Digitales Reklamationsmanagement für mehr Kundenzufriedenheit

Fehler sind menschlich, lassen sich nicht ausnahmslos verhindern und führen hin und wieder auch zu Reklamationen seitens Ihrer Kunden, Kundinnen oder Lieferanten. Doch nur weil Fehler und damit auch Reklamationen entstehen, muss dies nicht bedeuten, dass das Kundenerlebnis in jedem Fall negativ endet. Mit einem sauberen, kundenorientierten Reklamationsprozess ist es möglich, jeden entstandenen Fehler in etwas Positives umzuwandeln.

Wie Sie durch die Digitalisierung Ihres Reklamationsmanagements – zum Beispiel durch den Einsatz von EASY DMS - aus Kundenreklamationen einen Mehrgewinn für sich und Ihre Kunden und Kundinnen erzielen können, verraten wir Ihnen in diesem Artikel.

Wie sieht ein gutes Reklamationsmanagement aus?

Mit dem Reklamationsmanagement werden in der Regel alle Reaktionen, Rückmeldungen und Maßnahmen in Bezug auf Reklamationen zu Produkten und Dienstleistungen dargestellt.

Das höchste Ziel eines effektiven Reklamationsmanagements ist die Aufrechterhaltung der Kundenzufriedenheit, trotz ggf. mangelnder erster Leistung. Dies kann im Beschwerdefall in der Regel durch eine klare, schnelle und wertschätzende Kommunikation und einer anschließenden zufriedenstellenden Problemlösung erreicht werden.

Basis für ein effektives Reklamationsmanagement ist hierbei die Implementierung von digitalen und automatisierten Prozessen, für einen transparenten und einheitlichen Ablauf.

Digital und einfach: Reklamationen aufnehmen und nachhalten

Mit einem digitalen Reklamationsmanagement – wie unserem EASY DMS basierten System - können Sie schnell und unkompliziert Reklamationen erfassen, bearbeiten und verfolgen. Dabei ist es völlig gleich, um welche Art von Reklamationen – ob von Kunden und Kundinnen oder Lieferanten - es geht.

Alle Reklamationen werden in EASY digital erfasst, nachgehalten und können somit jederzeit transparent nachverfolgt und ausgewertet werden.

Mit dem internetbasierten Reklamationsmanagement z.B. von EASY, erhalten Sie eine Plattform, die Ihnen die Kommunikation zwischen allen Beteiligten stark vereinfacht. Der Kommunikationsfluss sowie die Bearbeitung der Reklamation erfolgen direkt und unkompliziert über eine Oberfläche.

Dort, wo sonst ein unübersichtlicher E-Mail-Verkehr stattfand und Daten und Informationen möglicherweise sogar verloren gingen, erleichtert die Eingabe direkt in der Anwendung Ihres digitalen Reklamationsmanagementsystems alle Schritte enorm. Zeitraubende Medienbrüche werden somit durch intuitive und transparente Prozesse ersetzt.

Welche Vorteile bietet ein digitales Reklamationsmanagement noch?

Ein großer Vorteil eines digitalen Reklamationsmanagements ist die transparente Dokumentation und Hinterlegung aller Daten an einer digitalen zentralen Stelle.

Dadurch wird jeder Reklamationsschritt zu jeder Zeit einsehbar und nachvollziehbar. Durch die Sammlung aller Daten an einer Stelle wird die Kommunikation und Prozesskoordination strukturierter und sorgt für Zeiteinsparungen auf Seiten Ihrer Mitarbeitenden.

Durch die Digitalisierung Ihres Reklamationsmanagements können Ihre Mitarbeitenden zudem an jedem Ort und zu jeder Zeit auf das System zugreifen und Reklamationen bearbeiten.

Ein weiterer Vorteil eines digitalen Reklamationsmanagement ist die einheitliche Definition eines Maßnahmenplans für den Umgang mit Reklamationen.

Wo früher ggf. interne Abstimmungen nötig waren, oder Rückfragen entstanden sind, können im Rahmen einer Digitalisierung Ihres Reklamationsmanagements vorab Prozesse, Reaktionen und Abläufe klar definiert werden, auf die im Fall einer Kundenreklamation schnell, einfach und wiederkehrend zugegriffen werden kann. So verbessern Sie Ihre Prozesse nachhaltig und verbessern das Kundenerlebnis im Rahmen dieses Prozesses.

Somit hat Ihr Kunde oder Ihre Kundin zu jedem Zeitpunkt das Gefühl, dass Sie wissen, was Sie tun, mit dem Anliegen wertschätzend und professional umgehen und erlebt somit trotz eines bestehenden Problems eine positive Begegnung mit Ihrem Unternehmen.

Ein weiterer Vorteil eines digitalen Reklamationsmanagements ist zudem die Möglichkeit durch die Analyse der Reklamationen und der entstandenen Fehler, die zu einer Reklamation geführt haben, Ihre Prozessabläufe zu optimieren und eine Qualitätssteigerung Ihres Produkts und Services zu erreichen!

Somit erreichen Sie nicht nur eine Verbesserung des Kundenerlebnisses im Rahmen einer Reklamation, sondern geben Ihrem Unternehmen und Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit Ihr Produkt und Ihre Dienstleistung langfristig und nachhaltig zu verbessern.

Noch mehr Insights zum digitalen Reklamationsmanagement mit EASY

Sie wollen wissen, wie das EASY Reklamationsmanagement Ihrem Unternehmen zu zufriedeneren Kunden und Kundinnen verhelfen kann?

Dann vereinbaren Sie gerne hier einen Termin mit einem unserer Berater. Gerne zeigen wir Ihnen, wie sie ihr Reklamationsmanagement auf das nächste Level heben können.