Einführung der E-Akte – mit HENRICHSEN4easy kein Problem

In der modernen Verwaltung fallen zahlreiche Dokumente an. Über die Zeit sammeln sich Rechnungen, Briefe und andere Informationen in Akten. Unternehmen mit klassischen Papierarchiven kennen die Nachteile und Herausforderungen, die solche Systeme mit sich bringen. Auch wachsen die Akten innerhalb von wenigen Jahren zu unkontrollierbaren Bergen, die an einem möglichst abgelegenen Ort gelagert werden. Damit ist der Zugriff auf die Informationen in diesen Akten unpraktisch und zeitaufwendig. Diese Probleme löst die elektronische Aktenführung. Hier kommen sogenannte E-Akten zum Einsatz. Mit diesen ersetzen Sie klassische Papierakten vollständig.

Was ist eine E-Akte?

Nur auf den ersten Blick unterscheidet sich eine elektronische Akte kaum von dem klassischen Pendant in Papierform. 

Eine E-Akte muss jedoch nicht unbedingt durch einen Menschen angelegt werden, sondern sie kann auch automatisch entstehen, beispielsweise wenn ein neuer Kunde im Warenwirtschaftssystem angelegt wird. 
Alle Dokumente zu diesem Kunden können nun -entsprechende Berechtigungen des Anwenders vorausgesetzt- in der Akte eingesehen und bearbeitet werden. 

Wie gelangen die Dokumente in die Akte? 

Dokumente, die im CRM oder ERP erzeugt werden, werden automatisch Bestandteil der Akte. Dokumente, die Sie in Office-Applikationen wie MS Word oder Excel generieren, können Sie direkt in diesen Applikationen in die Akte speichern.  
Eingehende Dokumente wie E-Mails lassen sich zum Beispiel per Drag´n´Drop in die Akte legen, oder werden durch den automatisierten Posteingang erkannt und mit einer Aufgabe versehen in den richtigen Prozess und an die richtige Abteilung gesendet. 
Zurückkehrende Papierdokumente wie zum Beispiel unterzeichnete Lieferpapiere können systemseitig automatisch erkannt und den jeweils richtigen Akten zugeführt werden. Der Zugriff auf die digitalen Akten erfolgt zum Beispiel aus dem CRM oder dem ERP-System. Dieses kann sogar mobil erfolgen. Auf diese Weise lassen sich Informationen schnell und von jedem Ort aus abrufen. Die Einführung einer E-Akte geht häufig mit dem Konzept eines papierlosen Büros einher. So ist sichergestellt, dass die Informationen in den digitalen Akten vollständig und immer up to date sind.

In welchen Bereichen und Funktionen lässt sich die elektronische Aktenführung einsetzen?

Eine Stärke der E-Akte ist die Flexibilität. Grundsätzlich lässt sich der Zweck einer Akte individuell anpassen. In allen Bereichen, wo Sie Informationen aus unterschiedlichen Quellen zusammenfassen möchten, ist es sinnvoll, auf die elektronische Aktenführung zurückzugreifen.

Dies sind einige Beispiele von Einsatzmöglichkeiten für E-Akten:

 

• Einkaufsakte
• Kundenakte
• digitale Personalakte
• Kfz-Akte
• Immobilienakte
• Schadensfallakte

Im Kern arbeitet jede dieser digitalen Akten nach demselben Prinzip. Alle Vorgänge und Dokumente, die zu einem bestimmten Bereich gehören, werden in dieser Akte angezeigt. 
Zusätzlich jedoch stehen relevante Funktionen und Prozesse zur Verfügung, die Anwender im Kontext der Akte oder einzelner Dokumente hierin benötigen.

Ein Beispiel hierfür ist die Kfz-Akte. In dieser befinden sich Fahrzeugbrief, Abnahmepapiere oder auch Dokumente zur Hauptuntersuchung. Darüber hinaus werden auch Bestellungen, Rechnungen oder im Fall von Firmenwagen Verträge mit den Mitarbeitenden angezeigt. 
Hat Ihr Unternehmen viele Fahrzeuge, was beispielsweise bei Speditionen der Fall ist, dann erhält jedes Kfz eine eigene digitale Akte. Eine Unterteilung ist beispielsweise anhand des Kfz-Kennzeichens möglich.
Sinnvolle Funktionen der Akte sind automatische Fristen z.B. die Kontrolle der Fahrerlaubnis oder ärztlichen Gutachten des zugehörigen Mitarbeiters, E-Mail-Vorlagen für die Anmeldung zur Hauptuntersuchung, Vorlagen für die Übergabe eine Fahrzeugs an Mitarbeitende und weitere.   
Die digitale Personalakte ist ein weiteres gutes Beispiel für praktische Einsatzmöglichkeiten der elektronischen Aktenführung. Auch hier gibt es wieder für jeden Ihrer Mitarbeitenden eine eigene Akte. In dieser werden unter anderem Verträge, Schriftverkehr, Zeugnisse, Beurteilungen, Gehaltsabrechnungen, Stundenzettel, Vereinbarungen zur Altersvorsorge oder Informationen zu Fortbildungen abgelegt. Auf diese Weise sind alle Informationen, die mit einem Mitarbeitenden in Verbindung stehen, sofort an einem Ort abrufbar.
Eine solche Akte meldet sich zum Beispiel automatisch beim Vorgesetzten und beim Mitarbeitenden, wenn ein Beurteilungsgespräch ansteht. Sie informiert die Personalabteilung, wenn ein Jubiläum ansteht. Sie bietet Prozesse für Abwesenheiten, Gehalts- oder Arbeitszeitanpassungen.     

Welche Vorteile hat eine E-Akte?

Die Vorteile der E-Akte sind recht schnell erklärt. Im Vergleich zu Papierakten stechen vor allem die Übersichtlichkeit sowie die Zeitersparnis bei der Suche nach Informationen hervor. Vor allem das gezielte Abrufen von älteren Informationen ist in einem Papierarchiv schnell die berühmte Suche nach der Stecknadel im Heuhaufen. Ein Ergebnis ist nicht garantiert, denn oftmals geht im Papier-Archiv nach vielen Jahren die Organisation verloren.

Im Gegensatz dazu finden Sie Informationen in der E-Akte innerhalb von wenigen Sekunden. Dazu trägt die Suchfunktion bei, die auch eine Volltextsuche beinhaltet. So können Sie nach Namen, Daten, Orten, Rechnungsnummern und beliebigen anderen Fakten suchen. Das Dokumentenmanagementsystem findet die gewünschte Information sofort. Dabei gelingt die Suche auch aktenübergreifend, sodass in der elektronischen Aktenführung immer eine systemweite Suche möglich ist.

Daneben sind Anwender von der Zusammenführung aller Prozesse und Aufgaben begeistert. Auch Reporting und Analyse von Daten sind deutlich einfacher. 

Das sind die zentralen Vorteile der E-Akte:

• alle relevanten Informationen zu einem Vorgang beziehungsweise Thema in einer Akte
• automatische Zuordnung zur E-Akte durch das System
• aktenübergreifende Suche
• gezielte Suche nach Informationen innerhalb von Sekunden
• gesteigerte Transparenz
• platzsparende Archivierung von Informationen
• Zugriff auf die E-Akten über das Netzwerk theoretisch von überall aus möglich
• revisionssichere und rechtskonforme Speicherung von Daten
• viele Funktionen erleichtern Anwendern die tägliche Arbeit enorm

Durch die Einführung eines digitalen Systems für die Dokumentenverwaltung wird Ihr Archiv mit den Dokumenten in Papierform obsolet. Das Ziel ist es, alle Informationen in die digitale Form zu übersetzen. Damit passen die digitalen Akten sowie das Konzept des papierlosen Büros optimal zur modernen Arbeitswelt. So setzen immer mehr Unternehmen auf das Homeoffice oder suchen nach Lösungen, wie die Mitarbeitenden auch mobil auf möglichst alle Anwendungen und Informationen im Unternehmensnetzwerk zugreifen können. Eine Infrastruktur mit digitalen Akten ermöglicht genau das.

Mit HENRICHSEN4easy ein System für die elektronische Aktenführung in Ihrem Unternehmen etablieren

Für Unternehmen hat die elektronische Aktenführung also eine Reihe von Vorteilen. Die Einführung der E-Akte ist ein logischer Schritt im Prozess der Digitalisierung. Eine elektronische Aktenführung geht einher mit dem papierlosen Büro. Sowohl das papierlose Büro als auch die elektronische Aktenführung bauen auf einem digitalen Dokumentenmanagementsystem (DMS) auf.

Sinnvoll ist es, möglichst früh ein papierloses System zu etablieren. Das gilt besonders für junge Unternehmen, denn umso geringer ist der Aufwand zur Digitalisierung von bestehenden Dokumenten in Papierform. Auch diese werden alle in das DMS überführt. Bei bestehenden Unternehmen mit gewachsenem Archiv wird dies in der Regel Schritt für Schritt nach einem klaren Plan durchgeführt. Somit werden früher oder später alle Ihre Dokumente und Informationen digitalisiert und in die E-Akten überführt.

Die Einführung eines DMS sowie eines Systems für die elektronische Aktenführung gelingt am besten mit einem Partner, der sich auf diese Lösungen spezialisiert hat. Wir bei HENRICHSEN4easy konzentrieren uns auf Leistungen im Bereich der Digitalisierung und dem Dokumentenmanagement. Hierbei stehen kundennahe Lösungen und vor allem praxistaugliche Konzepte im Vordergrund.

Mit EASY Documents bieten wir eine Lösung an, die gleichzeitig als System für das Dokumentenmanagement und als Plattform für E-Akten dient. Dazu gehören spezifische Lösungen für die einzelnen Bereiche, wie etwa die HENRICHSEN4easy Fahrzeugakte oder auch EASY HR als Lösung für die digitale Personalakte.

Bei allen diesen digitalen Lösungen liegt der Fokus auf der Datensicherheit. So ist der Zugang kontrolliert und lässt sich für jede Akte und angelegte Datei individuell festlegen. Gleichzeitig erfolgt auch eine revisionssichere Archivierung der Daten. Damit erfüllen unsere Lösungen alle gesetzlichen Anforderungen bezüglich der Datensicherheit, darunter auch die Europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Somit ist auch die Speicherung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten wie in der digitalen Personalakte möglich.

Führen Sie zusammen mit uns von HENRICHSEN4easy gleichzeitig ein papierloses Büro und ein System für die digitale Aktenführung ein. Im Vorfeld beraten wir Sie ausführlich zu diesen Systemen und den Eigenschaften. Auch gehen wir immer individuell auf die Situationen bei unseren Kunden ein. So finden wir die richtige Lösung, die exakt auf Sie zugeschnitten ist. Wir berücksichtigen auch vorhandene Archive und finden ein Konzept für die Digitalisierung der Papierdokumente. Auf diesem Weg haben Sie schnell ein praktisches DMS sowie digitale Akten und profitieren von allen Vorteilen der E-Akte. Haben Sie Interesse am Konzept der digitalen Akten? Nehmen Sie doch noch heute Kontakt mit uns bei HENRICHSEN4easy auf – wir beraten Sie kompetent und unverbindlich zu den Möglichkeiten für Ihr Unternehmen.