Was gehört zum Dokumentenmanagement und einem Softwaresystem für diese Aufgabe?

12.01.2023

In vielen Unternehmen nimmt die Verwaltung von Dokumenten eine Menge Zeit in Anspruch. Zudem ist der Zugriff auf diese Informationen oft komplizierter, als es sein müsste. Dokumentenmanagementsysteme lösen diese beiden Punkte. Trotzdem setzen immer noch viele Unternehmen keine solche Lösung ein. Das liegt unter anderem daran, dass die genauen Funktionen und Aufgaben eines Dokumentenmanagementsystems nicht genau bekannt sind.

Was genau ist ein Dokumentenmanagementsystem und wie ist es aufgebaut?

Ein System für das Dokumentenmanagement (DMS) ist eine Software, die zentral alle Dokumente in Ihrem Unternehmen verwaltet. Diese Softwarelösungen sind um eine Datenbank herum aufgebaut. In dieser werden alle Dokumente abgelegt und sind somit von jedem angeschlossenen Punkt aus aufrufbar.

Das Konzept des DMS basiert darauf, dass alle Dokumente innerhalb eines Unternehmens in diesem System erfasst werden. So wird das Dokumentenmanagementsystem zur zentralen Schnittstelle für Informationen.

Ein DMS verwaltet nicht nur aktuelle Vorgänge, es dient auch als permanentes Archiv. gleichzeitig erlaubt die Software, Informationen nach einem bestimmten Ablaufdatum permanent zu löschen. Somit deckt ein Dokumentenmanagementsystem den gesamten Lebenszyklus der Dokumente ab.

Abhängig vom System erfolgt die Speicherung der Daten lokal auf Ihrem Server oder in der Cloud. Beide Lösungen haben Vor- und Nachteile, sodass eine Analyse sinnvoll ist, welches Konzept besser zu Ihnen passt.

Welche Bereiche deckt ein Dokumentenmanagementsystem ab?

Ein DMS deckt den gesamten Bereich an Dokumenten und schriftlicher Kommunikation im Unternehmen ab. Zum DMS gehört so ein digitaler Posteingang. Dieser kann mit allen Quellen verbunden werden, über die Dokumente und Informationen in Ihr Unternehmen gelangen. Dazu zählen auch allgmeine E-Mail-Adressen. So erfasst das DMS alle Dokumente direkt beim Eintritt in das Unternehmensnetzwerk. Das gewährleistet auch eine Weiterleitung der Informationen in Echtzeit.

Doch nicht nur eingehende Dokumente werden vom DMS erfasst und verwaltet. Die Systeme organisieren auch die Dokumente, die Ihr Unternehmen verlassen. Das sind zum Beispiel Rechnungen und Geschäftsbriefe. Diese erfasst das DMS automatisch und sorgt für eine korrekte Archivierung. Das gilt für alle Geschäftsvorgänge in Ihrem Unternehmen.

Welche Funktionen bietet ein Dokumentenmanagementsystem?

Ein Dokumentenmanagementsystem ist nicht nur auf die Verwaltung und Archivierung von Unterlagen ausgerichtet. Die meisten Systeme bieten eine Reihe von weiteren sinnvollen Funktionen. Einige dieser zählen zum Pflichtprogramm, wenn Sie nach einer Lösung für Ihr Unternehmen suchen. Zu den typischen Funktionen von Dokumentenmanagementsystemen gehören so die folgenden Punkte:

  • Verwaltung der Zugriffsrechte
  • Verteilung von Informationen
  • revisionssichere Archivierung
  • Suchfunktion
  • Digitalisierung von Dokumenten
  • Erstellung von Workflows
  • Automatisierung von Prozessen
  • Löschfristen einrichten
  • intelligentes Tagging von Inhalten

Eine Lösung für die Zugangsrechte ist zum Beispiel eine der Funktionen, die jedes professionelle System mitbringen muss. Auf dem Weg ist es möglich, dass Sie Ihren Mitarbeitenden spezifische Zugangsrechte zuweisen. Die Dokumente lassen sich zudem in verschiedene Klassen einsortieren. Das ist auch wichtig, um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen, gerade was den Schutz personenbezogener Daten betrifft.

Ein DMS ist nicht nur ein passives System, wo Sie Daten ablegen. Moderne Systeme sind aktiv und übernehmen die Verteilung der Informationen. Anhand der Art der Informationen sind die Systeme in der Lage, eingehende Briefe und anderen Schriftverkehr direkt an die richtige Person oder Abteilung weiterzuleiten. Hier agiert das DMS ähnlich wie ein E-Mail-Eingang mit Verteiler. Der Vorteil ist, dass das System dies in sehr vielen Fällen automatisch übernimmt. So gelangen Rechnungen in die Buchhaltung oder Anfragen an die Verkaufsabteilung.

Außerdem bietet ein DMS die Möglichkeit zur revisionssicheren Archivierung. So erfüllen diese Lösungen auch die rechtlichen Anforderungen, die vom Gesetzgeber bei der Speicherung von Informationen, auch den steuerrechtlich relevanten, gestellt werden.

Ein weiterer interessanter Aspekt bei einem System für das Dokumentenmanagement ist die Option zur Automatisierung von Prozessen. Dieser Punkt kommt immer dann ins Spiel, wenn es darum geht, Informationen weiterzuleiten oder auszuwerten. So sind die Systeme in der Lage, z.B. Lieferscheine und Rechnungen zu erkennen und auszulesen. Nicht nur werden diese im Posteingang direkt entsprechend weitergeleitet, sondern es gibt auch die Option, sofort passende Buchungssätze vorzuschlagen. So nimmt das DMS Ihrer Buchhaltung viel Arbeit ab.

Auch im Alltag hilft das DMS dabei, Workflows effektiver und schneller zu gestalten. So ist das Filesharing innerhalb Ihres Unternehmens über ein solches System möglich. Hier kommt der Vorteil zum Tragen, dass alle Mitarbeitenden grundsätzlich von jedem Punkt aus Zugriff auf alle Informationen im System haben. Das gilt unterwegs, im Homeoffice oder auch in einer anderen Zweigstelle. Somit fließen Informationen in Echtzeit, was mit klassischen Papierdokumenten nicht möglich ist. 

Eine wichtige Funktion eines DMS ist die Einrichtung von Fristen für das Löschen. Bei bestimmten Dokumenten besteht eine gesetzliche Löschungspflicht. Hier sind vor allem persönliche Daten zu nennen. Es gibt verschiedene Löschungs- und Aufbewahrungspflichten. Dementsprechend muss das System auch mehrere Optionen für die Konfiguration bieten. Bei einigen Daten ist das Datum der Erstellung relevant und die Frist beginnt ab dem Zeitpunkt. Bei anderen Informationen gibt der Gesetzgeber hingegen einen Stichtag vor. Ein modernes DMS ist in der Lage, alle diese Fristen selbständig zu überwachen beziehungsweise gibt Ihnen die Freiheit, diese zu konfigurieren. Dann werden die Daten nach einer bestimmten Zeit vom System gelöscht und Sie brauchen sich keine Gedanken mehr um die Einhaltung der gesetzlichen Löschungs- und Aufbewahrungspflichten zu machen.

Damit das Archiv im Dokumentenmanagement nicht einfach nur ein Datengrab wird, sind weitere Funktionen erforderlich. Dies beginnt mit dem Erfassen und dem Tagging der Inhalte. Moderne Softwarelösungen indizieren die Inhalte der Dokumente. Zudem können Sie Tags vergeben. Mit diesen beiden Optionen finden Sie später gezielt die Inhalte im Archiv. Ein Tag könnte zum Beispiel „Verträge“ lauten. Über die Suche listet Ihnen das System dann alle Dokumente mit diesem Tag auf.

Wie bereiten Sie den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems vor?

Der Einsatz eines Systems für das elektronische Dokumentenmanagement verändert eine Reihe von Prozessen in Ihrem Unternehmen. Aus diesem Grund sind eine Prüfung der Workflows und eine Anpassung zusammen mit der Einführung eines DMS sinnvoll. Wirklich effektiv ist ein DMS erst, wenn der gesamte Schriftverkehr und alle anfallenden Dokumente vollständig digitalisiert sind. Das Ziel ist es also, ein papierloses Büro einzuführen.

In einem papierlosen Büro gibt es keine Dokumente, Notizen und andere Schriftstücke in Papierform mehr. Somit wird in den meisten Fällen eine Lösung für das Scannen von Papierdokumenten benötigt. Dokumentenmanagementsysteme bringen Schnittstellen für diese Digitalisierung mit. So wird ein Dokumentenscanner an diesem Punkt eingebunden und das System nimmt die digitalisierten Dokumente direkt auf. Das ist sinnvoll, denn trotz des hohen Grads an Digitalisierung gibt es nach wie vor klassischen Schriftverkehr. Briefe, die auf dem Postweg im Unternehmen eintreffen, lassen sich so direkt in die digitale Form überführen. Von dort übernimmt das DMS die Verwaltung und Weiterleitung.

Ein weiterer Punkt ist die Überführung vorhandener Dokumente in digitale Form. Die meisten Unternehmen besitzen ganze Räume voller Akten mit Vorgängen, die sich über die Jahre angesammelt haben. Ein Zugriff auf diese ist nach wie vor immer mal wieder nötig. Gerade die Vorgänge aus der jüngeren Vergangenheit sind oft nicht abgeschlossen. Deshalb sollte mit den jüngsten Dokumenten begonnen werden. Über die Schnittstelle zur Digitalisierung importieren Sie diese auch in Ihr DMS. Das Ziel ist die vollständige Auflösung des Archivs und aller Dokumente in Papierform. Mit einem DMS gibt es keinen Grund mehr, am klassischen Papierarchiv festzuhalten. Alle Aufgaben erfüllt das DMS deutlich besser.

Hilfe bei der Umstellung auf ein papierloses Büro und bei der Einführung eines Systems für das Dokumentenmanagement stellen Ihnen darauf spezialisierte IT-Dienstleister wie HENRICHSEN4easy bereit. Zu unseren Kernkompetenzen zählen Lösungen für die Digitalisierung sowie das elektronische Dokumentenmanagement. Wir beraten Sie unverbindlich zum Thema und finden gemeinsam mit Ihnen eine Lösung, die gut zu Ihnen passt.
 

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