Verträge digital verwalten & Fristen im Blick behalten
Jetzt Kontakt aufnehmenÜbernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Verträge.
Papierbasierte Vertragsverwaltung ist schwer zu steuern.
Verträge sind das Rückgrat wirtschaftlicher Zusammenarbeit: 70 – 80 % der Unternehmen werden durch Verträge geregelt. Doch ihre Verwaltung ist oft alles andere als effizient. Viele Unternehmen kämpfen mit einer unübersichtlichen Vertragslandschaft: Verträge liegen dezentral in Ordnern, Netzlaufwerken oder E-Mail-Postfächern. Kündigungsfristen werden übersehen – mit teuren Folgen. Die manuelle Prüfung und Freigabe sind zeitaufwendig, fehleranfällig und nicht nachvollziehbar. Compliance-Vorgaben werden oft nur unzureichend erfüllt. 84 % der Vertragsfachleute stehen unter Druck, diese Prozesse zu vereinfachen.
Das digitale Vertragsmanagement ist eine Lösung, die alle Verträge zentral verwaltet, Fristen automatisch überwacht und Prozesse durchgängig digitalisiert – für mehr Kontrolle, weniger Aufwand und maximale Transparenz.
Unternehmen, die unsere Lösung im Einsatz haben
Mit digitalem Vertragsmanagement steuern Sie Ihre Vertragsprozesse lückenlos – vom Entwurf bis zur Signatur – und profitieren durch 35 % höhere Genauigkeit bei der Vertragsprüfung durch KI-Unterstützung.
Alle Verträge, Dokumente, E-Mails und Notizen an einem Ort
Automatische Erinnerungen an Kündigungs-, Verlängerungs- und Prüfungstermine
DSGVO- & GoBD-konform mit vollständiger Protokollierung
Zugriff nur für autorisierte Personen
Keine ungewollten Verlängerungen, geringere Verwaltungskosten
Lückenlose Dokumentation aller Änderungen und Aktivitäten
"Durch das digitale Vertragsmanagement auf Basis easy contract haben wir jederzeit eine Übersicht über unsere Verträge und deren Laufzeit. Dies ist für uns eine große Zeitersparnis."
Markus Grubwinkler
CIO, Haas Fertigbau GmbH
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So funktioniert das digitale Vertragsmanagement
Zu Beginn wird eine digitale Vertragsakte angelegt. In dieser Akte werden alle relevanten Informationen, Dokumente, E-Mails und Notizen zentral gebündelt. Die Erstellung und Verhandlung des Vertrags kann auf Basis von Vorlagen und Textbausteinen erfolgen, die eine einheitliche und rechtssichere Dokumentenerstellung ermöglichen. Bei Bedarf ist es mehreren Beteiligten möglich, gleichzeitig an einem Dokument zu arbeiten – mit klaren Versionierungen und Kommentarfunktionen.
Optional können automatisierte Workflows die Prüfung und Freigabe unterstützen. Zuständigkeiten, Genehmigungsstufen und Fristen sind klar definiert, sodass keine Schritte vergessen oder verzögert werden. Die digitale Signatur ermöglicht eine schnelle und rechtssichere Unterzeichnung – ganz ohne Medienbruch, auch mobil oder im Homeoffice. Natürlich können auch bereits bestehende Verträge dem digitalen Vertragsmanagement zugeführt werden.
Nach der Unterzeichnung sorgt das integrierte digitale Fristenmanagement dafür, dass alle relevanten Termine – wie Kündigungs- oder Verlängerungsfristen – automatisch überwacht und den verantwortlichen Personen rechtzeitig angezeigt werden. Aufgaben und To-Dos werden über eine Kalenderfunktion verwaltet.
Am Ende des Lebenszyklus eines Vertrags steht die Beendigung und Archivierung. Verträge werden entweder verlängert oder revisionssicher archiviert – inklusive vollständiger Protokollierung aller Aktivitäten. Die zentrale Ablage ermöglicht jederzeit den schnellen Zugriff auf alle Vertragsinformationen – auch Jahre später.
Durch die nahtlose Integration in bestehende Systeme wie ERP, DMS oder E-Mail-Anwendungen wird der gesamte Prozess medienbruchfrei in die bestehende IT-Landschaft eingebettet. So entsteht ein durchgängiger, sicherer und effizienter Vertragsprozess – digital, nachvollziehbar und zukunftssicher.
Ergänzen Sie bestehende Unternehmenssysteme sinnvoll durch das digitale Vertragsmanagement.
Dank standardisierter Schnittstellen lässt sich die Lösung mit bestehenden Systeme wie ERP, DMS oder E-Mail-Anwendungen verbinden. So greifen Sie direkt aus Ihrer gewohnten Umgebung auf alle Vertragsdaten zu.
Die Funktionen des digitalen Vertragsmanagements
- Zentrale digitale Vertragsakte
- Aufgaben- & Erinnerungsfunktionen
- Automatisiertes Fristenmanagement mit Kalenderfunktion
- Revisionssichere Archivierung
- Volltextsuche & Filterfunktionen
- Rollen- & Rechtemanagement
- Protokollierung & Versionierung
- Reporting & Vertragscontrolling
- Genehmigungs- und Freigabeworkflows (Add-On)
- Vertragsvorlagen & Textbausteine (Add-On)
- Digitale Signatur (Add-On)
- AI-Tookit (Add-On)
Lernen Sie unsere Lösung im Detail kennen!
Unser Experte Christopher Gaus gibt Ihnen im Webinar-On-Demand einen tiefen Einblick in das digitale Vertragsmanagement. Erleben Sie das Look and Feel der Lösung im Einsatz!
Häufig gestellte Fragen
In unseren Beratungsgesprächen beschäftigen Unternehmen sehr häufig ähnliche Fragestellungen. Wir haben für Sie die wichtigsten Antworten darauf zusammengefasst.
Es handelt sich um eine Softwarelösung zur digitalen Verwaltung des gesamten Vertragslebenszyklus – von der Erstellung über die Freigabe bis zur Archivierung.
Dank vorkonfigurierter Module und Best Practices ist eine schnelle Einführung möglich.
Die digitale Vertragsakte erfüllt höchste Sicherheitsstandards. Zugriffskontrollen durch ein dediziertes Berechtigungssystem, Verschlüsselung bei Datenübertragung (TLS/SSL) und bei der Speicherung (AES-256), Protokollierung und revisionssichere Archivierung sorgen dafür, dass nur autorisierte Personen auf Vertragsdaten zugreifen können – DSGVO- und GoBD-konform.
Ja, über definierte Freigabeprozesse und rollenbasierte Berechtigungen können auch externe Partner, wie z. B. Lieferanten oder Rechtsberater, sicher und gezielt eingebunden werden – ohne Zugriff auf das gesamte System.
Bestehende Verträge können digitalisiert und in die Vertragsakte übernommen werden. Dabei werden sie mit Metadaten versehen, klassifiziert und revisionssicher archiviert – für eine vollständige digitale Übersicht.
Wir beraten Sie gerne!
