Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung bei der Computop Wirtschaftsinformatik GmbH

Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung – bei der Computop Wirtschaftsinformatik GmbH in Bamberg

Warum entscheiden sich Unternehmen für die Digitalisierung von Prozessen? Welche Faktoren spielen bei der Entscheidung für ein bestimmtes Tool eine Rolle? Und in welchen Prozessen sehen unsere Kunden zukünftig noch Potentiale für Synergien, Transparenz und eine bessere Zusammenarbeit? Über dieses Thema haben wir uns mit Nicat Nagiyev unterhalten. Er ist Teamhead Business Solutions bei der Computop Wirtschaftsinformatik GmbH in Bamberg. Herr Nagiyev ist mit seinem Team unter anderem für die Auswahl, Implementierung und das Projektmanagement von neuen, digitalen Tools zuständig. Seit April 2019 hat das Unternehmen die Lösung EASY Invoice im Einsatz.

Herr Nagiyev, seit April 2019 arbeiten Sie bei der Computop mit der EASY Invoice Lösung in Verbindung mit dem digitalen Belegleser und dem EASY Archiv. Was war der „Stein des Anstoßes“ für die Einführung eines digitalen Eingangsrechnungsprozesses?

Bei Computop arbeiten wir mit über 130 Mitarbeitenden international an 8 Standorten wie Hamburg, Berlin, Shanghai, London und New York.

Als Payment Service Provider für Global Omnichannel Payment Lösungen bieten wir unseren Kunden über 340 verschiedene Zahlungsoptionen an. Unseren Fokus legen wir hierbei auf unsere Standardlösungen, damit diese zu 100% den Anforderungen und Bedürfnissen unserer Kunden entsprechen. Dadurch entstehen gerade im Bereich Finance komplexe Anforderungen, denen wir als internationales Team gesamtheitlich gerecht werden müssen. Vor allem mit Blick auf die regulatorischen Anforderungen, haben wir uns daher für die Digitalisierung des Eingangsrechnungsprozesses entschieden.

Daher haben wir auf dem Markt nach einer Lösung gesucht, die unseren Anforderungen gerecht wird. Recht schnell hat sich für uns dabei herauskristallisiert, dass EASY Invoice für uns das richtige Tool sein kann.

Welche Rolle hat Ihr Team „Business Solution“ bei der Implementierung von EASY Invoice gespielt?

Mein Team stellte mit den Projektmanagern das Bindeglied zwischen Computop und HENRICHSEN4easy bei der Einführung von EASY Invoice dar.

In Abstimmungsrunden haben wir alle Anforderungen aus den unterschiedlichsten Fachabteilungen aufgenommen, gebündelt, abgeglichen und priorisiert. So haben wir es geschafft, uns ein klares Bild eines Lösungsszenarios, möglichen Herausforderungen und Synergien zu schaffen, die dann in den Kick-Off-Workshop mit HENRICHSEN4easy eingeflossen sind. Unsere Erfahrung ist: „Je größer der Projektkreis – desto schwieriger ist es, Lösungen zu finden.“

Daher besteht die Aufgabe meines Teams darin, den Fortschritt im Sinne der Fachabteilungen zu organisieren und agil bestmöglich umzusetzen.

Wie haben Sie den Kick-Off-Workshop, in dem gemeinsam alle Ansprüche, Möglichkeiten und Individualisierungen besprochen und abgeglichen werden, mit HENRICHSEN4easy erlebt?

Eine effektive Vermittlung von möglichen Individualisierungen, eine transparente Darstellung aller benötigten Informationen sowie eine gelungene Moderation trugen zusätzlich zur Motivation des Projektteams bei.

Die tägliche Betreuung und feste Zusammenarbeit mit einem dedizierten Projektmanager von HENRICHSEN4easy ist für uns ideal. So sind alle Informationen immer bestmöglich gebündelt und werden von dort aus schnell und zielgerichtet verteilt und umgesetzt.

Sie haben jetzt im ersten Schritt EASY Invoice eingeführt. Welche Effekte hat dieser digitale Prozess in Ihrem Unternehmen bewirkt?

Mit Einführung der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung hat sich die Zusammenarbeit teamübergreifend verbessert. Rechnungsfreigaben finden nun schneller und auch viel bewusster statt. Auch stellen wir fest, dass unsere Mitarbeitenden bewusster und mit mehr Verantwortung mit Ihren Budgets umgehen. Wir haben in unseren Teams nun mehr Transparenz über eigene Ausgaben – dies unterstützt auch bei der Entscheidungsfindung und Kommunikation.

Zudem kommen mittlerweile 90% unserer Rechnungseingänge digital bei uns an. Das spart viel Zeit und auch Ressourcen. Denn da wir auch das EASY Archiv im Einsatz haben, können wir so auf jegliche Papierrechnungen – auch bei der Ablage und Archivierung mittlerweile verzichten.

Im nächsten Schritt werden wir nun Prozesse im Bereich der Kreditoren und Debitoren innerhalb von EASY Invoice an unsere Anforderungen anpassen. Das dies recht einfach und schnell umsetzbar ist, ist ein echter Vorteil.

Der nächste Schritt ist nun die Einführung von EASY Contract und EASY HR. Was waren die Gründe für diese Entscheidung?

Wir sind gerade an einem Punkt, an dem unser aktuelles Vertragsmanagement den künftigen Ansprüchen nicht mehr ausreichend gerecht werden wird.

Da wir bei Computop immer nach ganzheitlichen Lösungen suchen und keine Insellösungen innerhalb unseres Unternehmens implementieren möchten, ist EASY Contract hier ideal für uns. Unsere Mitarbeitenden kennen die Oberfläche und grundlegenden Strukturen bereits durch EASY Invoice. Dies schafft alleine schon viele Synergien und reduziert den internen Schulungsaufwand. Zudem lässt sich das System auch hier auf unsere persönlichen Ansprüche anpassen – so wie wir es bereits im Eingangsrechnungsprozess erlebt haben. So passen wir den Vertragsmanagement-Prozess an uns und unser Unternehmen an – und nicht umgekehrt. Denn für uns steht der Prozess immer im Vordergrund.

Zudem werden wir EASY HR ebenfalls international mit der EASY Personalakte implementieren und somit den Schritt weg von Papierakten hin zu digitalen Personalakten beschreiten. Dies kommt besonders unseren HR-Mitarbeitenden in den Niederlassungen vor Ort zu Gute und gibt Ihnen die Möglichkeit, einer noch besseren, internationalen Personalentwicklung.

Wir erleben in der Arbeit mit unseren Kunden, dass digitale Prozesse zu einem größeren Geschäftserfolg führen. Dieses Wissen nutzen wir auch, um immer wieder unsere eigenen Prozesse zu prüfen und zu verbessern. Ich denke, wir sind hierbei auf einem guten Weg.