in klare Phasen mit definierten Zielen und Rollen. Dieses Modell wird kontinuierlich anhand der Erfahrungen aus Pilotprojekten angepasst.

Seit 2020 wird die E-Akte flächendeckend eingeführt, unterstützt durch zentrale Angebote des Beratungszentrums in Kooperation mit dem Bundesministerium des Innern. Das Projekt, das die Verwaltungsarbeit in Deutschland modernisieren soll, wird voraussichtlich Ende 2024 abgeschlossen sein.

Die digitale Patientenakte kommt 2024: Was erwartet uns bei der E-Patientenakte?

Die Einführung einer digitalen Patientenakte in Deutschland, oft als "elektronische Patientenakte" (ePA) bezeichnet, ist ein spannendes Projekt und zentraler Baustein der Digitalisierung im Gesundheitswesen. Diese Akte soll den Austausch von Gesundheitsdaten zwischen Patienten, Ärzten, Krankenhäusern und weiteren Gesundheitsdienstleistern vereinfachen und verbessern.

• Zugriff und Verwaltung: Patienten sollen über die ePA direkten Zugriff auf ihre Gesundheitsdaten haben, wie Arztberichte, Untersuchungsergebnisse, Röntgenbilder und Medikationspläne. Sie können entscheiden, welche Gesundheitsdaten gespeichert werden und wer darauf Zugriff hat.
• Verbesserte Versorgung: Durch die ePA können Informationen schnell und unkompliziert zwischen verschiedenen Behandlern ausgetauscht werden. Dies fördert eine ganzheitliche, abgestimmte Patientenversorgung und vermeidet Doppeluntersuchungen.
• Datenschutz und Sicherheit: Die Sicherheit und der Schutz der gespeicherten Daten haben höchste Priorität. Der Zugriff auf die ePA ist daher streng geregelt und erfolgt über sichere Authentifizierungsverfahren.
• Einführung und Verfügbarkeit: Die ePA wurde bereits Anfang 2021 schrittweise eingeführt. Die volle Funktionalität und der flächendeckende Einsatz sollen bis 2024 erreicht werden, wobei der Fokus auf der nahtlosen Integration in bestehende Gesundheitssysteme und der Nutzerfreundlichkeit liegt.
• Teilnahme: Die Nutzung der ePA ist für Patienten freiwillig. Es ist wichtig, dass Patienten informiert werden und ihre Zustimmung zur Speicherung und Weitergabe ihrer Gesundheitsdaten geben.
• Technische Umsetzung: Die ePA wird über eine spezielle App zugänglich gemacht, die sowohl für Smartphones als auch für andere digitale Endgeräte verfügbar ist.

Softwarelösungen für digitale Akten: Mailroom und easy archive

Die Auswahl der richtigen Software ist entscheidend für den Erfolg der Digitalisierung. Funktionen wie intuitive Bedienung, flexible Anpassungsmöglichkeiten und hohe Sicherheitsstandards sind hierbei Schlüsselfaktoren.

HENRICHSEN4easy arbeitet bei Digitalisierungsprojekten mit Mailroom und easy archive. Diese bieten:

• Anpassbare Schnittstellen: Für unterschiedliche Branchen und Bedürfnisse.
• Hohe Datensicherheit: Mit modernsten Verschlüsselungstechnologien.
• Benutzerfreundlichkeit: Einfache Bedienung steht im Vordergrund.

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