Generische Digitale Akten

 

Effizienter Umgang mit Dokumenten in papierlosen Ablagestrukturen

Bilden Sie sich Ihre Akten – passend für Ihr Unternehmen!

DMS- und ECM-Systeme sind perfekt geeignet für das Verwalten von Dokumenten und für die revisionssichere Speicherung. Die Suche nach einzelnen Dokumenten zu einem Vorgang kann allerdings schwierig werden, weil man an mehreren Stellen suchen muss. Und dann kann man auch nicht sicher sein, dass man alles gefunden bzw. ob man an alle möglichen Suchstellen gedacht hat.

Die Lösung: eine digitale Akte!
Eine Digitale Akte zeigt Fall-bezogen vollständige Teilmengen aus allen gespeicherten Objekten an, die zu einem Vorgang gehören.

Die Herausforderung: Ein intelligentes Metadatenmodell für die Ablage eines jeden Dokuments, um daraus generisch Akten erzeugen zu können.

Ihr Ansprechpartner

Reinhard Eidelsburger
Teamleiter Projekte

Funktionen aus der Praxis

Assistent zur Ablage von neuen Dokumenten

Aktenübergreifende Suche

Ausgewählte Objekte exportieren („Warenkorb“)

Dokumente in andere Akten oder Unterordner schieben

Kennzeichnung von Pflichtdokumenten

Ihr Nutzen von generischen digitalen Akten im Überblick

  • Schneller Überblick
  • Gezielte, einfache Navigation - Alle Dokumente zu einem Vorgang
  • Aufbau der Akte in Echtzeit
  • Aktenvollständigkeitskontrolle

Beispiele für generische digitale Akten:

Die Digitale Einkaufsakte

Alles auf einen Blick: von der Bedarfsmeldung bis zur bezahlten Rechnung.

In der digitalen Einkaufsakte können alle Dokumente und Informationen zu einem Einkaufsvorgang schnell und unkompliziert erfasst werden. Von der Bedarfsmeldung über die Angebotseinholdung und Bestellung, bis hin zur bezahlten Rechnung – Sie haben alle Fall-bezogenen Unterlagen auf einen Blick verfügbar und das mit nur einem Mausklick.

Ihre Vorteile mit der digitalen Einkaufsakte:

  • Abbildung des gesamten Beschaffungsprozesses
  • Steigerung von Geschwindigkeit und Transparenz
  • Alle Dokumente sind übersichtlich zusammengefast und permanent verfügbar

 

Die digitale KFZ-Akte

Jederzeit und von überall Zugriff auf Ihre Fahrzeugakten

Die HENRICHSEN4easy Fahrzeugakte ist das moderne, webbasierte System zur zentralen und digitalen Verwaltung von Fahrzeugakten auf Basis von EASY Documents. Alle Fahrzeugakten werden in einem sicheren, transparenten und automatisierten Prozess erfasst und zuverlässig zur Verfügung gestellt.

Ihre Vorteile mit der digitalen KFZ-Akte:

  • Optimierter Durchgangsprozess
  • Zeiteinsparungen und Fehlerreduktion
  • Alle Dokumente (Fahrzeugbrief, Abnahmepapiere, Bestellungen etc.) stehen jederzeit allen Beteiligten zur Verfügung

Weitere Beispiele:

  • Schadensfallakte
  • Immobilienakte

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Unser HENRICHSEN4easy Team wird sich so schnell wie möglich bei Ihnen melden!

Whitepaper für den Bereich Dokumentenmanagement

Vorteile des Aktenmoduls
Bild -  Icon Factsheet Vorteile und Kernfunktionen des Aktenmoduls | © HENRICHSEN4easy GmbH
EASY Archive Smart: Fit für die DSGVO
Bild -  Icon Whitepaper EASY Archive Smart - fit für die DSGVO | © HENRICHSEN4easy GmbH
Archiv für QM Dokumente
Grafik - Factsheet Archiv für QM Dokumente | © HENRICHSEN4easy GmbH

News, Webinare und Events im Bereich Dokumentenmanagement

Im November 2019 gab es eine Microsoft Ankündigung, dass mit einem Sicherheits-Update im März 2020, diese Einstellungen als „Zwangs-Update“ auf allen Windows Domänencontrollern aktiviert wird.

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Mit einer elektronischen Unterschrift werden Vereinbarungen schnell und ortsunabhängig unterzeichnet. In der aktuellen Situation mit Home Office und Kurzarbeit ergeben sich zudem ganz neue Anforderungen, die mit einer flexiblen und schnell einsetzbaren Lösung beherrschbar bleiben.

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Viele Daten und Dokumente in SAP® besitzen einen Personenbezug und unterliegen somit den Anforderungen der DSGVO. Unternehmen sollten daher technische Maßnahmen umsetzen, um diesen Anforderungen gerecht zu werden.

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