Digitalisierung in der pflege: die digitale klienten-akte
Alle Informationen zum Klienten ab sofort an einem Ort!
Eine erfolgreiche Digitalisierung in der Pflege und Verwaltung orientiert sich an den Bedürfnissen der Klienten, vereinfacht Abläufe und nutzt Ressourcen effizient.
Die Sozialbranche steht unter Druck: Steigende Fallzahlen, Fachkräftemangel und immer komplexere Verwaltungsaufgaben erschweren den Alltag in Pflegeheimen, Wohlfahrtsverbänden, Hilfsorganisationen und anderen sozialen Einrichtungen. Gleichzeitig wächst der Anspruch an Transparenz und Dokumentation – sei es durch gesetzliche Vorgaben, Fördermittelgeber oder interne Qualitätsstandards.
Doch während der Bedarf an sozialer Unterstützung steigt, bleibt für das Wesentliche immer weniger Zeit: der Arbeit mit den Menschen. Viele Fachkräfte sind heute mehr mit administrativen Tätigkeiten als mit der eigentlichen Betreuung beschäftigt.
Hier kann Digitalisierung entlasten. Denn ohne digitale Unterstützung geraten Klienten-Akten, Fallakten und Betreuungsdokumentationen in Gefahr, schnell zum unübersichtlichen Papierberg zu werden. Die Verwaltung interner und externer Dokumente kostet außerdem wertvolle Ressourcen und erschwert einen reibungslosen Ablauf.
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Mit der HENRICHSEN4easy Klienten-Akte können Sie ortsunabhängig auf Ihre Unterlagen zugreifen, fortschrittliche Belegerkennung inkl. Handschriftenerkennung helfen bei der Digitalisierung und einfache Suchmasken ermöglichen ein schnelles Auffinden von Informationen. Schaffen Sie Raum für das, worauf es wirklich ankommt: die Unterstützung der Menschen.
Ihr Ansprechpartner
Björn UnrathLeitung Partnermanagement Süd
HENRICHSEN4easy Kontaktformular
Vorteile
Mit der digitalen Klienten-Akte stehen alle relevanten Informationen jederzeit digital zur Verfügung – ortsunabhängig, schnell auffindbar und sicher archiviert. Fachkräfte können gezielt auf Daten zugreifen, ohne sich durch Aktenberge kämpfen zu müssen.
Schnelle Informationssuche
Ob im Büro, in der mobilen Betreuung oder im Homeoffice – berechtigte Personen können alle relevanten Unterlagen abrufen, unabhängig vom Standort.
Effiziente Zusammenarbeit
Durch intelligente Suchfunktionen und übersichtliche Trefferlisten sind Klienten-Daten, Stammdaten und Dokumente in Sekunden gefunden.
Strukturierte und sichere Archivierung
Mitarbeitende verschiedener Standorte oder Fachbereiche haben sofortigen Zugriff auf aktuelle Akten, was Abstimmungsprozesse beschleunigt und Fehler reduziert.
Optimierte Arbeitsprozesse
Alle Dokumente werden systematisch erfasst, revisionssicher archiviert und sind gegen Verlust geschützt – kein Chaos durch Papierberge oder doppelte Ablagen.
Gesteuerter Zugriff und Datenschutz
Durch die digitale Verwaltung von Klienten-Daten lassen sich Abläufe automatisieren und vereinfachen – das spart wertvolle Zeit und reduziert den administrativen Aufwand.
Finanzielle Planungssicherheit
Nicht jede Person darf auf alle Kundeninformationen zugreifen. Durch detaillierte Berechtigungsstufen erhalten nur autorisierte Mitarbeiter Zugang zu den für sie relevanten Dokumenten – so wird der Datenschutz sichergestellt, während gleichzeitig eine effiziente Zusammenarbeit möglich bleibt.
Effiziente Zusammenarbeit mit externen Betreuern
Externe Betreuer benötigen Zugriff auf bestimmte Kundeninformationen, arbeiten jedoch oft papierbasiert. Eine digitale Kunden-Akte stellt sicher, dass relevante Dokumente digital bereitgestellt werden und nicht mehr umständlich per Papier oder E-Mail ausgetauscht werden müssen.
Förderung
Förderprogramme für die Digitalisierung in der Pflege
Das Pflegepersonal-Stärkungsgesetz (PpSG) treibt die Digitalisierung in der Pflege voran, indem es die finanzielle Unterstützung für digitale Lösungen erleichtert. Dadurch erhalten Pflegeeinrichtungen Zugang zu modernen Technologien wie elektronischen Klienten-Akten und digitaler Dokumentation. Dies ermöglicht effizientere Abläufe, reduziert den Verwaltungsaufwand und entlastet das Pflegepersonal. Gleichzeitig verbessert der Einsatz digitaler Hilfsmittel die Versorgungsqualität und erleichtert den Arbeitsalltag spürbar.
FAQ
In sozialen Einrichtungen dienen digitale Klienten-Akten der zentralen Ablage aller relevanten Dokumente zu einem Klienten. Ähnlich einer physischen Akte, können auch digitale Akten in Kategorien unterteilt werden. Dies sorgt dafür, dass gewünschte Dokumente mit nur wenigen Klicks schnell auffindbar sind. Die klare Struktur der Akte ermöglicht eine effiziente Verwaltung und einen schnellen Zugriff auf wichtige Informationen.
Der Einstieg in die Digitalisierung variiert je nach Bedarf und Ausgangslage der Pflegeeinrichtung. Eine sinnvolle erste Maßnahme ist die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS). Es ermöglicht die strukturierte Verwaltung von Dokumenten. Weitere Schritte könnten die digitale Rechnungsverarbeitung und ein Vertragsmanagement sein.
Die Digitalisierung trägt dazu bei, personelle Engpässe durch Fachkräftemangel zu kompensieren und das Zeitmanagement zu optimieren. Wichtige Klientendaten wie Medikamentenpläne oder Angehörigeninformationen sind zentral gespeichert und somit jederzeit schnell verfügbar. Routineaufgaben können automatisiert werden, wodurch mehr Zeit für die eigentliche Pflege bleibt.
Die Digitalisierung im Sozialwesen sorgt für eine effizientere Arbeitsweise, reduziert administrative Belastungen und verbessert die Kommunikation zwischen Pflegepersonal und Klienten. Sie schafft Raum für interaktivere und personalisierte Pflege, steigert die Zufriedenheit des Pflegepersonals und optimiert die Versorgungsqualität insgesamt.
Digitale Klienten-Akten müssen höchsten Datenschutzanforderungen entsprechen. Durch verschlüsselte Speicherung, Zugriffsberechtigungen und regelmäßige Sicherheitsupdates wird sichergestellt, dass alle personenbezogenen Daten des Kunden sicher und geschützt sind.
Kann die Digitalisierung auch bei der Schulung von Pflegekräften helfen?
Ja! Durch digitale Schulungen und Online-Ressourcen können Pflegekräfte kontinuierlich weitergebildet werden. Das fördert nicht nur die berufliche Weiterentwicklung, sondern trägt auch zur Erhöhung der Pflegequalität bei.
Die Kosten für digitale Lösungen in Pflegeeinrichtungen variieren je nach Größe der Einrichtung, den benötigten Funktionen und der technischen Ausstattung. Dank des modularen Aufbaus vieler Systeme können die Lösungen flexibel an die individuellen Bedürfnisse angepasst werden. Darüber hinaus gibt es staatliche Förderungen wie das Pflegepersonal-Stärkungsgesetz (PpSG), die einen Teil der Kosten übernehmen können.
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