Generische Digitale Akten
Effizienter Umgang mit Dokumenten in papierlosen Ablagestrukturen
Bilden Sie sich Ihre Akten – passend für Ihr Unternehmen!
DMS- und ECM-Systeme sind perfekt geeignet für das Verwalten von Dokumenten und für die revisionssichere Speicherung. Die Suche nach einzelnen Dokumenten zu einem Vorgang kann allerdings schwierig werden, weil man an mehreren Stellen suchen muss. Und dann kann man auch nicht sicher sein, dass man alles gefunden bzw. ob man an alle möglichen Suchstellen gedacht hat.
Die Lösung: eine digitale Akte!
Eine Digitale Akte zeigt Fall-bezogen vollständige Teilmengen aus allen gespeicherten Objekten an, die zu einem Vorgang gehören.
Die Herausforderung: Ein intelligentes Metadatenmodell für die Ablage eines jeden Dokuments, um daraus generisch Akten erzeugen zu können.
Ihr Ansprechpartner
Reinhard EidelsburgerTeamleiter Projekte
HENRICHSEN4easy Kontaktformular
Funktionen aus der Praxis
Assistent zur Ablage von neuen Dokumenten
Aktenübergreifende Suche
Ausgewählte Objekte exportieren („Warenkorb“)
Dokumente in andere Akten oder Unterordner schieben
Kennzeichnung von Pflichtdokumenten
Ihr Nutzen von generischen digitalen Akten im Überblick
- Schneller Überblick
- Gezielte, einfache Navigation - Alle Dokumente zu einem Vorgang
- Aufbau der Akte in Echtzeit
- Aktenvollständigkeitskontrolle
Beispiele für generische digitale Akten:
Die Digitale Einkaufsakte
Alles auf einen Blick: von der Bedarfsmeldung bis zur bezahlten Rechnung.
In der digitalen Einkaufsakte können alle Dokumente und Informationen zu einem Einkaufsvorgang schnell und unkompliziert erfasst werden. Von der Bedarfsmeldung über die Angebotseinholdung und Bestellung, bis hin zur bezahlten Rechnung – Sie haben alle Fall-bezogenen Unterlagen auf einen Blick verfügbar und das mit nur einem Mausklick.
Ihre Vorteile mit der digitalen Einkaufsakte:
- Abbildung des gesamten Beschaffungsprozesses
- Steigerung von Geschwindigkeit und Transparenz
- Alle Dokumente sind übersichtlich zusammengefast und permanent verfügbar
Die digitale KFZ-Akte
Jederzeit und von überall Zugriff auf Ihre Fahrzeugakten
Die HENRICHSEN4easy Fahrzeugakte ist das moderne, webbasierte System zur zentralen und digitalen Verwaltung von Fahrzeugakten auf Basis von EASY Documents. Alle Fahrzeugakten werden in einem sicheren, transparenten und automatisierten Prozess erfasst und zuverlässig zur Verfügung gestellt.
Ihre Vorteile mit der digitalen KFZ-Akte:
- Optimierter Durchgangsprozess
- Zeiteinsparungen und Fehlerreduktion
- Alle Dokumente (Fahrzeugbrief, Abnahmepapiere, Bestellungen etc.) stehen jederzeit allen Beteiligten zur Verfügung
Weitere Beispiele:
- Schadensfallakte
- Immobilienakte
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Die Melzer Tiefkühlkost GmbH ist ein inhabergeführtes, mittelständisches Unternehmen und seit 1985 im oberfränkischen Hof an der Saale ansässig. Mit der Beauftragung der digitalen Aktenlösungen in verschiedenen Abteilungen im Unternehmen werden die Digitale Personalakte, Digitale Verkaufsakte, Digitale Lieferantenakte, Digitale Maschinenakte eingeführt.
Digitalisierung ist kein Trend, sondern eine Aufgabe. Die Frage, welche Innovationen und Zukunftstechnologien 2022 im Dokumentenmanagement und ECM den Ton angeben, ist nicht mit einem Satz zu beantworten. Sicher aber ist: Informationstechnologien und Dokumentenmanagementlösungen beschleunigen auch im neuen Jahr Geschäftsprozesse und führen zu Kostenreduktion und mehr Transparenz in Unternehmen.
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Kennen Sie das? Sie arbeiten mit vielen Verträgen, die sich auf Ihrem Schreibtisch stapeln und Ihnen das Gefühl geben, in Arbeit zu ersticken?
Wir kennen das! Daher hat sich unsere Geschäftsführung dazu entschlossen, neben unserer firmenweiten Digitalisierungs-Strategie EASY Contract als zusätzliche Lösung einzuführen.
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