WebDAV 7.0 von EASY Software für SAP S/4HANA zertifiziert

In vielen Unternehmen steht aktuell der Wechsel auf SAP S/4HANA an. Hierbei sind häufig auch Systeme und Lösungen von Drittanbietern betroffen, die mit SAP verknüpft sind oder direkt integriert wurden. Unternehmen sind darauf angewiesen, dass diese auch nach dem Wechsel der Plattform funktionieren beziehungsweise mit S/4HANA kompatibel sind. Andernfalls droht der Verlust von bestimmten Funktionen. EASY Software gab im September 2022 bekannt, dass WebDAV 7.0 for SAP ILM jetzt von SAP für die Nutzung in S/4HANA zertifiziert ist. Somit ist eine Nutzung dieser Lösung für das Dokumentenmanagement mit der neuen SAP-Plattform problemlos möglich.

Was ist EASY WebDAV 7.0?

Bei EASY WebDAV 7.0 handelt es sich um eine Erweiterung für das digitale Dokumentenmanagement. In Verbindung mit SAP ILM und dem EASY Archive bietet es alle Funktionen, die für eine DSGVO-konforme Speicherung und Archivierung von Dokumenten notwendig sind.

EASY WebDAV ist als Erweiterung speziell für den Einsatz im SAP ILM konzipiert. Dort bildet es die Schnittstelle zwischen SAP und dem EASY Archiv, dem System für die Verwaltung der Dokumente. EASY WebDAV 7.0 übernimmt die Automatisierung von Workflows, wie die Kontrolle der Lösch- und Aufbewahrungsfristen von personenbezogenen Daten.

SAP-Zertifizierung – was bedeutet das?

Es gibt viele Erweiterungen und Softwareprodukte von Drittanbietern, die sich über Schnittstellen an SAP S/4HANA anbinden lassen. Einige dieser Softwarelösungen werden direkt von SAP getestet. Dies übernimmt das eigens dafür geschaffene SAP Integration and Certification Center (SAP ICC).

Hierbei steht die reibungslose Integration in die SAP-Plattform im Fokus des Testverfahrens. Erhält ein Produkt eines Drittanbieters das Zertifikat, können Sie sicher sein, dass die Integration in SAP S/4HANA problemlos und ohne Sonderlösung wie die Entwicklung eigener Schnittstellen gelingt.

Außerdem gewährleistet das Zertifikat, dass Updates an der Plattform die Funktionalität des Produkts nicht beeinträchtigt. Durch Updates an SAP kann es vorkommen, dass angebundene Softwarelösungen von Drittanbietern temporär nicht mehr funktionieren. Bei zertifizierten Produkten hingegen ist dies aufgrund des Aufbaus nicht der Fall, was SAP in Tests ebenfalls kontrolliert.

Diese Punkte gelten also alle auch für EASY WebDAV 7.0. Bereits seit 2019 hat WebDAV die Zertifizierung von SAP. Das auf drei Jahre gültige Zertifikat wurde im Herbst 2022 von Seiten SAP verlängert, was zeigt, dass EASY Software ein zuverlässiger Entwickler von Softwarelösungen für die SAP-Plattform ist.

Welche Funktionen bietet WebDAV 7.0 von Easy Software?

Als erweiterte Lösung für das Dokumentenmanagement übernimmt WebDAV 7.0 von EASY Software Aufgaben im Bereich des Information Lifecycle Managements (SAP ILM). Die zentralen Funktionen von EASY WebDAV 7.0 sind:

• Erstellung von Aufbewahrungsrichtlinien
• Konfiguration von Sperrfristen
• automatisches Sperren von Daten und Dokumenten
• Vernichten von Dokumenten aus dem Archiv oder den Datenbanken

Zahlreiche Informationen auf der SAP-Plattform zählen zu den personenbezogenen Daten. Dazu gehören unter anderem Stammdaten von Kunden oder Lieferanten. Dies erfordert einen besonderen Umgang mit diesen Daten, denn sie unterliegen der Datenschutz Grundverordnung (DSGVO). EASY WebDAV 7.0 setzt den DSGVO-konformen Umgang mit diesen Daten um. So bringt die Software Funktionen für die Verwaltung des Lebenszyklus der Daten mit. Sie erstellen auf diesem Weg ein individuelles Sperr- und Löschkonzept. Auf diese Weise übernimmt die Software die Kontrolle und bereitet Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben zur endgültigen Löschung vor.

Zudem gibt es in SAP viele Dokumente, die besonderen gesetzlichen Auflagen bezüglich der Archivierung unterliegen. Hier geht es unter anderem um steuerlich relevante Informationen. Bei diesen ist eine revisionssichere Archivierung erforderlich. Das bedeutet, dass die Daten nach der Archivierung nicht mehr verändert werden dürfen, so dass die Richtigkeit garantiert ist. EASY WebDAV 7.0 erfüllt auch diesen Aspekt in vollem Umfang. Die revisionssichere Archivierung von Daten ist mit der Software möglich und EASY WebDAV 7.0 speichert die Daten vollständig, geschützt vor Veränderungen und mit einem Zugriffsschutz im EASY Archiv. Auf diese Weise ermöglicht die Lösung eine revisionssichere Archivierung mit EASY für SAP.

Wie arbeiten EASY WebDAV 7.0 und SAP S/4HANA zusammen?

Die Anwendung EASY WebDAV wird direkt in SAP S/4HANA integriert. Dabei arbeitet EASY WebDAV mit dem SAP ILM, dem Information Lifecycle Management in S/4HANA, zusammen. SAP ILM ist ein Konzept zur Verwaltung von Daten über den gesamten Lebenszyklus hinweg. Insbesondere zur Einhaltung der Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung der Europäischen Union für die Verwaltung von personenbezogenen Daten ist eine solche Lösung notwendig.

EASY WebDAV 7.0 verbindet so das eigene System für das Dokumentenmanagement mit SAP ILM. Auf diesem Weg entsteht ein homogenes System für die Datenverwaltung. Unabhängig davon, ob die Dokumente und Informationen aus SAP S/4HANA oder einer externen Quelle stammen, ist die Verwaltung mit einer Lösung möglich. Das schafft Standards und verhindert, dass zwei verschiedene Datenverwaltungssysteme nebeneinander existieren.

Für wen und warum ist der Einsatz von WebDAV 7.0 sinnvoll?

EASY WebDAV 7.0 for SAP ILM ist in erster Linie für alle Unternehmen gedacht, die mit SAP S/4HANA arbeiten. SAP ILM muss ebenfalls vorhanden sein. Viele Unternehmen setzen aufgrund der gesetzlichen Vorgaben das Information Lifecycle Management von SAP als zusätzliches Modul ein. Zu den weiteren Voraussetzungen gehören der Einsatz von EASY for SAP und dem EASY Archiv als Lösung für die Archivierung von Dokumenten.

Eine Lösung für das Dokumentenmanagement lohnt sich vor allem dann, wenn Sie das Konzept des papierlosen Büros umgesetzt haben oder dieses planen. In diesem Fall liegen alle Informationen in rein digitaler Form vor. Jedoch ist der Anteil an digitalen Dokumenten in der Regel heutzutage auch ohne papierloses Büro so hoch, dass der Einsatz eines elektronischen Dokumentenmanagements Sinn ergibt.

Eine Lösung wie EASY WebDAV 7.0 ist hilfreich, um Prozesse im Dokumentenmanagement zu synchronisieren und zu automatisieren. So übernimmt die Software die Überwachung von Löschungsfristen. Gleichzeitig wird die DSGVO-konforme Speicherung von personenbezogenen Daten sichergestellt. Damit vereinfacht EASY WebDAV 7.0 die Verwaltung von Daten und stellt einen gesetzeskonformen Umgang sicher. Das ist sowohl in kleinen als auch großen Netzwerken hilfreich, denn ohne eine solche Software müssen andere Lösungen gefunden werden, um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen.

Somit vermeidet WebDAV 7.0 von Easy Software Datenschutzverstöße, die schnell zu Bußgeldern führen. Es etabliert zudem einen professionellen Umgang mit personenbezogenen Daten, was auch die Außendarstellung Ihres Unternehmens verbessert. Gleichzeitig reduziert eine solche Softwarelösung den manuellen Aufwand bei der Datenverwaltung deutlich und senkt so die Kosten.

Nutzen Sie SAP S/4HANA und suchen eine Lösung für das Dokumentenmanagement? Schreiben Sie uns bei HENRICHSEN4easy eine Nachricht und wir beraten Sie konkret, welche Lösung sich für Sie anbietet. Wir übernehmen für Sie auch die Integration von EASY WebDAV 7.0 for SAP ILM bei Ihnen, wenn Sie sich für dieses System entscheiden.