Was muss revisionssicher archiviert werden und was bedeutet revisionssicher?

Revisionssichere Archivierung auf Unternehmensebene

Die revisionssichere Archivierung ist ein Themenbereich, der für alle Unternehmen aktuell ist. Zum einen erfordern es die gesetzlichen Rahmenbedingungen, dass Sie bei der Speicherung von digitalen Informationen bestimmte Vorschriften einhalten. Zum anderen ist die fortschreitende Digitalisierung dafür verantwortlich, dass Lösungen für die rechtssichere Archivierung von digitalen Unterlagen notwendig sind. Immer mehr Informationen sind nur noch in digitaler Form vorhanden. Das macht es notwendig, Systeme zu finden, die für die Archivierung dieser Daten geeignet sind.

Hierbei muss die Lösung vor allem zwei Punkte erfüllen. Einerseits ist dies natürlich die rechtssichere Archivierung. Sie können eine Plattform nur in Betracht ziehen, wenn diese alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt. Andererseits spielt aber auch die Praxistauglichkeit eine zentrale Rolle. Wenn die Lösung, auf die Sie setzen, nicht komfortabel zu bedienen ist, geht viel Zeit bei der Archivierung verloren. Früher oder später verlieren Sie so die Kontrolle über Ihr digitales Archiv.

Weiterhin geht es darum, genau zu identifizieren, was Revisionssicherheit bedeutet und welche Daten Sie in einem solchen System speichern müssen. Auf diesem Weg gelingt dann die konkrete Auswahl einer Lösung für die revisionssichere Archivierung in Ihrem Unternehmen.

Was bedeutet Revisionssicherheit?

Die Revisionssicherheit ist ein komplexer Bereich, der sich mit der Speicherung und Archivierung von digitalen Informationen beschäftigt. Dies bringt einige Besonderheiten mit, gerade im Hinblick auf die geänderten Umstände im Vergleich zur Archivierung von Papierdokumenten.

Im Kern geht es darum, dass Sie Informationen sicher und geschützt ablegen. Der wichtigste Punkt bei der Revisionssicherheit ist, dass die Daten nicht mehr verändert werden können. Bei der digitalen Archivierung muss dabei ein ganzer Katalog von Kriterien erfüllt sein. Es sind insgesamt zehn Punkte, die ein System für die revisionssichere Archivierung erfüllen muss. Bei diesen handelt es sich um:

• Schutz vor Veränderung und Verfälschung
• Vollständigkeit
• Richtigkeit
• Sicherheit der Archivierung
• Sicherung vor Verlust
• Zugriff nur für Berechtigte
• Einhaltung von Fristen für die Aufbewahrung
• Dokumentation des Verfahrens
• Nachvollziehbarkeit
• Prüfbarkeit

Ein System, welches Sie zur Archivierung von digitalen Daten nutzen, muss also alle diese Punkte einhalten. Einige davon sind gerade bei der digitalen Archivierung eine Herausforderung. Das betrifft zum Beispiel den Schutz vor Veränderung und Verfälschung. Theoretisch ist es leicht möglich, digitale Informationen zu einem späteren Zeitpunkt zu verändern. Aus diesem Grund muss das System für die Archivierung so konzipiert sein, dass genau das verhindert wird. Jeder Eintrag muss zudem nachvollziehbar sein und es muss transparent sein, welche Änderung vorgenommen wurde. Dies ist zum Beispiel möglich, indem die verschiedenen Versionen inklusive der vorgenommenen Änderungen gespeichert werden.

Welche Daten müssen revisionssicher archiviert werden?

Es gibt eine ganze Reihe von Informationen und Daten, die auf diese Weise gespeichert werden müssen oder sollten. Der Gesetzgeber hat genau vorgegeben, welche Daten und Informationen Sie revisionssicher archivieren müssen. Das gilt unabhängig davon, ob diese in Papierform oder digital vorhanden sind. Die Liste dieser Daten umfasst die folgenden Dokumente und Aufzeichnungen:

• alle Handels- und Geschäftsbriefe
• Buchungsbelege
• E-Mails
• Bücher und Aufzeichnungen
• Inventare
• Jahresabschlüsse
• Lageberichte
• Eröffnungsbilanz inklusive Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen
• Unterlagen, die bei der Besteuerung von Belang sind

Im Alltag fallen somit laufend viele unterschiedliche Dokumente und Aufzeichnungen an, die den Vorschriften zur revisionssicheren Archivierung unterliegen.

Welche gesetzlichen Anforderungen gelten bei der revisionssicheren Archivierung?

Es gibt eine Reihe von Vorgaben zur Revisionssicherheit. Diese legen die Rahmenbedingung für die Speicherung dieser Daten in Ihrem Unternehmen fest.

Das beginnt im Handelsgesetzbuch mit den §§ 239 und 257. Hier ist festgelegt, dass jeder Kaufmann verpflichtet ist, bestimmte Unterlagen geordnet aufzubewahren. Diese Vorgabe besteht bereits seit der analogen Zeit und hat auch für digitale Informationen Bestand. Außerdem legt das HGB fest, dass die Eintragungen vollständig, richtig und zeitgerecht sein müssen. Zur Speicherung auf Datenträgern äußert sich das Handelsgesetzbuch ebenfalls. So ist diese Archivierung erlaubt, wenn die Vorgaben der ordnungsmäßigen Buchführung eingehalten werden und die Daten jederzeit verfügbar sind.

Weiter legt die Abgabenordnung in den §§ 146 und 147 die Vorschriften für die Aufzeichnungen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme sowie für die Aufbewahrung von Unterlagen fest. Hier wird von der AO genau definiert, welche Arten von Unterlagen unter die Vorschrift fallen.

Ein weiterer Punkt, aus der sich die Pflicht zur revisionssicheren Archivierung ergibt, sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD. Dies ist eine Verwaltungsanweisung des Bundesministeriums der Finanzen, die steuerrechtlich relevante Daten betrifft. Hier wird vorgegeben, in welcher Form Sie diese digitalen Daten speichern müssen und welche Kriterien das System für die Archivierung erfüllen muss.

Wie lässt sich die revisionssichere Archivierung in der Praxis umsetzen?

Alle gesetzlichen Vorgaben zur Revisionssicherheit lassen sich faktisch nur mit Plattformen, die speziell für diese Aufgabe konzipiert sind, erfüllen. Aus diesem Grund ist es alleine wegen der Rechtssicherheit sinnvoll, auf eine solche Lösung zurückzugreifen. Außerdem bieten solche Systeme noch eine Reihe von weiteren, hilfreichen Funktionen. Diese erleichtern Ihnen die Arbeit mit Ihrem digitalen Archiv in der Zukunft.

Wie erkenne ich eine Software, die für die revisionssichere Archivierung geeignet ist?

Es gibt auf dem Markt eine Reihe von Softwarelösungen, die für die Archivierung von Daten geeignet sind. Nicht alle erfüllen jedoch die aktuellen und strengen gesetzlichen Vorgaben wie die der GoBD. Wer mit den Lösungen und den Anforderungen nicht vollständig vertraut ist, kann sich an einen IT-Dienstleister wenden, der sich auf die Bereiche Dokumentenmanagement und Revisionssicherheit spezialisiert hat. Wir von HENRICHSEN4easy zählen zu diesen Dienstleistern und haben uns auf die Themenbereiche Digitalisierung und Dokumentenmanagement fokussiert. So finden wir für unsere Kunden die passenden Lösungen für die gesetzeskonforme Archivierung.

Ein Merkmal für eine geeignete Softwarelösung ist das Testat IDW PS-880. Dieses besagt, dass die Software den Prüfungsstandard des Instituts der Wirtschaftsprüfer bestanden hat und somit vollständig für die revisionssichere Archivierung geeignet ist. Verfügt eine Softwarelösung über dieses Testat, ist es für die Archivierung geeignet.

Eine Option für die revisionssichere Archivierung in Unternehmen ist EASY ARCHIVE. Diese Software erfüllt alle Anforderungen an die revisionssichere Archivierung und verfügt auch über das GoBD Testat IDW PS-880. Zudem lässt sich EASY ARCHIVE individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Der Zugriff auf das Archiv, das sowohl bei Ihnen lokal oder auch in der Cloud betrieben werden kann, und die dort abgelegten Daten ist über einen Webbrowser möglich. So können Sie jedes Endgerät mit einem Browser nutzen, um auf die Daten im Archiv zuzugreifen. Das macht die Integration und Nutzung besonders einfach.

Ein weiterer Vorteil von EASY ARCHIVE ist die voll textbasierte Schnellsuche. Auf diesem Weg finden Sie abgelegte Vorgänge im Archiv schnell und präzise. Dies ist eine Funktion, die Ihnen jedes System für die revisionssichere Archivierung bieten sollte. Bei der Menge an digitalen Daten, die in der modernen Geschäftswelt anfallen, wächst ein Archiv in nur wenigen Jahren auf ein Ausmaß an, das ohne intelligente Suchfunktion nicht mehr nutzbar ist.

Sind Sie an dem Thema Revisionssicherheit interessiert oder suchen Sie eine praktische Lösung für Ihr Unternehmen? Nehmen Sie doch jetzt Kontakt mit dem Team bei HENRICHSEN4easy auf. Wir informieren Sie fachkundig zu dem Themenbereich und finden gemeinsam mit Ihnen eine Lösung, die optimal zu Ihnen passt.