Auch ein digitales Unternehmen wie die HENRICHSEN Gruppe wird durch Corona vor Herausforderungen gestellt. Wie transportieren wir das, was uns ausmacht? Persönlichkeit, Kompetenz, Verständnis für die Situationen und Geschäftsmodelle des Kunden, ohne uns direkt vor Ort in die Augen schauen zu können? Wie halten wir Status-Meetings, Workshops und Lösungspräsentationen online ab? Diese Herausforderungen haben uns nur stärker gemacht, und gern teilen wir unsere Erfahrungen mit Ihnen!
Tipps zur digitalen Kundenbetreuung
I. Technik
Nutzen Sie bevorzugt die bestehenden Konferenzsysteme Ihres Kunden. So ersparen Sie dem Kunden die Installation weiterer Software. Testen Sie das System am besten schon 2 Tage vorher und prüfen Sie, ob Sie selbst Bild und Ton übertragen können. Spielen Sie das online Meeting gerne mit einem Kollegen im dry-run durch.
- Bild: Persönlicher wird die Übertragung durch eine Videokonferenz. Damit wirken Sie auch mit Körpersprache. Außerdem können Sie neben Ihrem Bildschirm mit weiteren Medien arbeiten, beispielsweise Papier, das in Ihrem Büro an der Wand hängt und abgefilmt wird. Prüfen Sie, ob sie eventuell ihr Smartphone als externe Kamera nutzen können. Sofern Sie keine separate Webcam besitzen, bringen Sie zumindest Ihre Notebook-Kamera auf Augenhöhe. Stellen Sie zur Not einen Karton unter das Notebook. Im Homeoffice bewährt sich ein integrierter Weichzeichner (Teams).
- Ton: Bewährt haben sich sehr leichte Headsets oder separate Mikrofone. Die in einem Notebook integrierten Mikros sind oft zu weit weg vom Sprecher und sorgen mitunter für eine blecherne Stimm-Übertragung und nehmen unerwünschte Störgeräusche mit auf.
II. Vorgehen
- Versenden Sie im Vorfeld einen Leitfaden (in Kürze von uns erhältlich) an Ihre Teilnehmer, der auch die Hinweise zur verwendeten Technik (inkl. eines Hinweises zum Test) enthält.
- Versenden Sie vor längeren Gesprächen eine Agenda. Diese sollte auch definierte Pausen für die Teilnehmer beinhalten.
- Legen Sie für größere Runden einen Moderator fest, der das Meeting leitet und darauf achtet, dass nicht mehrere Teilnehmer gleichzeitig sprechen. Moderator und Hauptsprecher sollten sich stets ein Review-Gespräch einplanen.
- Passen Sie die Kleidung Ihrem Umfeld an. Dunkler Hintergrund = helle Kleidung und umgekehrt. Vermeiden Sie fein gestreifte Kleidung, diese führt zu Flimmern im Bild.
- Prüfen Sie, was von Ihrem Bildschirm übertragen wird/werden soll -und schalten Sie andere Konferenz-/Messaging-Systeme und Geräte wie Smartphones geräuschlos.
III. Verhalten
- Eine Vorstellungsrunde ist essenziell wichtig, wenn bisher unbekannte Personen miteinander kommunizieren. Dabei sollte jeder Teilnehmer auch äußern, welche Erwartung er an das Gespräch hat.
- Achten Sie auf Sprechpausen, um anderen die Chance zu geben, Zwischenfragen zu stellen.
- Sorgen Sie für Blickkontakt über die Kameras.
- Wenn Sie PowerPoint verwenden, dann nur mit wenig Text. Teilnehmer neigen ansonsten dazu, sich auf den Text, nicht auf Sie, zu konzentrieren.
- Prüfen Sie, wie Sie andere Medien einbinden können, um auch bei längeren Meetings kurzweilig zu bleiben. Das abgefilmte Flipchart kann so etwas ein, aber auch die Nutzung eines virtuellen Whiteboards, auf dem über ein Touchdisplay gezeichnet wird.
Erfolgreiche Remote-Meetings wünscht die HENRICHSEN4easy!