Der digitale Posteingang automatisiert Ihre Postverteilung, reduziert manuelle Aufwände und sorgt für transparente, DSGVO-konforme Prozesse.
Eingangspost kann zum Engpass werden und Ihre Prozesse bremsen.
In vielen Unternehmen verursacht eingehende Post – egal ob in Papierform oder per E-Mail – noch immer einen enormen manuellen Aufwand. Ohne digitale Erfassung und Weiterleitung dauert die Bearbeitung von Posteingängen im Schnitt mehrere Tage mit langen Liegezeiten. Die mangelnde Transparenz über Bearbeitungsstatus und Zuständigkeiten sowie Medienbrüche zwischen analogem Posteingang und digitalen Prozessen führen zu Verzögerungen und Unsicherheiten. Besonders kritisch wird es bei der DSGVO-konformen Verarbeitung sensibler Inhalte. Zudem fehlt häufig eine automatisierte Weiterleitung und Archivierung der Dokumente.
Mit dem H4e Posteingang gehören diese Herausforderungen der Vergangenheit an: Automatisierte Erfassung, intelligente Verteilung und sichere Archivierung Ihrer Eingangspost sorgen für mehr Effizienz, Transparenz und Compliance.
Profitieren Sie von klaren Zuständigkeiten, automatisierten Abläufen und lückenloser Nachvollziehbarkeit – ganz ohne Papier:
Einheitlicher Eingangskanal für Papier- und digitale Post
Intelligente Zuordnung eingehender Dokumente an zuständige Personen oder Abteilungen
Jederzeit Überblick über Status, Zuständigkeiten und Fristen
Reduzierung manueller Tätigkeiten und Liegezeiten
Sichere Handhabung sensibler Inhalte
Der Prozess des digitalen Posteingangs
Der digitale Posteingang beginnt mit dem Erfassen eingehender Dokumente – sei es gescannte Papier-Post oder E-Mails. Im nächsten Schritt erfolgt die automatisierte Belegextraktion und Klassifizierung, bei der Inhalte erkannt und Dokumententypen zugeordnet werden.
Anschließend werden die Daten validiert und an die entsprechenden Workflows übergeben, abhängig von der erkannten Dokumentenklasse. Nun greift die regelbasierte Verteilung zur weiteren Bearbeitung: Je nach Anforderung erfolgt anschließend eine Zuweisung in digitale Postfächer, in denen Mitarbeitende die weitere Bearbeitung übernehmen. Alternativ wird direkt eine Aufgabe erstellt, sodass die Dokumente eine strukturierte Prüfung und Freigabe durchlaufen, bevor sie revisionssicher archiviert werden. Die Übergabe an führende Systeme erfolgt dabei automatisiert. So entsteht ein durchgängiger, medienbruchfreier und effizienter Posteingangsprozess.
Nahtlose Integration in Ihre Systemlandschaft
Dank standardisierter Schnittstellen, z. B. zu ERP-Systemen, lässt sich der H4e Posteingang nahtlos mit Ihrer bestehende IT-Infrastruktur verbinden. So profitieren Sie von durchgängigen Prozessen und einem zentralen Zugriff auf alle relevanten Informationen.
Die Funktionen des H4e Posteingangs
- Zentrale Erfassung eingehender Post, z. B. Papier-Post oder E-Mail
- Automatische Dokumentenerkennung und Klassifizierung
- regelbasierte Verteilung zur weiteren Bearbeitung
- Integration in bestehende Workflows und Systeme
- Volltextsuche und Filterfunktionen
- Eskalations- und Erinnerungsfunktionen
- Vertreterregelungen
- Benutzer- und rollenbasierte Zugriffskontrolle
- Protokollierung aller Bearbeitungsschritte
- Erstellung und Verwaltung von Aufgaben
- E-Mail-Versand direkt aus dem DMS
Lernen Sie unsere Lösung im Detail kennen!
Unser Experte Philip Heinecke gibt Ihnen im Webinar-On-Demand einen tiefen Einblick in den digitalen Posteingang. Erleben Sie das Look and Feel der Lösung im Einsatz!
Häufig gestellte Fragen
In unseren Beratungsgesprächen beschäftigen Unternehmen sehr häufig ähnliche Fragestellungen. Wir haben für Sie die wichtigsten Antworten darauf zusammengefasst.
Ein digitaler Posteingang ist eine Lösung zur automatisierten Erfassung, Verteilung, Bearbeitung und Archivierung eingehender Post – sowohl physisch als auch digital.
Die Lösung nutzt intelligente Texterkennung (OCR) und Klassifizierungsalgorithmen, um Dokumente automatisch zu analysieren und zuzuordnen.
Ja, der digitale Posteingang ist ortsunabhängig nutzbar. Mitarbeitende können über gesicherte Zugänge auch aus dem Homeoffice oder von externen Standorten auf ihre digitalen Postfächer zugreifen.
Die Lösung unterstützt eine Vielzahl von Dokumententypen – von Rechnungen und Verträgen über Anträge bis hin zu allgemeinen Korrespondenzen. Die Klassifizierung erfolgt automatisch.
Papier-Post wird zentral eingescannt und digitalisiert. Danach durchläuft sie denselben digitalen Prozess wie E-Mail-Post – inklusive Klassifizierung, Verteilung und Archivierung.
Wir beraten Sie gerne!
