Checkliste für mehrstündige Videokonferenzen

Online-Schulungen, -Besprechungen, -Workshops und ja, sogar die Online-Kaffeepause: all das gehört seit Corona zu unserem Alltag.

Um Ihnen den Umstieg auf Remote noch weiter zu erleichtern, haben wir im Rahmen unseres internen Projektes „100% digital“ eine Checkliste erstellt, die wir Ihnen als Leitfaden für längere Videokonferenzen zur Verfügung stellen wollen.

Checkliste für mehrstündige Videokonferenzen

Wie organisiere ich online Meetings, Workshops, Projekt-KickOffs und Review-Gespräche?

Während der Terminvereinbarung

• Festlegung der zu verwendenden Kommunikationstools
• Welches Konferenzsystem nutzt der Gesprächspartner, können wir dieses ebenfalls nutzen?
• Gibt es ein Backup-System, falls das Primärsystem nicht funktioniert?
• Welche Teilnehmer sind dabei (Name, Funktion, Kontaktdaten)?
• Darf die Konferenz aufgezeichnet werden (ggf. nur Ton)?

Nach der Terminvereinbarung

• Einladung an alle Teilnehmer inkl. Fotos der Moderatoren und Referenten versenden
• Länge des Termins/ Agenda abhängig vom Teilnehmerkreis planen
• Einwilligungserklärung für eine Aufzeichnung des Meetings an die Teilnehmer versenden
• Termineinladung mit Agenda und Organisationshinweisen an die Teilnehmer senden

MUSTERAGENDA

Vorgehensweise bei technischen Problemen, Telefonnummer: 01234-5678
Moderator: Max Mustermann, Referentin: Sabine 

09.00 Uhr | Vorstellungsrunde und Erwartungen der Teilnehmer (Reihenfolge festlegen)

09.05 Uhr | Beginn der Präsentation/ Workshop

09.55 Uhr | Kleine Pause (5 Minuten)

10.00 Uhr | Fortsetzung Meeting

10.50 Uhr | Pause

11.00 Uhr | Zwischenfeedback der Teilnehmer (Abgleich Erwartungen, Technik, Befinden)

14.10 Uhr | Fortsetzung Meeting

15.00 Uhr | Ende

Mindestens 2 Tage vor dem Termin

• Internetbandbreite checken und auf eine optionale Einwahl per Telefon/ Mobiltelefon achten
• Lichtsituation für den geplanten Durchführungszeitraum bewerten: Beschattung, Beleuchtung, ist ein ruhiger Raum notwendig?
• Moderator, Referenz und weitere Teilnehmer spielen das Drehbuch durch:
• Check der Systeme und peripheren Geräte, Ton, Video, Bildschirmübertragung, Steuerung. Sofern mehrere Teilnehmer im selben Raum sitzen werden: Kann ich diese alle gut hören?
• Online-Fragebögen oder Umfragen vorbereiten, sofern diese eingespielt werden können
• Review-Termin festlegen
• Präsentations-Folien überprüfen: ist wenig Text drauf? Für den Gesprächspartner personalisiert?
• Einen Verantwortlichen für die Dokumentation der Ergebnisse festlegen
• Einrichtung der Desktops prüfen, welche Applikationen auf welchem Bildschirm, was wird geteilt? Nicht benötigte Applikationen schließen, Netzwerkverbindung möglichst über Kabel herstellen
• Kleidung beachten. Keine fein gestreiften Muster (führen zu irritierendem FlimmerEffekt)

Vor dem Terminbeginn

• Bandbreite erneut checken und auf eine optionale Einwahl per Telefon/ Mobiltelefon achten
• Andere Messenger auf System und Geräte wie Smartphones stumm/ausschalten
• Sich emotional neutralisieren um keine „Altlasten“ vorangegangener Meetings mitzubringen
• Bildschirmschoner deaktivieren, Stromversorgung sicherstellen
• Mauszeiger groß und fett stellen, Geschwindigkeit auf gering
• Moderator über zweiten Kanal (Telefon) verfügbar falls ein Teilnehmer technische Probleme hat
• Begrüßungsbildschirm (Musik) starten, Video-Bild starten, hinzukommende Teilnehmer einzeln begrüßen
• Aktiv Rückmeldungen des Teilnehmerkreises einfordern
• Etwas „Smalltalk“ zum Beginn des Termins einplanen (Agenda)
• Meeting-Regeln aktiv den Teilnehmern erläutern

Während des Termins

Uhrzeit und Agenda im Blick behalten. Der Moderator sollte in seinen Pausen die Teilnehmer im Blick behalten, diese bei Bedarf gezielt ansprechen, auf Handzeichen reagieren und mit dem Referenten interagieren.

Nach dem Termin

• Dankesnachricht an die Teilnehmer versenden mit Zusammenfassung, Rückmeldung offener Fragen
• Aufzeichnung der Veranstaltung verteilen
• Review mit dem Co-Moderator/ Kunde durchführen
• Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Termine aus dem Termin bearbeiten
• Mitschriften und Dokumentation des Meetings im CRM ablegen