13.07.2021
Eine zentrale und digitale Beschaffungslösung in Ihrem Unternehmen kann nicht nur einen großen Beitrag für mehr abteilungsübergreifender Transparenz schaffen. Das digitale Beschaffungsmanagement steht auch ganz am Anfang der Prozesskette vieler Unternehmen und ist so ein wichtiger Baustein im ganzheitlichen, digitalen Transformationsprozesses Ihres Unternehmens.
Der Einkauf von Waren und Dienstleistungen ist eine der wichtigsten Schnittstellen in Unternehmen. Gerade durch die Globalisierung und die Internationalisierung der Märkte wird diesem Prozess steigende Bedeutung zu.
Der erste Schritt in diesem Prozess ist die Bestellanforderung oder Bedarfsmeldung.
Als Bestellanforderung (Kurzform BANF) bezeichnet man eine Aufforderung an den Einkauf, ein Material oder eine Dienstleistung in einer bestimmten Menge zu einem bestimmten Termin zu beschaffen.
Eine Bestellanforderung resultiert aus einem Bedarf an Waren oder Dienstleistungen in Ihrem Unternehmen, die z.B. durch eine Fachabteilung gestellt wird. Mit ihr wird ein Beschaffungsvorgang angestoßen. Die Anforderung stellt aber noch keine Bestellung dar.
Bedarfsanforderungen können zum Beispiel C-Artikel, Ersatzteile, Investitionen oder Dienstleistungen sein.
Wird diese Bedarfsanforderung an Ihren Einkauf in der richtigen Form, mit den richtigen, standardisierten Daten und Prozessen gestellt, haben Sie in den Folgeprozessen in Ihrem Unternehmen weniger Aufwand, mehr Effizienz und geringere Kosten.
Der automatisierte Workflow einer Bedarfsanforderung sieht wie folgt aus:
1. Schritt: Die Bestellanforderung aus der Fachabteilung an den Einkauf:
Über eine digitale, nach Ihren Anforderungen standardisierte Eingabemaske wird eine Bedarfsanforderung generiert. Durch den von Ihnen vorab definierten Genehmigungsworkflow wird diese Anforderung automatisiert weitergereicht. Durch diesen digitalen, einheitlichen Prozess haben alle relevanten Abteilungen jederzeit und transparent Zugriff auf alle nötigen Informationen.
2. Schritt: Das Angebot im Rahmen Ihres Bestellmanagements
Nachdem die Bestellanforderung aus der Fachabteilung, nach allen nötigen Freigaben an den Einkauf automatisiert weitergegeben wurde, ist es Ihren Mitarbeitenden im Einkauf schnell und einfach möglich verschiedene Lieferantenangebote einzuholen.
Mit EASY eBanf ist auch dieser Prozess automatisiert mit den von Ihnen definierten Vorlagen und Textbausteinen schnell und effizient möglich.
Alle eingehenden Angebote werden wiederum der ursprünglichen Bestellanforderung zugeordnet. Dies erleichtert nicht nur eine Entscheidungsfindung für das richtige Angebot enorm. Sie erhalten zudem einen schnellen und einheitlichen Überblick für alle Angebote. Sowohl im laufenden Prozess – als auch bei einer erneuten Ausschreibung mit ähnlichen Inhalten.
Dadurch sparen Sie nicht nur Zeit und Kosten, sondern stellen auch den Wissenstransfer bei z.B. Mitarbeiterwechseln sicher.
3. Schritt: Die finale Bestellung
In vielen Unternehmen werden Bestellungen auf Grundlage einer Bedarfsmeldung im Rahmen eines ERP oder Warenwirtschaftssystems ausgelöst. Durch die einfache Anbindung der EASY eBanf an diese Systeme kann auch dieser Prozess im Rahmen ihres Bestellmanagements mit einem Mausklick erfolgen. Dieser Mausklick sorgt auch dafür, dass aus Ihrer Bedarfsakte eine Bestellakte wird und der eBanf Prozess damit quasi abgeschlossen wird.
Im Rahmen einer Rechnungseingangsprüfung kann somit einfach und schnell auf den gesamten Bedarfs- und Bestellprozess Einblick genommen werden, um die Rechnungsprüfung bei Rechnungseingang mit nur einem Klick vorzunehmen.
Mit diesem digitalen und automatisierten Bestellmanagement erleichtern Sie nicht nur die Arbeit Ihrer Fachabteilungen, des Einkaufs und der Finanzbuchhaltung – sie sorgen auch dafür, dass abteilungsübergreifende Transparenz geschaffen wird, Bearbeitungszeiten verkürzt und interne Workflows verbessert werden.
Unsere EASY eBanf Lösung ist aufgrund unserer Baustein-Lösung, der Rücksichtnahme auf rechtliche Vorgaben (Compliance) sowie unseres Webclients schnell in Ihrem Unternehmen implementierbar. So können Sie Ihr Bestellmanagement genau dort optimieren, wo es seinen Anfang hat. Bei der Erstellung einer elektronischen Bedarfsanforderung.
Wir verraten Ihnen, warum ein digitaler Rechnungseingang auch in Ihrem Unternehmen Sinn macht.
mehr lesenWarum entscheiden sich Unternehmen für die Digitalisierung von Prozessen? Welche Faktoren spielen bei der Entscheidung für ein bestimmtes Tool eine Rolle? Und in welchen Prozessen sehen unsere Kunden zukünftig noch Potentiale für Synergien, Transparenz und eine bessere Zusammenarbeit? Über dieses Thema haben wir uns mit Nicat Nagiyev unterhalten.
mehr lesen