Effiziente Beschaffung beginnt mit einer elektronischen Bestellanforderung.
Viele Unternehmen kämpfen mit unstrukturierten, manuellen Beschaffungsprozessen.
Bestellanforderungen (BANF) werden manuell per E-Mail, Excel oder sogar auf Papier eingereicht. Diese intransparenten Prozesse führen zu langen Durchlaufzeiten, da Medienbrüche und manuelle Freigaben den Ablauf unnötig verzögern. Gleichzeitig fehlt eine zentralen Übersicht über offene Bedarfe, genehmigte Anforderungen und verfügbare Budgets – was nicht nur die Planung erschwert, sondern auch zu Fehlentscheidungen führen kann. Studien zeigen deutlich: manuelle Prozesse im Einkauf können zu Fehlerquoten von bis zu 12 % führen.
Ein weiteres Problem ist die mangelnde Prozesstransparenz: Wer hat wann was beantragt? Wer ist für die Freigabe zuständig? Und in welchem Status befindet sich die Anforderung aktuell? Ohne digitale Kontrolle bleiben diese Fragen oft unbeantwortet. Verantwortlichkeiten sind unklar, Genehmigungen verzögern sich und es entstehen unnötige Rückfragen.
Mit der H4e Bestellanforderung schaffen Sie hier Abhilfe. Sie digitalisieren nicht nur den gesamten Prozess, sondern sorgen auch für klare Strukturen, transparente Abläufe und eine durchgängige Nachvollziehbarkeit – von der Bedarfsmeldung bis zur Bestellung.
Unternehmen, die unsere Lösung im Einsatz haben
Die elektronische Bestellanforderung schafft die Grundlage für einen durchgängig transparenten, regelbasierten Beschaffungsprozess. Durch automatische Weiterleitung und Genehmigungsworkflows kann der Prozess um bis zu 80 % beschleunigt werden!
Nachvollziehbarkeit und Dokumentation aller Schritte
Effiziente Genehmigungsprozesse durch regelbasierte Freigaben
Schnittstellen zu ERP-Systemen und Lieferantenportalen
Vermeidung von Fehlbestellungen und Schattenbeschaffung
Alle Informationen an einem Ort verfügbar
Zugriff und Genehmigung auch unterwegs möglich
"Früher liefen die Kollegen mit der Bedarfsmeldung durchs Haus, um die erforderlichen Unterschriften für die Freigabe einzuholen. Anschließend wurden die Dokumente per Postbox verteilt – in der Hoffnung, dass sie am Ende auch wirklich im Einkauf ankamen. Heute läuft das alles digital – sogar bis hin zur automatischen Verknüpfung der Bestellung mit der eingehenden Rechnung."
Jasmin Honold
Payroll Specialist, Ingenics Holding GmbH & Co. KG
Jetzt Projektbericht lesenDer Prozess der elektronischen Bestellanforderung
Die digitale Bestellanforderung folgt einem klar strukturierten Ablauf, der den Beginn des Beschaffungsprozesses effizient, transparent und nachvollziehbar gestaltet. Am Anfang steht die Bedarfsmeldung: Mitarbeitende erfassen ihren Bedarf über ein digitales Formular, das alle relevanten Informationen wie bspw. Artikel, Menge, Kostenstelle und gewünschtes Lieferdatum abfragt. Diese strukturierte Erfassung – optional auch die Auswahl eines Artikels aus einem angeschlossenen Katalog oder Webshop – stellt sicher, dass keine wichtigen Angaben fehlen und der Prozess ohne Verzögerung starten kann.
Der nächste Schritt ist die Prüfung und Freigabe. Die erfasste Bestellanforderung wird automatisch an die zuständigen Personen weitergeleitet. Dort wird sie anhand definierter Regeln – etwa nach Betrag, Abteilung oder Projekt – geprüft und freigegeben. Die Genehmigungsprozesse sind vollständig digitalisiert, regelbasiert und dokumentiert, was eine hohe Transparenz und Nachvollziehbarkeit gewährleistet.
Nach der Freigabe wird im dritten Schritt automatisch eine Bestellung ausgelöst. Diese kann entweder direkt im ERP-System erstellt, über eine angebundene Einkaufsplattform an den jeweiligen Lieferanten übermittelt oder optional auch über das Dokumentenmanagementsystem verwaltet werden.
Optional erfolgt danach die Verarbeitung der Auftragsbestätigung. Diese wird digital erfasst und automatisch mit der ursprünglichen Bestellung abgeglichen. Abweichungen – etwa bei Lieferterminen oder Mengen – können frühzeitig erkannt und entsprechend bearbeitet werden. So bleibt der gesamte Vorgang transparent und kontrollierbar.
Abschließend kann die Dokumentation des Wareneingangs erfolgen. Sobald die bestellten Artikel eintreffen, erfolgt eine digitale Erfassung und Prüfung der Lieferung. Diese Informationen fließen direkt in die nachgelagerten Prozesse wie Rechnungsprüfung und Lagerverwaltung ein. Damit kann der gesamte Beschaffungsprozess – von der Bedarfsmeldung bis zum Wareneingang – durchgängig digitalisiert werden.
Verknüpfen Sie die elektronische Bestellanforderung nahtlos mit Ihrer Systemlandschaft.
Die H4e Bestellanforderung lässt sich dank standardisierter Schnittstellen einfach und flexibel an Ihre bestehende IT-Infrastruktur anbinden. Ob ERP-Systeme wie SAP® oder Microsoft Dynamics, Buchhaltungssoftware oder Lieferantenportale – die Lösung fügt sich reibungslos in Ihre Prozesse ein.
Die Funktionen der H4e Bestellanforderung
- Digitale Erfassung von Bedarfen über ein strukturiertes Online-Formular
- Regelbasierte Genehmigungsworkflows (z. B. nach Betrag, Abteilung)
- Integration von Lieferantenkatalogen und Webshops
- Automatische Erstellung von Bestellanforderungen oder Bestellungen nach Genehmigung
- Echtzeit-Statusverfolgung der eBANF
- Historie für jede Anforderung
- Mobile Freigabeprozesse
Schnittstellen zu ERP-Systemen wie SAP®, Microsoft Dynamics u.a.
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Lernen Sie unsere Lösung im Detail kennen!
Unser Experte Philip Heinecke gibt Ihnen im Webinar-On-Demand einen tiefen Einblick in die elektronische Bestellanforderung. Erleben Sie das Look and Feel der Lösung im Einsatz!
Häufig gestellte Fragen
In unseren Beratungsgesprächen beschäftigen Unternehmen sehr häufig ähnliche Fragestellungen. Wir haben für Sie die wichtigsten Antworten darauf zusammengefasst.
Eine eBANF ist die elektronische Erfassung und Genehmigung eines Bedarfs, bevor eine Bestellung ausgelöst wird. Sie ersetzt manuelle Prozesse und sorgt für mehr Transparenz und Effizienz.
Über ein digitales Formular in der Lösung können Sie Bedarfe erfassen – optional auch durch Auswahl eines Artikels aus einem angeschlossenen Katalog oder Webshop. Die Genehmigung erfolgt automatisch nach Ihren definierten Regeln.
Ja, dank standardisierter Schnittstellen lässt sich die Lösung nahtlos an bestehende ERP-Systeme anbinden, um Daten zu übernehmen oder zu übergeben.
Alle Daten werden revisionssicher archiviert und entsprechen den Anforderungen der DSGVO und GoBD.
Sie sparen Zeit, vermeiden Fehler, erhöhen die Transparenz und verbessern die Compliance in Ihrem Unternehmen.
Wir beraten Sie gerne!
