Elektronische Bestellanforderung-eBANF

 

Die sichere Möglichkeit, Einsparpotenzial im Einkauf zu nutzen

Mit EASY eBanf mehr Effizienz in der Beschaffung 

In Zeiten globalisierter Märkte kommt dem Beschaffungsmanagement in Unternehmen eine wichtige Rolle zu. Mit der EASY eBANF Lösung gehen Sie in Ihrer Einkaufsabteilung den ersten wichtigen Schritt in Richtung der Digitalisierung des Beschaffungsprozesses.

Und zwar dort, wo es am wichtigsten ist:

  • ganz am Anfang der Prozesskette,
  • bei der Bestellanforderung.

Denn wer hier die Anforderungen in die richtigen Bahnen leitet, hat in den Folgeprozessen weniger Aufwand und mehr Effizienz.

Oftmals setzt man bei der Bestellanforderung noch auf papierbasierte Prozesse und nimmt dabei alle Nachteile, die damit einhergehen in Kauf. Diese reichen von unabgestimmten Prozessen über lange Bearbeitungszeiten bis hin zur fehlenden Kostentransparenz.

Die eBANF umschifft diese Hindernisse und gibt Ihnen die Möglichkeit, mit einer einzigen Lösung den Prozess von der Bedarfsanforderung über die Angebotseinholung bis hin zur Bestellung digital abzubilden.

Ihr Ansprechpartner

Philip Heinecke
Vertriebsleiter

Die Prozessschritte der eBANF

1. Bestellanforderung

Über ein Webformular kann unkompliziert eine Bedarfsanforderung erzeugt werden. Diese wird durch einen Genehmigungsworkflow an die zuständigen Stellen weitergeleitet. Die Prozessinformationen werden zentral in einer elektronischen Vorgangsakte abgelegt.

Und das Beste: der Benutzer hat zu jeder Zeit Zugriff auf den Status seiner Bedarfsanforderung und mehr Transparenz im Bestellprozess.

2. Angebot

Nach Genehmigung der Bedarfsanforderung kann der Einkauf bei verschiedenen potenziellen Lieferanten Angebote anfordern. Diese Anfragen können automatisiert aus dem Bedarfsvorgang mit entsprechenden Vorlagen und Textbausteinen erzeugt werden. Die Anfragen sowie die eingehenden Angebote können am Bedarfsvorgang angebunden werden.

Somit sind jederzeit alle Informationen an einem Ort gespeichert, was die Entscheidungsfindung enorm erleichtert.

3. Bestellung

Bestellungen auf Grundlage einer Bedarfsmeldung werden im Regelfall über ein ERP- bzw. Warenwirtschaftssystem ausgelöst. Die Bestellung kann automatisch bzw. mit einem Mausklick aus der Bestellanforderung heraus erfolgen. Synchron hierzu wandelt sich die bisherige Bedarfsakte zu einer Bestellakte.

Nun stehen die gesamte Dokumentensammlung und alle Prozessinformationen im weiteren Prozessverlauf z.B. für die Rechnungsprüfung oder Rückfragen/Reklamationen zentral zur Verfügung.

Ihre Vorteile mit einer elektronischen Bestellanforderung

Die elektronische Bedarfsanforderung ist schnell zu implementieren und vereint die Bedarfsmeldung mit der Angebotseinholung und den Bestellungen.

Steigerung der Transparenz

Alle Prozessbeteiligten haben die Möglichkeit, jederzeit den Status der Bedarfsanforderung einzusehen.

Verkürzung der Bearbeitungszeiten

Papierbasierte Bedarfsmeldungen wurden von der eBANF abgelöst und damit auch die langwierige Suche nach Dokumenten oder das Ablegen nach Abschluss eines Vorgangs.

EASY eBANF als Webclient

Damit auch mobil vom Smartphone oder Tablet aus Bedarfsmeldungen bearbeitet werden können, gibt es eBANF als Webclient. Das garantiert auch ein standortunabhängiges Arbeiten.

Sicherstellung der Compliance

Dank automatischer Einhaltung von internen Richtlinien und rechtlichen Vorgaben kein Problem.

Intelligente Workflows

Im gesamten Bestellprozesse gibt es viele Funktionen, die durch das integrierte Workflow-Management genutzt werden können.

Vertreterfunktion

Definierte Workflows ermöglichen eine automatisierte Übergabe an vorab festgelegte Vertreter.

Schnelle Implementierung

EASY eBANF gibt es als Komplettpaket & Bausteinsystem und stellt damit keine Schwierigkeiten bei der Implementierung dar.

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