Wie könnte die papierlose Zukunft in Ihrem Unternehmen aussehen?

Die Digitalisierung ist seit vielen Jahren eines der zentralen Themen für Unternehmen. Immer weitere Bereiche und immer mehr analoge Prozesse werden durch digitale Lösungen ersetzt oder ergänzt. So verändert sich Ihr Unternehmen, was an vielen Punkten im Alltag sichtbar ist.

Eine zentrale Veränderung ist es, wenn Sie das Büro digitalisieren. Hierbei geht es um die vollständige Digitalisierung aller Abläufe und vor allem darum, ein papierloses Büro zu etablieren. Dies ist inzwischen problemlos möglich, auch wenn noch Informationen in Papierform Ihr Unternehmen erreichen. Wie könnte eine rein digitale und papierlose Zukunft in Ihrem Unternehmen aussehen?

Arbeiten mit dem digitalen Dokumentenmanagement im papierlosen Büro – so sieht der Alltag aus

Wie der Alltag in einem Unternehmen mit papierlosem Büro aussieht, sehen Sie am besten an einem konkreten Gedankenspiel. Wir befinden uns in einem fiktiven Unternehmen, das vor einigen Wochen ein digitales Dokumentenmanagement eingeführt hat. Es ist Montagmorgen und die ersten Mitarbeitenden treffen im Büro und an ihrem jeweiligen Arbeitsplatz ein.

Doch nicht alle Mitarbeitenden befinden sich im Büro der Zentrale. Einige sind im Homeoffice und ein Teil der Belegschaft arbeitet in der Zweigstelle in Belgien. Dort hat Stefan vom Vertrieb über das Wochenende eine Mail von einem Kunden bekommen. Dieser fragt Lieferkonditionen an und möchte wissen, ob ein bestimmtes Produkt, das vor zwei Jahren beim Stammhaus in Deutschland bestellt wurde, noch lieferbar ist und ob sich der Preis verändert hat. Stefan öffnet im Dokumentenmanagement die Kundenakte und findet sofort alle Vorgänge. Innerhalb von wenigen Sekunden hat er Rechnung und Lieferschein des alten Auftrags gefunden. Mit den Informationen prüft er die aktuelle Verfügbarkeit sowie den Preis im ERP-System. Nach kaum zwei Minuten hat Stefan alle erforderlichen Informationen gesammelt. Er erstellt ein digitales Angebot für den Kunden und verschickt dieses per Mail. Der Kunde kann dieses sofort annehmen, was im System einen Kundenauftrag auslöst und automatisch weitere Prozesse anstößt – von der Buchhaltung bis zur Warenkommission.

Zur selben Zeit öffnet Victoria im Homeoffice ihren Laptop. Victoria arbeitet im Einkauf und ist für die Beschaffungen zuständig. Sie prüft die internen Bedarfsmeldungen und sieht, dass vor fünf Minuten eine neue Anforderung bei ihr eingegangen ist. Max, ein LKW-Fahrer benötigt neue Reifen. Der Beschaffungsantrag ist vom Fuhrparkleiter freigegeben und daher bei Victoria gelandet. 
Die Reifen für sein Fahrzeug konnte Max im digitalen Antragsformular direkt auswählen und als Kostenstelle sein Fahrzeug hinterlegen. 
Dieser Vorgang dauerte für Max kaum eine Minute. Auch Victoria bearbeitet die Anfrage in nur wenigen Minuten. Sie hat mehrere Lieferanten für Reifen hinterlegt und sendet direkt entsprechende Anfragen an diese. Nachdem die Angebote eingegangen sind kann sie auf Knopfdruck ein Bestellformular befüllen und absenden. Das System legt automatisch entsprechende Datensätze im System an. So kann auch die Buchhaltung über die Bestellung und die Ausgabe informiert sein (zum Beispiel für Liquiditätsplanungen), ohne dass weitere Absprachen oder Aktionen erforderlich sind. 

Einige Tage später geht eine klassische Papierrechnung im Unternehmen ein. Stefanie im Büro scannt diese ein. Dieser Dokumentenscanner ist direkt mit dem Dokumentenmanagement verbunden. Das smarte System analysiert den Inhalt und identifiziert, dass es sich um eine Rechnung handelt. Das System hat zudem den Lieferanten, die Rechnungsnummer und den Vorgang erkannt und direkt mit dem entsprechenden Vorgang verknüpft. Es handelt sich um eine Lieferung von Reifen für die Lkw im Fuhrpark. So wird die Rechnung direkt in das System eingepflegt und an den Bedarfsträger zur Prüfung weitergeleitet, oder sogar vom System automatisch geprüft und freigegeben, sofern keine Abweichungen zur Bestellung bestehen.. 
Jede Person im Unternehmen hat einen digitalen Postkasten. Dieser funktioniert wie eine E-Mail-Adresse und alle Kommunikationen treffen hier zusammen.

In der Buchhaltung arbeitet Melanie, die später sieht, dass eine neue Nachricht eingegangen ist. Es handelt sich um die Rechnung aus der Post. Ein Blick in die Lieferantenakte zeigt, dass die Reifen letzte Woche eingegangen sind. Die Lieferung wurde mit der Bestellung abgeglichen und als vollständig markiert. Das System hat aus den Daten der Bestellung und der Rechnung bereits eine Zahlungsvorlage erstellt. Da die Lieferung abgeschlossen, korrekt und vollständig ist, muss Melanie den Vorgang nur noch freigeben. Damit ist der Rechnungsprüfungsprozess abgeschlossen. Das System schließt den Vorgang an diesem Punkt ab und archiviert die Dokumente.
Diese sind nun auch automatisch in verschiedenen E-Akten sichtbar: Der Einkaufsakte für diese Bestellung, der Fahrzeugakte und der Lieferantenakte.  

Das sind nur einige Beispiele, wie der Alltag in einer papierlosen Umgebung aussieht.

Digitalisierung pro und contra – das sind die Vor- und Nachteile der Digitalisierung

Bei jeder Entscheidung im Unternehmen gilt es, die Vor- und Nachteile abzuwägen. Gerade bei Veränderungen, die weite Bereiche betreffen und Prozesse langfristig verändern, ist dies wichtig. Bei der Digitalisierung sind Pro und Contra oft klar erkennbar.

So gibt es deutliche Punkte, die für die Einführung eines Dokumentenmanagements sprechen. Wenn Sie das Büro digitalisieren, automatisieren Sie vor allem zahlreiche Abläufe. Das ist aus dem fiktiven Beispiel gut ersichtlich. Außerdem sind Zugriffe auf Daten von jedem Punkt im Unternehmen aus möglich. Das passt optimal zur modernen Arbeitswelt, die mobil ist und wo das Homeoffice ein fester Teil des Konzepts ist. So bietet Ihnen die papierlose Zukunft noch viele weitere positive Aspekte, von denen Sie permanent profitieren. Die zentralen Vorteile lauten wie folgt:

• Kostenreduzierung
• schnellere Prozesse
• Automatisierung von Abläufen
• Zugriff von jedem Ort auf alle Daten
• Platzersparnis im Unternehmen
• bessere Möglichkeiten für die Zusammenarbeit im Unternehmen
• umweltfreundlich und ressourcenschonend

Es gibt jedoch auch Nachteile beziehungsweise Punkte, die es bei der Einführung des digitalen Dokumentenmanagements zu berücksichtigen gibt. Da ist zunächst der Umstellungsprozess. Dieser betrifft in erster Linie die Mitarbeitenden. Wo immer Sie etablierte Prozesse verändern, müssen sich die Mitarbeitenden zunächst an die neuen Abläufe gewöhnen. Bei der Digitalisierung sind diese Umstellungsprozesse in der Regel vergleichsweise unkompliziert. Das liegt vor allem daran, dass die neuen Lösungen bequemer, effizienter und einfacher sind. Das gilt auch, wenn Sie das Büro digitalisieren und ein Dokumentenmanagement einführen.

Der zweite Punkt betrifft spezifisch die Umstellung auf ein digitales Dokumentenmanagement und die vorhandenen Papierdokumente. In der Regel besitzt jedes Unternehmen ein Archiv, Ablagen und weitere Systeme, in denen alle Papierdokumente abgelegt sind. Diese Archive finden sich zudem in mehreren Abteilungen, von der Buchhaltung über den Warenversand bis zum Büro. Im Zuge der Umstellung auf ein papierloses Büro muss überlegt werden, ob ein Teil dieser Dokumente ebenfalls digitalisiert wird, vernichtet werden kann (häufig sind die Dokumente mehrfach im Unternehmen vorhanden!) oder historische Papierakten bis zum Ende der Aufbewahrungspflichten einfach weiter im Papierarchiv bleiben. Impraktikabel ist es, zwei verschiedene Systeme parallel zu betreiben. Zudem würden Sie so die Vorteile der Digitalisierung neutralisieren, wenn Ihre Mitarbeiter weiterhin auf Papierdokumente zurückgreifen müssen. Daher muss man die Frage stellen, wie häufig eine Suche nach diesen Papier-Dokumenten stattfindet, und ob der Aufwand der Digitalisierung einen Vorteil bringt, zum Beispiel bei der Suche nach erledigten Vorgängen, abgelaufenen Verträgen, Kommunikationen und ähnlichen Informationen.

An diesem Punkt ist manuelle Arbeit nicht zu verhindern. Es gibt verschiedene Lösungen für die Digitalisierung des vorhandenen Archivs. Sie können identifizieren, welche Daten Priorität bei der Digitalisierung haben und so einen Plan erstellen. Dieser wird dann mit internen Kräften oder temporären Aushilfen Schritt für Schritt abgearbeitet. Es gibt inzwischen aber auch Dienstleister, die einen Scan Service anbieten. Diese digitalisieren Ihr Archiv zügig und rechtskonform.

Welche Lösungen gibt es für ein papierloses Büro?

Wer das Konzept des papierlosen Büros umsetzen möchte, nutzt dafür eine Software. Dieses Dokumentenmanagement übernimmt dann alle Aufgaben von der Digitalisierung von Papierdokumenten über die Organisation und Verteilung der Informationen bis hin zur Archivierung.

EASY DMS ist eine solche Lösung, die Sie in Ihrem Unternehmen einsetzen können. Dieses System bietet Ihnen alle Funktionen, die Sie für einen papierlosen Betrieb benötigen. Wichtig bei der Einführung eines papierlosen Büros und eines Dokumentenmanagements ist die Planung. Mit einem klaren Fahrplan gelingt der saubere Übergang auf die digitale Technik im laufenden Betrieb. Gleiches gilt für die geplante Digitalisierung von vorhandenen Papierakten.

Aus diesem Grund ist es hilfreich, sich einen verlässlichen Partner zu suchen. Wir von HENRICHSEN4easy haben uns auf Lösungen für das Dokumentenmanagement spezialisiert und implementieren seit vielen Jahren entsprechende Systeme mit individuellen Konzepten bei Kunden. Wir begleiten auch Sie gern durch den gesamten Prozess der Digitalisierung.

Nehmen Sie doch jetzt Kontakt mit uns bei HENRICHSEN4easy auf. Gemeinsam mit Ihnen finden wir die passende Lösung und führen Ihr Unternehmen in eine papierlose Zukunft.